Imagine uma indústria farmacêutica que vai contratar um funcionário para a linha de produção de medicamentos. Esse novo colaborador deve passar por uma série de treinamentos para conseguir executar suas atividades e ajudar na produção de lotes de medicamentos homogêneos. Por mais que ele tenha experiência na função, uma nova empresa significa novas regras, novos equipamentos, novas fórmulas etc.
Então qual é a forma correta para treiná-lo?
Confiar apenas na transferência de conhecimento de um funcionário mais antigo para um novo é uma forma falha de se fazer o repasse. Além de serem transmitidos vícios, há também a possibilidade de ocorrer esquecimento de algumas partes essenciais do processo. Para a atividade de treinamento, bem como outras tantas que ocorrem nas empresas, são utilizados documentos padrões.
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O que é Procedimento Operacional Padrão (POP)?
O procedimento operacional padrão (POP) é um documento que formaliza as tarefas dentro de uma organização, relacionando-as com os responsáveis e com os recursos utilizados em cada etapa. Portanto, ele traz a identificação dos dados de “quem”, “o quê” e “quando” são realizadas todas as fases das operações.
O POP apresenta essas informações de forma ampla e geralmente com uma linguagem mais técnica, conforme dizeres e termos de legislações e normas padrões.
Os tipos de POP
Os Procedimentos Operacionais Padrão (POPs) são amplamente utilizados para garantir a qualidade e a conformidade em diversos setores. Justamente por isso, existem muitos tipos de POPs. Eles podem ser classificados em algumas categorias principais, que você conhece abaixo:
POPs de produção
Costumam ser os Procedimentos de Operação focados em criar um passo a passo sobre como operar máquinas, operar equipamentos ou utilizar sistemas e demais ferramentas do jeito certo, garantindo a eficiência da operação.
Procedimentos de montagem
Trazem as instruções para montar produtos ou sistemas de forma correta, evitando erros ou falhas que prejudicam a eficiência da operação.
Procedimentos de inspeção
São os POPs ligados às diretrizes para a inspeção e o controle de qualidade durante as atividades que envolvem a produção de uma empresa. Isso inclui a verificação das máquinas daquela organização.
POPs de segurança
Esse tipo de Procedimento Operacional Padrão é ligado à Segurança no Trabalho. Dessa forma, traz instruções sobre como operar de forma segura, minimizando riscos e protegendo a todos. Costumam estar ligados aos POPs de Produção.
Procedimentos de emergência
Incluem os planos e as ações a serem seguidos em caso de emergências, como por exemplo incêndios, acidentes ou exposição a elementos perigosos/radioativos.
POPs de manutenção
São os Procedimentos de Manutenção Preventiva, que trazem as diretrizes para realizar a manutenção regular de todos os aparelhos e, assim, evitar falhas.
Procedimentos de manutenção corretiva
Quando a manutenção não ocorre corretamente ou os dispositivos são utilizados de forma incorreta, é preciso adotar os POPs de Manutenção Corretiva, que mostram como reparar tudo isso.
POPs de qualidade
São os Procedimentos de Controle de Qualidade que incluem as diretrizes para garantir que produtos/serviços atendam aos padrões de qualidade estabelecidos. Vale tanto para os internos, quanto para aqueles criados por entidades regulatórias.
POPs administrativos: procedimentos de gestão documental
Geralmente são ligados a procedimentos de gerenciamento de documentos e organização de demandas da gestão interna de uma empresa.
Procedimentos de atendimento ao cliente
Trazem as diretrizes para garantir a qualidade no atendimento ao cliente, bem como medidas para lidar com problemas e resolver dúvidas trazidas por eles.
POPs de tecnologia da informação e segurança da informação
Cada vez mais importantes, esses POPs agregam as medidas criadas para armazenar, gerir e restaurar (quando necessário) informações e dados. Além disso, também inclui procedimentos para proteger dados e sistemas contra ameaças.
Vale lembrar que esses são apenas alguns dos Procedimentos Operacionais Padrão que uma empresa pode utilizar em sua operação. Além de considerar o que está nessa lista, utilize também aqueles específicos de acordo com suas necessidades, processos internos e legislações do setor de atuação.
O importante é que todos os POPs atendam ao objetivo de garantir que todos os envolvidos sigam um padrão uniforme de atuação que impulsione a eficiência, segurança e qualidade.
O que é instrução de trabalho (IT)?
Junto ao POP são elaboradas e anexadas as Instruções de Trabalho (IT). Essas são documentos que, além de citar as atividades e os responsáveis, trazem um maior detalhamento das tarefas, incluindo questões como modo e tempo de execução. Ou seja, as ITs mostram “como” as atividades são realizadas.
Baseadas em um manual do usuário, as instruções de trabalho devem ter uma linguagem simples e serem escritas por meio de um passo a passo descomplicado com informações realmente necessárias para a execução da tarefa. Podem ser utilizadas imagens, fotos e tabelas para facilitar ainda mais o entendimento dos colaboradores.
Tipos de IT
As Instruções de Trabalho garantem que as tarefas sejam realizadas de forma correta e consistente. Por isso, são fundamentais para assegurar a qualidade e a eficiência em diversas áreas e setores. Essa variedade se apresenta nos diversos tipos de IT.
Abaixo você conhece mais sobre os principais tipos de Instrução de Trabalho. Confira!
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Instrução de trabalho operacional
- Detalha como executar operações específicas de uma área ou função. Por exemplo: operar máquinas, montar produtos ou realizar atividades diárias.
- Frequentemente conta com o passo a passo para realizar essas tarefas operacionais com precisão.
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Instrução de trabalho de segurança
- Conta com as diretrizes pensadas para garantir que todas as pessoas realizem suas atividades de forma segura, minimizando riscos.
- Seu principal elemento costuma ser os Equipamentos de Proteção Individual (EPIs), juntamente com as orientações de como usá-los e demais práticas de segurança no ambiente de trabalho.
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Instrução de trabalho de manutenção
- Aborda a manutenção preventiva de problemas/acidentes. Os passos incluem formas de realizar a manutenção regular de equipamentos e sistemas com o objetivo de evitar falhas e prolongar a vida útil deles.
- Também pode incluir as instruções para manutenção corretiva, com os procedimentos de reparo após uma falha/avaria.
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Instrução de trabalho de qualidade
- Está ligado ao controle de qualidade. Essa IT elenca as normas de inspeção e verificação de produtos/serviços visando garantir a conformidade.
- No passo a passo, costuma incluir os procedimentos de amostragem para coletar e testar amostras que serão analisadas levando em conta a qualidade do produto.
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Instrução de trabalho administrativa
- Traz os procedimentos para o gerenciamento e a organização de documentos e demais registros.
- É aconselhável incluir as diretrizes para lidar com tarefas administrativas de mais diversas áreas, desde o atendimento ao cliente, até o registro de informações dos colaboradores.
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Instrução de trabalho de TI (Tecnologia da Informação)
- É a IT focada na manutenção dos sistemas de informação. Costuma incluir procedimentos para o gerenciamento e a manutenção dos sistemas, como backups e atualizações.
- Um ponto de atenção que vem ganhando força é a segurança da informação. Por isso, essa IT também pode incluir instruções para reforçar a cibersegurança contra ameaças.
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Instrução de formação e treinamento
- Essa IT se relaciona com os programas de treinamento e capacitação que uma empresa possa ter. Ela inclui as diretrizes para a formação de novos funcionários ou atualização de habilidades de quem já está na companhia.
- Além disso, também engloba os métodos de avaliação do desempenho dessas pessoas, bem como a eficácia dos treinamentos.
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Qual a diferença entre POP e IT?
Apesar de geralmente terem estruturas parecidas, as ITs e os POPs têm funções diferentes. Primeiramente, dentro da documentação do sistema de gestão da qualidade, a hierarquia entre esses documentos é diferente. Veja abaixo um exemplo de estrutura de níveis:
- Nível 1 = Manual de Garantia da Qualidade: Ponto de partida para metas, objetivos e responsabilidade.
- Nível 2 = Procedimentos (POPs): Interação entre departamentos/unidades de negócios em termos de entradas/saídas.
- Nível 3 = Instruções de Trabalho (ITs): Documentos que definem como os objetivos de trabalho são alcançados.
- Nível 4 = Registros: Evidência de conformidade.
Portanto, as ITs estão em um nível abaixo dos Procedimentos e a distinção entre esses documentos se faz pelo seu uso e seu detalhamento. Enquanto a primeira é aplicada às atividades operacionais e traz uma riqueza de detalhes, os POPs são responsáveis por padronizar os processos gerenciais, tendo por característica ser um padrão de sistema.
Ambos podem ser aplicados em todas as etapas do processo e têm como objetivo fazer com que diferentes pessoas executem a mesma tarefa de maneira uniforme. Em relação à legislação, não há diferença entre os dois termos.
Como criar um POP e uma IT
Independente do segmento do negócio, as empresas precisam ter seus documentos e padrões bem definidos. Assim, é possível realizar tarefas rotineiras com segurança, em conformidade com os regulamentos e de forma consistente, independentemente de quem for o responsável por elas.
Apesar de não existir nenhum documento oficial que oriente sobre como elaborar esses registros, há boas práticas que podem ser seguidas para planejar um modelo eficaz de padronização. Conheça-as abaixo:
- Elenque todas as atividades e processos que serão documentados;
- Peça ajuda para os colaboradores que participam daquele processo/atividade para elaborar um documento que tenha riqueza de detalhes e que espelhe a realidade;
- Vá ao encontro do exercício da atividade para ter um embasamento mais real possível;
- Certifique-se qual será o público que utilizará os documentos para escolher a melhor forma de escrita;
- Utilize sempre que possível tabelas, fluxogramas, imagens e fotos para ilustrar e facilitar o entendimento;
- Mantenha sempre os documentos atualizados e os colaboradores treinados sobre cada nova revisão;
- Utilize referências, principalmente nos POPs, quando aplicáveis;
- Verifique se há algum procedimento ou instrução que necessite da citação de alguma informação específica de normas ou legislações;
- Quando necessário, associe procedimentos, processos, instruções de trabalho e registros no decorrer do documento;
- Deixe os documentos facilmente acessíveis ao público que necessita ter acesso a eles.
Conclusão
Agora você sabe o que é um Procedimento Operacional Padrão e uma Instrução de Trabalho, bem como seus benefícios e como elaborar ambos os documentos para aprimorar a eficiência da sua operação.
Mas você pode ir além e ter ainda mais agilidade e segurança na gestão de documentos e conformidade – basta utilizar a ferramenta certa.
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