Um Plano de Gerenciamento da Qualidade é um documento que reduz custos e elimina o desperdício na gestão da qualidade. Ele deve ter os critérios e os processos necessários para garantir que o projeto atenda aos padrões desejados. Assim, o plano mostra como planejar, gerir, e controlar o nível de qualidade durante todo o projeto.
Devido à sua natureza e presença central na gestão de qualidade, as empresas devem ter cada vez mais atenção com esse documento. Afinal, o custo de fazer negócios está sempre aumentando, portanto é vital garantir a qualidade dos produtos — e evitar desperdícios.
Para te ajudar a alcançar esse objetivo, separamos os principais tópicos que vão garantir que o seu plano de gerenciamento de qualidade seja um sucesso. Confira!
O que é um plano de gerenciamento da qualidade
O Plano de Gerenciamento da Qualidade é usado para monitorar processos, garantindo que as melhorias e os padrões sejam realizados consistentemente ao longo do ciclo de vida de uma empresa.
Além disso, ele deve detectar questões de não conformidades e auxiliar no planejamento de ações corretivas ou melhorias para solucionar essas questões.
O plano de qualidade é desenvolvido para descrever práticas, recursos ou parâmetros necessários para garantir a qualidade de um sistema. Em outras palavras: ele garante que os funcionários tenham as informações certas para executar os processos de acordo com os padrões de qualidade, sejam internos ou externos.
Por fim, o plano também deve incluir procedimentos que indiquem como agir quando ocorrerem não conformidades. Abaixo, você conhece mais dos principais tópicos que o plano de controle de qualidade deve abordar.
- Garantia de Qualidade: Detalhamento dos processos e procedimentos que fornecem evidências de qualidade aos produtos/serviços que estão sendo executados.
- Controle de Qualidade: Descrição das técnicas e atividades operacionais executadas pelos colaboradores visando atender aos requisitos de qualidade.
- Sistema de Gestão da Qualidade: O conjunto de processos, procedimentos e regras de uma área ou de um projeto com o objetivo de atender as expectativas do cliente e os requisitos regulamentares.
Exemplo de plano de gerenciamento de qualidade
Como você viu, os planos de controle de qualidade devem incluir instruções e métodos para alcançar resultados aceitáveis. Dessa forma, a constituição dele vai variar de acordo com o setor da companhia e suas especificidades internas.
O importante é garantir que tudo que seja relacionado ao controle e promoção da qualidade esteja incluso no seu plano. Para ajudar nessa tarefa, abaixo separamos alguns dos principais aspectos que constituem um bom exemplo de plano de gerenciamento da qualidade.
Visão Geral
Como primeiro passo, crie uma introdução com o histórico e o escopo do que se espera do plano. Reúna informações como o que já foi feito no passado e quais os objetivos esperados para essa nova versão do plano de gerenciamento.
Estrutura organizacional
Depois, descreva quem estará envolvido com a criação, implementação e manutenção do plano. Para isso, aponte quais as equipes responsáveis, os setores envolvidos e demais áreas que terão relação com o projeto. Usar organogramas pode ser um grande aliado no objetivo de transmitir essa informação de forma clara e rápida.
Pesquisa e feedback
Preveja no seu planejamento quais serão as formas de recolher feedback, tanto interno quanto externo, das ações de garantia de qualidade. Além disso, também tenha em mente a necessidade de apresentar maneiras de realizar pesquisas no mercado e dentro da própria companhia para avaliar os processos e atividades elencados, bem como a efetividade de tudo isso.
Definição de responsabilidades
Especifique quem será responsável pela gestão da qualidade e quais serão suas responsabilidades e a sua autoridade. Juntamente a isso, defina quem será o responsável por determinadas tarefas e processos, deixando claro as responsabilidades, deveres e metas de cada pessoa envolvida.
Lista de recursos
Depois de enumerar as áreas envolvidas no projeto e os responsáveis pelas atividades, é a hora de fazer o mesmo com relação aos equipamentos e recursos utilizados. Nesse aspecto, inclua itens como um software de gestão da qualidade, checklists, métodos estatísticos, entre outros.
Padrões e documentação de desempenho
Defina qual será a documentação necessária para o gerenciamento da qualidade. Isso geralmente inclui como e onde os registros de qualidade serão mantidos e gerenciados, bem como uma padronização no armazeno e trato desses dados.
Procedimentos de controle de qualidade
Essa é uma das partes principais do plano. Aqui você deve descrever quais serão os processos e metodologias adotados para monitorar e controlar a qualidade. Dentre os mais utilizados, estão inspeções, auditorias (externas e/ou internas) e testes.
Definição dos entregáveis e seus critérios de aceitação
Estabelece quais serão os entregáveis relacionados ao projeto de gestão da qualidade. Ou seja: o que será feito de concreto ao final de tudo isso. Esses entregáveis podem ser resultados de relatórios, percentual de ocorrências evitadas/corrigidas, nota de satisfação em avaliações, entre outros.
Além disso, estipule quais serão os critérios que devem ser atendidos para que os entregáveis do projeto sejam aceitos como concluídos e de acordo com os padrões de qualidade.
Notificações e alertas necessários
Estipule quais serão os gatilhos necessários para que haja um alerta de não conformidade, bem como quem será notificado sobre essa ocorrência e de que maneira/através de qual sistema.
Ações corretivas e preventivas
Claro que não basta identificar problemas, é preciso saber como resolvê-los. Por isso, inclua no seu plano de gerenciamento de qualidade todas as ações corretivas para ajustar as não conformidades. Além disso, também enumere as medidas que visam prevenir que essas situações aconteçam.
Treinamentos e cursos
Juntamente com as ações preventivas, você precisa prever também como serão realizados os treinamentos e as capacitações dos colaboradores visando a promoção da qualidade. Isso garante que todos saibam como agir nesse aspecto e fortalece a noção de melhoria contínua em toda a empresa.
Na prática, a estrutura do seu Plano de Gerenciamento da Qualidade pode seguir a estrutura abaixo:
- Objetivos: Especificações, eficácia, prazos, custos, recursos, utilização e assim por diante;
- Etapas do processo: Prática, procedimentos, responsabilidades e autoridades;
- Documentação: padrões exigidos e instruções específicas;
- Ensaios processuais: Inspeção e avaliação;
- Rastreamento de alterações: dados históricos e informações sobre alterações e modificações.
- Treinamento: Formação e atualização dos colaboradores sobre todos os processos anteriores e novas boas práticas de gestão de qualidade.
3 benefícios de ter um plano de gerenciamento de qualidade
Depois de entender como criar um plano de gerenciamento de qualidade, é preciso também entender por que fazer isso. Ou seja: o que esse planejamento agrega ao seu trabalho e à sua empresa.
O principal ponto positivo é justamente ter uma maneira estruturada e confiável de gerenciar todas as atividades relacionadas ao controle de qualidade – como planejamento, documentação, revisões, treinamentos, auditorias etc.
Isso garante padronização e eficiência, além de trazer outros benefícios que você conhece mais profundamente abaixo!
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Promover monitoramento e testes
Um plano de gerenciamento da qualidade permite que você mapeie e avalie problemas ou não-conformidades antes que impactem o andamento das atividades. Por exemplo, se sua empresa fornece serviços de suporte, seus tickets podem incluir informações sobre processos, procedimentos e recursos que podem ser acompanhados sistematicamente. Isso oferece maneiras de melhorar o gerenciamento de tickets.
Por isso, um bom plano de gerenciamento estimula testes recorrentes para detectar possíveis problemas de não conformidade, otimizando a operação da companhia como um todo.
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Fortalecer a mentalidade de prevenção
O segredo para a conformidade é apostar em atividades preventivas. Com um plano de gerenciamento, você consegue implementar essas atividades juntamente a treinamento, materiais e documentação de processos.
E mesmo no caso de não conformidades ocorrerem, ter um plano facilita a reavaliação e/ou reestruturação de todas as práticas conectadas a elas. Isso facilita a sua correção e a retomada da conformidade.
Para maximizar esse benefício, construa mecanismos que permitam aos colaboradores participarem da elaboração das ações de prevenção, fortalecendo a divulgação delas em toda a corporação.
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Facilitar a melhoria contínua
Por fim, utilizar um plano de gestão da qualidade facilita que sua companhia esteja em um perpétuo processo de aprimoramento. Isso porque ele ajuda a criar um ciclo constante de mudanças com o intuito de melhorar as entregas e os resultados.
Seja através de alterações incrementais feitas em pequenas doses ou por meio de projetos inteiros que buscam identificar e iniciar mudanças em processos, essa prática faz com que sua empresa não fique parada no tempo e esteja sempre atualizada sobre boas práticas, novas regulamentações e ferramentas de gestão da qualidade.
Dica extra: o jeito mais fácil de fazer a gestão da qualidade
As estratégias de qualidade são essenciais para a melhoria contínua. Alcançar a excelência nessa gestão exige a utilização de soluções que tragam a máxima eficiência.
Portanto, se você quer mais eficiência e conformidade na sua operação, veja como nossos especialistas podem ajudar a identificar as melhores estratégias para sua empresa com as soluções da SoftExpert. Fale com a gente hoje mesmo!
