Embora a gestão de risco seja algo tão importante e presente no cotidiano de empresas das mais diversas áreas de atuação, ela ainda é um desafio constante. Para lidar com isso, você pode contar com um plano de risco, que ajuda a mapear e mitigar essas ocorrências.
Continue lendo e saiba mais sobre o que são riscos, por que sua empresa precisa ter atenção com eles e, principalmente, descubra 12 dicas para criar um plano de riscos infalível. Confira!
Ebook Grátis: Como elaborar um plano de gestão de riscos em 12 passos
O que é risco?
Risco é o efeito (positivo ou negativo) de um evento ou de uma série de eventos que se manifesta em um ou em vários locais. Ele é calculado a partir da probabilidade deste evento se manifestar e do impacto que ele poderia causar.
Alguns elementos devem ser identificados para se analisar riscos, incluindo:
- Evento: O que poderia acontecer?
- Probabilidade: Com que frequência ele poderia acontecer?
- Impacto: Quão ruim será se ele acontecer?
- Mitigação: Como você pode reduzir a sua probabilidade?
- Contingência: Como você poderia reduzir o impacto desse evento?
Dentro de distintos mercados e áreas de atuação, um risco pode ser muito diferente. Por exemplo, em investimentos financeiros, um risco pode se referir à possibilidade de perder dinheiro; já na área da saúde, ele pode estar relacionado à chance de desenvolver uma doença e à gravidade dessa doença.
Independentemente do tipo de risco que uma atividade apresenta, é fundamental ter atenção com as boas práticas que visam mitigar essas ocorrências. A gestão de riscos envolve identificar, avaliar e tomar medidas para minimizar ou controlar eventuais riscos — e você saberá como fazer isso logo mais.
O que é um plano de gerenciamento de riscos?
Um plano de gerenciamento de riscos (ou somente plano de riscos) é um documento que descreve como essas ocorrências serão identificadas, avaliadas, gerenciadas e monitoradas. Esse documento pode se referir a um projeto específico, a um período determinado ou mesmo a uma atividade ou setor em específico.
O plano de risco é essencial para garantir que potenciais problemas sejam abordados de forma sistemática e proativa. Assim, você poderá minimizar impactos negativos e, além disso, encontrar e aproveitar oportunidades de melhoria contínua.
De forma geral, um bom plano de riscos conta com os seguintes componentes principais:
Identificação de Riscos
Tenha um método para identificar e listar todos os riscos potenciais que podem afetar o projeto ou atividade. Isso pode ser um documento, uma planilha ou um software. O importante é ter critérios bem definidos e um controle constante de tudo isso.
Análise de Riscos
Faça a avaliação da probabilidade de ocorrência e do impacto de cada risco identificado no passo anterior. Essa análise pode ser qualitativa (contendo descrição e categorização) e/ou quantitativa (ter as medidas numéricas e probabilísticas de cada situação).
Plano de Resposta a Riscos
Inclua estratégias e ações específicas que visam mitigar ou lidar com os riscos identificados e analisados previamente. Geralmente, as ações costumam estar enquadradas em quatro categorias:
- Evitar – Você precisa alterar o plano de riscos para eliminar o risco ou a condição que o causa.
- Reduzir – Nesse caso, você implementa ações para reduzir a probabilidade de o risco ocorrer e/ou o impacto que ele pode ter na operação.
- Transferir – Esse tipo de medida tem o objetivo de transferir o risco para outra parte (através de seguros ou contratos, por exemplo).
- Aceitar – Nesse caso, o plano de resposta reconhece possíveis riscos e prepara a empresa para gerenciá-los, caso venham a ocorrer.
Monitoramento e Revisão
É o processo contínuo de monitorar os riscos e avaliar a eficácia das estratégias de resposta a eles. Nessa etapa, inclua também a atualização do plano de riscos, conforme necessário, e a revisão dos riscos ao longo do tempo.
Documentação e Comunicação
Por fim, lembre-se de registrar todas as informações relacionadas aos riscos e às estratégias de gerenciamento deles. Além disso, tenha métodos fáceis e ágeis de comunicação entre todas as partes que lidam com essa temática, para que o controle seja ágil, fácil e escalável.
Por que ter um plano de riscos?
Contar com um plano de gerenciamento de riscos é crucial se você quer que sua empresa esteja preparada para imprevistos. Além disso, o plano ajuda a mitigar os riscos deles.
Com essa documentação, uma corporação pode fortalecer o sucesso e a sustentabilidade de um projeto, empreendimento ou atividade — desde que ele seja feito da forma certa.
Conheça abaixo alguns dos principais benefícios que sua empresa pode ter ao contar com um plano de riscos.
- Antecipação e preparação: Um plano de riscos ajuda a identificar e antecipar possíveis problemas antes mesmo que eles surjam. Dessa forma, você conta com tempo para preparar respostas e estratégias, o que por sua vez minimiza o impacto negativo dos riscos.
- Redução de incertezas: Este benefício se conecta com o anterior. Ao identificar e analisar os riscos de uma empresa, o plano de gerenciamento reduz incertezas e gera mais confiança na hora de tomar uma decisão mais informada. Isso ocorre especialmente no caso de companhias que atuam em mercados dinâmicos e complexos.
- Proteção de Recursos: Esse cuidado ajuda a otimizar o consumo de recursos valiosos, como tempo, dinheiro e até mesmo talento. Isso acontece porque, ao mitigar riscos, você também reduz a probabilidade de desperdício desses recursos, assim evitando prejuízos.
- Aumento da Confiança: Um plano de riscos aumenta a confiança dos stakeholders, investidores e membros da equipe. Ele mostra que sua empresa está preparada para lidar com desafios e minimizar impactos negativos.
- Conformidade: Em muitos setores e para muitas organizações, a gestão de riscos é um requisito regulatório ou normativo. Ter um plano de gerenciamento de riscos ajuda a garantir que você está em conformidade com essas exigências.
- Resposta Rápida e Eficaz: Um plano bem elaborado define ações claras para lidar com os riscos quando eles surgirem. Assim, você terá sempre uma resposta rápida, coordenada e qualificada para minimizar o impacto das ocorrências.
- Identificação de Oportunidades: A gestão de riscos não se limita a evitar problemas. Graças a ela, você também consegue identificar oportunidades de melhoria e aprimoramento. Ao analisar os riscos, sua empresa pode identificar áreas de crescimento ou oportunidades de expansão a serem exploradas.
- Melhoria Contínua: Por fim, a revisão e o monitoramento contínuo dos riscos ajudam a ajustara estratégias, processos e rotinas. Dessa forma, sua empresa consegue promover a melhoria contínua e a adaptação a novas circunstâncias sem grande fricção dentro das equipes.
Como elaborar um plano de risco: 12 dicas para deixar tudo mais fácil
Agora que você já conhece os principais conceitos por trás da gestão de risco, vamos às 12 etapas que irão te ajudar na elaboração de um plano de riscos. Seguindo as dicas abaixo, você poderá enfrentar qualquer adversidade em sua organização com eficiência.
1. Defina seu escopo
Como vimos, os riscos estão presentes em muitas áreas de uma organização. Logo, você precisa definir o escopo do seu plano de riscos. Você irá avaliar os riscos de um projeto? De um processo? De uma lista de ativos? Ou do seu planejamento estratégico? Estipule os parâmetros da sua gestão de riscos levando em conta perguntas como essas.
2. Levante informações
Reúna várias pessoas que têm relação com o projeto e pergunte a elas sobre o que poderia acontecer como consequência de cada risco, como ajudar a preveni-los e o que fazer quando se tornarem realidade. Faça muitas anotações e use também dados do histórico passado, assim como benchmarks do mercado. Você usará tudo isso nos próximos passos.
3. Identifique os riscos e suas consequências
Juntamente da sua equipe, liste os riscos e associe cada um deles com as suas respectivas consequências. Lembre-se de ser específico: “falta de recursos” não é tão útil como “metade da matéria prima está faltando para a finalização da atividade”. Se houver um valor monetário conectado ao risco presente, liste-o.
4. Identifique os controles de cada risco
Controles são atividades, procedimentos ou mecanismos que, se implementados, podem alterar a probabilidade ou o impacto de um risco. Por isso, identifique os controles já existentes em cada risco, bem como aqueles que ainda podem/devem ser implementados.
5. Atribua uma probabilidade
Para cada risco de sua lista, determine se a probabilidade dele se materializar é alta, média ou baixa. Essa é a escala mais comum no mercado, mas você pode criar sua própria forma de medida conforme com as suas necessidades.
6. Avalie o impacto
Avalie o impacto de cada risco, classificando-os como alto, médio ou baixo. Se você precisar usar números, crie a lista de impactos em uma escala numérica. O mesmo pode ser feito com a análise de probabilidade.
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Determine o nível do risco
Normalmente essa mensuração é realizada por meio de uma tabela, mas essa não é a maneira ideal de fazer isso. O melhor é utilizar um software de gestão de risco, que permite uma classificação mais complexa e precisa. Lembre-se que não há uma fórmula universal para combinar probabilidade e impacto, e esse cálculo pode variar entre empresas/projetos.
8. Ordene os riscos conforme suas avaliações
A seguir, liste todos os riscos que você identificou e avaliou, organizando-os do mais crítico para o menos crítico.
9. Planeje estratégias de mitigação e contingência
A mitigação tem o objetivo de reduzir a probabilidade de um risco se materializar. Já a contingência visa reduzir o impacto de um risco caso ele se materialize. Concentre-se na mitigação e contingência dos riscos com resultado alto ou médio. Depois, você pode voltar sua atenção para mitigar riscos mais baixos.
10. Analise a eficácia das estratégias implementadas
Depois de planejar suas estratégias, analise o quanto você conseguiria reduzir a probabilidade e o impacto dos riscos ao aplicá-la. Avalie suas estratégias de mitigação e contingência e, caso necessário, refaça a avaliação de seus riscos se o resultado não for satisfatório.
11. Calcule seu risco residual
Depois de aplicados os planos de contingência e mitigação, a avaliação melhorou? Isso significa que você obteve uma redução em seu risco e que agora ele se encontra dentro de um nível aceitável. Do contrário, reveja seu planejamento e estratégias, e avalie se tudo foi aplicado como havia sido pensado.
12. Monitore seus riscos
A dica final para elaborar um plano de risco é determinar uma forma de saber quando estes riscos vão ocorrer. Dessa forma, você saberá quando colocar as ações corretivas em prática. Para isso, utilize uma série de indicadores e alertas que mantêm essa vigia constante aliados a gatilhos e alertas para cada um dos riscos mapeados (especialmente os altos e médios). Assim, você será capaz de saber quando um risco se tornar algo preocupante e agir com agilidade para mitigá-lo.
Conclusão
Agora você já sabe sobre a importância de um plano de riscos e conhece as 12 etapas que ajudam a criar um na sua empresa com eficiência e agilidade.
Dessa forma, não perderá nenhum risco de vista e poderá ter a tranquilidade de que as principais ameaças à sua corporação estão não só mapeadas, como também possuem um plano de correção definido caso elas venham a ocorrer.
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