Você já parou para pensar quanto do seu trabalho realmente é dedicado às atividades que agregam valor para sua organização? Muitas vezes, as pessoas supõem que tudo o que fazem é importante. Porém, somente quando passam a observar os processos sob a ótica da metodologia Lean (processos Lean), é que elas se dão conta de que várias das atividades que realizam acabam somente consumindo tempo e recursos.
A metodologia Lean surgiu a partir do Sistema Toyota de Produção. Ela visa melhorar a qualidade das entregas, reduzir prazos e diminuir custos, por meio da eliminação de qualquer tipo de desperdício que possa existir. Para ajudar a identificar os pontos de desperdício, uma prática muito comum é a decomposição do processo, agrupando as atividades em três categorias:
- Atividades de Valor Agregado;
- Atividades sem Valor Agregado, mas necessárias;
- Desperdício.
Assim fica fácil identificar quais atividades realmente são necessárias para atender o desejo dos clientes, e quais delas simplesmente consomem recursos. Depois que essa classificação é feita, as empresas podem trabalhar em prol da melhoria do processo, buscando eliminar as atividades que não agregam valor, reduzir aquelas que geram desperdício e maximizar aquelas de valor agregado.
Vamos detalhar melhor o que cada uma dessas categorias significa para facilitar a compreensão.
Entendendo os processos Lean
Atividade de Valor Agregado
Para que seja considerada de valor agregado, uma atividade precisa atender aos seguintes critérios:
- Trabalho pelo qual o cliente está disposto a pagar;
- Trabalho caracterizado pela transformação (produto, informação);
- Trabalho que é feito corretamente na primeira vez.
Atividades sem Valor Agregado, mas necessárias
Não agrega valor ao produto ou serviço, mas precisam acontecer por alguma razão, tais como:
- Contrato ou especificação do cliente;
- Padrões de mercado (ISO 9001, IATF, etc);
- Regulamentação governamental;
- Método de trabalho desatualizado;
- Equipamento obsoleto.
Desperdício
Por fim, o desperdício é representado por atividades que envolvem um trabalho que consome recursos, mas não agrega valor ao produto ou serviço.
Agora que já conhecemos o conceito, vamos entender na prática como eles se aplicam no dia a dia
Imagine uma indústria que fabrica smartphones. As Atividades de Valor Agregado são aquelas que transformam a matéria-prima (plástico, lítio, cobre) no produto acabado (smartphone) pelo qual o cliente está disposto a pagar. Alguns exemplos incluem moldar, recortar, perfurar ou montar uma peça. Em processos administrativos, isso também poderia ser caracterizado por meio de atividades como a elaboração de um relatório ou de uma especificação técnica para um cliente.
No caso das Atividades sem Valor Agregado, mas necessárias, poderia ser considerada a inspeção dos produtos acabados. Embora a atividade não agregue valor, ela é necessária porque o cliente espera receber um smartphone dentro das especificações técnicas e dos padrões de qualidade. No caso de um processo administrativo, poderia ser considerado o preenchimento de formulários e documentos exigidos por alguma agência reguladora. Em muitos casos não agrega valor ao produto ou serviço, mas gera trabalho e precisa ser feito.
As atividades que representam o Desperdício, são aquelas que consomem tempo e recursos, sem agregar nada ao produto, tais como transportes ou movimentações desnecessárias, ou produtos defeituosos que demandem retrabalho. Em um processo administrativo, poderia ser caracterizada pela cópia e arquivamento de documentos.
A prática de decompor o processo, classificar e analisar todas as etapas ajuda sua empresa a ser mais eficiente, além de poupar recursos e aumentar a satisfação dos clientes. Você precisa apenas perguntar: Esta atividade está agregando valor?
Agora que você já conhece o conceito dos processos Lean, te convido a conhecer o SoftExpert BPM, uma solução que facilita e orienta a modelagem, automação, análise e melhoria dos seus processos de acordo com o conceito Lean. Para saber mais sobre as vantagens e benefícios que uma solução de BPM pode proporcionar para sua empresa, entre em contato com os especialistas da SoftExpert. Eles buscarão entender seus desafios e propor a melhor forma de implementar uma solução de BPM para atender suas necessidades.
