Enquanto algumas empresas enfrentam desafios com as equipes trabalhando em home office, outras já contam com a automação de processos para melhorar a produtividade. A pandemia pegou o mercado de surpresa e as organizações foram obrigadas a adotar o home office para manter os negócios funcionando. Muitas delas foram forçadas a melhorar seus processos e a implementar novas tecnologias para se manter neste momento.
Mas como melhorar a produtividade depois de modelar os processos para essas novas formas de trabalho?
Após a implementação do modelo de trabalho remoto, surgem novos desafios relacionados à eficiência das pessoas e ao gerenciamento de tarefas, sobrecarregando todos os envolvidos no sistema. Portanto, neste post, mostraremos algumas maneiras de utilizar a automação de processos para o home office.
Integrar e organizar processos home office
Depois de integrar digitalmente as atividades de suas equipes remotas, a automação se torna inevitável. As tarefas podem ser atribuídas alternadamente entre equipes trabalhando em home office. A maior parte do roteamento diário de atividades deve ser processado automaticamente, para que os gerentes possam se concentrar nas melhorias de processos.
Notificações e alertas de acompanhamento
Qualquer coisa que possa antecipar um bom desempenho é altamente recomendada em qualquer atividade. Programar processos automatizados para enviar informações à pessoa certa no momento certo é essencial para reduzir riscos e incertezas, como confirmar uma reunião online ou enviar uma proposta comercial, por exemplo.
Compartilhamento e alocação de dados
Toda empresa precisa manter as atualizações de dados em dia. Compartilhar informações cria transparência em todo o gerenciamento de dados. Imagine uma organização absorvendo o entendimento de onde encontrar informações. Isso descarrega as equipes que estão trabalhando em home office da obrigação de levar às pessoas até onde as coisas estão.
Agilidade na tomada de decisão
Criar automações para tomada de decisão pode levar a uma operação mais consistente e menos arriscada. Permitir que uma automação realize verificações (ou decisões) regulares, faz com que todas as atividades sejam tratadas respeitando constantemente os níveis de qualidade. Com a quantidade de processos sendo executados diariamente, as automações garantem que boas práticas sejam cumpridas constantemente.
Execução rápida de atividades
Todas essas “pequenas coisas” que você deve executar diariamente podem se transformar em uma bolha de problemas. A automação de atividades rotineiras (como checklists e envio de e-mails para as partes interessadas) pode liberar um tempo valioso para que você possa se concentrar em coisas que agregam valor para si e à empresa.
Reduzir a carga de trabalho
A automação da carga de trabalho lida com tarefas repetitivas, permitindo que os funcionários executem atividades de maior valor agregado. Não apenas isso, mas as automações podem otimizar as atribuições de tarefas para funcionários ociosos, melhorando o trabalho das equipes trabalhando remotamente.
Registros operacionais
As empresas são auditadas regularmente no que se refere a problemas de retenção de dados. Reter as informações é crucial para as necessidades de conformidade operacional ou regulamentar. A retenção automatizada de dados garante que as pessoas possam avaliar suas ações e obter uma melhor compreensão visando melhorias futuras.
Informações adicionais
A automação de processos reforça as boas práticas. Um bom exemplo é melhorar as informações quando a tomada de decisão está acontecendo. Além de configurar recursos que mostrem informações adicionais ou opções disponíveis detalhando os possíveis resultados. Isso pode ajudar os funcionários a executar atividades com mais segurança e menos erros.
Checklist para implementar automação de processos para equipes trabalhando em home office:
- Obtenha um software que gerencie e integre processos em um único local de trabalho, abrangendo todos os processos corporativos cruciais.
- Identifique e liste todos os processos que mantêm seu negócio rodando.
- Determine os responsáveis pelos departamentos e processos.
- Crie fluxogramas com todas as atividades e subtarefas.
- Crie um checklist final com tudo que deve ser feito.
- Defina lembretes e acompanhamentos.
- Coloque prazos em atividades cruciais.
- Avalie seu sistema e aponte gargalos.
- Crie programas de avaliações.
- Redesenhe seus relatórios.
Aqui estão alguns exemplos de como as automações de processos podem trazer rapidez para os seus fluxos de trabalho:
Respostas automáticas de e-mails
No exemplo acima, podemos ver como uma atividade de notificação ao cliente pode ser executada por um sistema automatizado, usando dados de diferentes etapas do fluxo de trabalho. Isso significa que um funcionário que trabalha em casa pode se concentrar apenas em atividades importantes. A automação de processos pode lidar com a redação de e-mails, buscando todos os dados e informações relacionados a uma reclamação específica, por exemplo.
Preenchimento automático de formulários
Aqui em cima, você pode ver como uma automação pode preencher os campos rapidamente e também garantir que os dados corretos estejam nos lugares certos. As equipes trabalhando em home office podem preencher dados em locais predeterminados e a automação faz o resto.
Conclusão
Qualquer automação corporativa irá otimizar o tempo e aumentar a produtividade das equipes trabalhando em home office. Se você economizar 1 minuto por dia por funcionário, sua empresa poderá crescer exponencialmente ao longo do ano. Isso significa dedicar mais tempo às atividades de valor agregado e ter menos erros de execução.
