A transformação digital e a constante inovação do mercado fizeram com que as empresas entendessem que a mudança organizacional é inevitável para quem quer crescer. Neste contexto exigente, as organizações não devem apenas ser capazes de mudar, mas aprender a viver em permanente processo de adaptação. As organizações que resistem à mudança estão fadadas ao fracasso, assim como as organizações que não sabem conduzir o gerenciamento de mudanças de forma eficaz geralmente não prosperam.
Logo, se sua organização precisa implementar mudanças, como você pode superar obstáculos e ter sucesso? O ponto de partida é entender por que a maioria dos processos de gerenciamento de mudanças falha. Vamos dar uma olhada em algumas das principais razões pelas quais os esforços de gerenciamento de mudanças falham:
1. Planejamento inadequado
Muitas vezes, as organizações estão tão focadas em implementar as mudanças que pulam direto para a fase de execução sem realizar adequadamente o planejamento inicial necessário. E é isso que acaba levando todo o trabalho para o fracasso desde o início. Sem um planejamento bem projetado, o provável resultado será uma eventual falha posterior.
O gerenciamento de mudanças bem-sucedido começa com uma estratégia sólida. Você precisa saber por que deseja mudar, qual o resultado esperado, quem será afetado e como pretende realizar. Para um planejamento de mudança eficaz é necessário identificar todas as condições e atividades que devem acontecer antecipadamente para que o projeto seja bem-sucedido.
2. Má comunicação
A forma como você comunica a mudança é tão importante quanto o seu plano de implementação. Falhas de comunicação são a fonte de muitos problemas. A ansiedade e a resistência inevitavelmente aumentam quando as pessoas não entendem por que a mudança é necessária.
A maioria das grandes transformações são justificadas a partir de uma perspectiva de retorno, no entanto a justificativa deve ser clara e atraente para todos os principais interessados. Você precisa ajudar os envolvidos a entender por que a mudança precisa ser feita e como isso os afetará, visto que as pessoas querem e precisam entender o impacto sobre elas.
Ao implementar qualquer novo processo ou tecnologia, todos os funcionários que serão afetados devem ser identificados. Após avaliar os impactos, é necessário desenvolver um plano de comunicação direcionado. Os funcionários devem sentir que têm as ferramentas e o conhecimento que precisam para abraçar a transformação com confiança.
3. Falta de alinhamento no gerenciamento de mudanças
A mudança não pode acontecer e realmente não acontece, a menos que todas as partes interessadas estejam alinhadas sobre o porquê daquilo estar acontecendo em primeiro lugar.
Deve haver um acordo fundamental sobre a necessidade de mudança com todos os envolvidos na implementação, pois sem uma visão unificada, os planos podem facilmente se perder.
Se todos estiverem alinhados em torno das metas, é mais provável que estejam alinhados em uma construção eficaz do plano de gerenciamento de mudanças.
Em outras palavras, quando sua equipe concorda com o escopo, o tamanho e a importância de um projeto, seus esforços de gerenciamento de mudanças proporcionarão resultados mensuráveis. Sem essa base, o processo está fadado ao fracasso antes mesmo de começar.
4. Falta de Recursos
A falta de recursos é uma das razões mais comuns para o fracasso da mudança organizacional na maioria das organizações. O processo de mudança precisa ser implementado, depois testado, melhorado e aprimorado. Se você não planejar adequadamente os recursos necessários, e principalmente mensurar e fornecer recursos para os estágios finais da mudança, não alcançará todos os resultados desejados.
5. Apoio inadequado da liderança
O fato é que a mudança organizacional é mais difícil de ser bem-sucedida sem o apoio da liderança. Os líderes devem ser proativos e apoiar consistentemente a equipe à medida que projetam e implementam as mudanças. Eles devem comunicar de forma clara os benefícios às partes interessadas, e ouvir e responder às suas preocupações.
6. Subestimar o escopo de implementação
Embora um programa de gerenciamento de mudanças bem desenvolvido possa trazer transformação em um curto período de tempo, raramente, ou nunca, acontece da noite para o dia. Na maioria dos grandes projetos, o sucesso geralmente requer mais recursos e tempo do que o inicialmente previsto e planejado, e muitas alterações podem ocorrer devido à subestimação do escopo, recursos ou tempo insuficientes.
Parte do desenvolvimento de um programa de gerenciamento de mudanças bem-sucedido é entender esse escopo e cronograma de implementação e comunicá-lo de forma eficaz. Se você tiver uma boa ideia do escopo das ações a serem realizadas, terá uma definição mais precisa de quanto tempo levará para implementá-las.
Antes de tomar medidas para implementação, considere o processo do início ao fim. O que é preciso para implementar a mudança organizacional que você deseja alcançar? Planeje os recursos com antecedência. Descreva os recursos que você precisa e quanto tempo levará. Ao definir o escopo de seu trabalho futuro, você achará mais fácil executar e obter apoio de sua equipe.
7. Partes interessadas negligenciadas
O gerenciamento de mudanças bem-sucedido requer uma forte contribuição das partes interessadas, no entanto, se você não mapear adequadamente quem são as verdadeiras partes interessadas e o que eles precisarão realizar para implementar o projeto, seus esforços de gerenciamento de mudanças serão perdidos.
Nos estágios iniciais de seus planos, você deve considerar todos que o projeto afetará. Solicite feedback antecipado de todas as partes interessadas envolvidas, e sempre forneça roteiros ou cronogramas com muita comunicação. Esses esforços darão às partes interessadas a propriedade do sucesso do plano e maior visibilidade do processo de mudança.
8. Desalinhamento Cultural
Às vezes, a mudança não falha por falta de apoio ou estratégia. Apenas, não ganhou força porque simplesmente não se encaixava na cultura da empresa. Antes de iniciar um projeto de mudança organizacional, verifique se ele corresponde às características culturais da sua organização. Caso contrário, você tem duas opções: repensar seu projeto ou mudar sua cultura organizacional.
9. Resistência ativa
As pessoas muitas vezes se sentem mais confortáveis fazendo as coisas de uma certa maneira porque “sempre fizeram desta forma”. Infelizmente, muitos programas de gerenciamento de mudanças são vítimas de “resistência ativa”.
Superar a resistência à mudança de algumas pessoas não é fácil. No entanto, existem etapas para abordar e superar as fontes mais comuns de resistência. Certifique-se de priorizar ações que criem confiança, ajudem a superar falhas do passado e definam expectativas. Transforme a resistência em planos de ação, e objeções específicas em metas para construir apoio para a mudança.
10. Falta de ferramentas
Sem um processo de mudança bem documentado, elementos essenciais do seu plano podem ser facilmente mal interpretados ou perdidos. Assim, um programa que começa com o pé direito pode rapidamente dar errado sem o suporte de uma ferramenta.
A aplicação de novas ferramentas digitais pode tornar a mudança mais significativa e duradoura para quem a vivencia e para quem a implementa, possibilitando a transparência, a colaboração e a comunicação essenciais para o sucesso.
11. Não fundamentar as mudanças na cultura da organização
O obstáculo final e mais difícil para implementar mudanças duradouras é integrar a mudança em sua cultura organizacional. Mesmo com comunicação, liderança e visão, os esforços podem falhar, a menos que sejam vistos como normas e hábitos organizacionais.
À medida que a mudança entra em vigor, você precisa demonstrar aos funcionários e outras partes interessadas que todo o esforço está tendo um impacto positivo. A comunicação com frequência que destaque o progresso na implementação e as comemorações em torno do cumprimento de metas podem ajudar a reforçar a eficácia dos esforços de mudança e mantê-los nas mentes dos funcionários. Lembre as partes interessadas dos custos de não mudar e concentre-se conscientemente em comemorar os resultados alcançados.
Conclusão
Conforme vimos neste artigo, dominar o processo de gerenciamento de mudanças é uma das questões mais desafiadoras para qualquer organização e, evitar essas armadilhas aumentará muito suas chances de sucesso.
Se alguma dessas armadilhas está atrapalhando a inovação e a gestão de mudanças em sua organização, o planejamento completo, as ferramentas necessárias e a comunicação frequente ajudarão você a implementar e manter o sucesso da Gestão de Mudanças em sua organização, e a SoftExpert pode ajudá-lo nessa jornada com a centralização e visibilidade de todo o processo em um só lugar.
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