Conforme sua empresa prospera, é muito importante que o controle financeiro seja feito de forma mais apurada para que não haja desperdício de dinheiro e para que, consequentemente, você não coloque a saúde financeira da organização em risco.
Muitas empresas possuem uma ou mais equipes externas, sejam elas de prestação de serviços de manutenção ou equipes comerciais que visitam clientes, fazem reuniões para fechar novos negócios e, consequentemente, geram gastos que precisam ser reembolsados.
Realizar uma boa gestão das despesas corporativas não é uma tarefa difícil, mas requer uma série de cuidados para evitar os erros e, por consequência, prejuízos financeiros resultantes das más práticas.
A seguir, vamos falar sobre diversos tópicos importantes sobre esse assunto e dar dicas sobre como melhorar a gestão das solicitações e despesas de viagens de funcionários. Acompanhe!
O que é Reembolso de Despesas Corporativas?
Basicamente o reembolso de despesas consiste no processo de devolução dos valores gastos e devidamente comprovados por um colaborador. Esses gastos geralmente são realizados em reuniões, visitas a clientes ou viagens a trabalho e, em sua maioria, contemplam alimentação, hospedagem e deslocamento.
Para que o reembolso seja possível, é necessária a prestação de contas. O colaborador deve registrar todas as despesas durante a viagem ou visita, e guardar todos os comprovantes para comprovar o gasto. Na prestação de contas o funcionário deve verificar comprovante por comprovante e apresentar à empresa um relatório.
O reembolso de viagens vai muito além de apenas ressarcir os funcionários. É um processo na maioria das vezes manual, que quando mal executado pode gerar dúvidas, desgaste e estresse entre gestores e funcionários, principalmente quando o colaborador perde o comprovante de determinada despesa. Do ponto de vista legal, a empresa – independente do tamanho – não precisa arcar com esse gasto, já que não há nenhum registro financeiro.
Já o funcionário, que deseja evitar esse tipo de situação, tem o dever de guardar cada comprovante, para depois elaborar um relatório e entregá-lo para o financeiro da empresa.
Quando o assunto é despesas corporativas, é importantíssimo ficar de olho e controlar cada gasto e, mais importante do que isso, o que estará previsto na política de reembolso da empresa.
Política de reembolso de despesas corporativas
Uma política de reembolso de despesas corporativas é um conjunto de regras e diretrizes que irão definir como um reembolso é realizado. Nela, são previstas as situações que permitem – ou não – um reembolso legítimo para o colaborador.
Ela é importante para organizar a área financeira da empresa, evitar desperdício de dinheiro, dificultar fraudes e qualquer problema contábil.
Desperdícios – Muitos gestores ainda não estão cientes que pequenos gastos acumulados podem representar um grande problema financeiro. Então, a política de reembolso surge para eliminar os pequenos e possíveis “vazamentos” de dinheiro.
Fraudes – Não é incomum que colaboradores mal intencionados utilizem procedimentos ilegais para conseguir reembolso de despesas não existentes ou de despesas que violem a política de reembolso. Como o consumo de bebidas alcoólicas, por exemplo, que é proibido no processo de reembolso da maioria das empresas e acabam se tornando uma das fraudes mais comuns. Uma política bem pensada e planejada também serve para dificultar esses tipos de fraudes.
Problema contábil – Por último, e não menos importante, temos os possíveis problemas contábeis que uma empresa pode ter, caso não tenha regras claras sobre o que é ou não permitido no processo de reembolso. Por exemplo, para empresas que operam sob o regime de Lucro Real, é fundamental que cada reembolso pago possa ser comprovado por algum meio, mesmo que não seja necessariamente o documento físico. Portanto, nesse e em outros casos, a política serve como meio de proteção contábil da empresa.
Toda gestão de viagens e despesas é um processo complexo e na maioria das vezes manual.
Já parou pra pensar quanto dinheiro a empresa gasta com esse processo?
Vamos fazer um exercício rápido: o Analista Financeiro João dedica oito horas de trabalho de cada segunda-feira do mês para analisar cada comprovante e verificar os lançamentos nas planilhas que foram realizados na semana anterior. João está registrado com um salário de R$18,00 por hora. Com isso, cada Segunda-feira de João – dedicada apenas à conferência para reembolso – custa R$144,00 à empresa.
Esse valor, se considerado um mês com 4 segundas-feiras, custaria à empresa R$576,00 mensais. Indo além e multiplicando pelos 11 meses que João trabalha no ano – já descontando as férias, faria com que a empresa gastasse com o João R$6.336,00. APENAS PARA CONFERIR CUPONS E PLANILHAS.
Lembre-se que esse é um exercício simples, que contempla uma situação de apenas um funcionário. A sua realidade pode e provavelmente é muito mais complexa que isso.
Nesse processo de conferência – graças a burocracia que ela exige -, é onde acontecem os mais diversos problemas de registros errados, tais quais: erros na planilha, notinhas danificadas pelo armazenamento incorreto, desorganização de registros e comprovantes ausentes. A chance de erro aumenta conforme o volume de despesas aumenta.
Outro exemplo é se você atua na matriz de uma empresa e as filiais espalhadas por todo território nacional solicitam ressarcimento para a sua unidade referente à algumas despesas operacionais. Nesse cenário é inviável executar o processo manual, em planilhas e trocas de e-mail com comprovantes. O ideal é ter uma solução que garanta mobilidade e integre toda a operação da companhia, permitindo agilidade e controle nas duas pontas.
Por isso, é importante usar a tecnologia ao nosso favor para buscarmos uma solução que resolva esses problemas apresentados.
A Softxpert desenvolveu uma solução automatizada para deixar todo o processo de reembolso de gastos mais fácil, liberando tempo do departamento financeiro, minimizando as chances de erros e, principalmente, evitando que sua empresa gaste além do necessário.
Por meio da Gestão de Viagens SoftExpert é possível criar fluxos do processo com os devidos responsáveis em cada etapa, sem se preocupar em acompanhar prazos ou perder registros.
Torne o seu processo de solicitação de viagens e controle de prestação de contas das viagens realizadas mais prático, simples e rastreável, através da automação eletrônica e dos formulários inteligentes para cada etapa:
- Solicitar viagem
- Detalhar despesas
- Aprovar despesas
- Providenciar reservas e detalhar custos
- Devolver saldo/Restituir profissional
Em todas as etapas os responsáveis por aprovação e/ou execução de determinada atividade são notificados pela ferramenta via e-mail automaticamente, possibilitando assim, redução de atrasos por esquecimento, controle automático de tarefas pendentes, previsibilidade de conclusão de todo o processo e gestão à vista.
É mais praticidade e agilidade no controle de solicitações de viagens e reembolso de gastos corporativos, tudo controlado por uma solução para web e smartphone – através de um aplicativo dedicado.
Resistir à tecnologia nos dias de hoje é um dos erros mais graves que uma empresa pode cometer, principalmente quando o processo manual consome tanta energia e dinheiro.
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