A metodologia 5s é uma técnica para a organização do espaço de trabalho em busca de maior eficiência e efetividade. Para isso, o método prega identificar os itens mais usados para separá-los dos menos importantes, classificando-os de um modo que otimize a produtividade.
O principal objetivo da metodologia 5s é manter o ambiente de trabalho limpo, organizado, seguro e bem arrumado. Além dos benefícios para a performance, a técnica também promete uma redução nos desperdícios. Isso tudo contribui para a criação de um ambiente de trabalho de boa qualidade, tanto do ponto de vista físico quanto mental.
Os princípios da 5s foram desenvolvidos no Japão nos anos 1970 e são baseados em cinco palavras do vocabulário japonês:
- Seiri (Senso de utilização)
- Seiton (Senso de organização)
- Seisou (Senso de limpeza)
- Seiketsu (Senso de padronização)
- Shitsuke (Senso de autodisciplina)
Neste artigo, vamos explorar o que significa cada um desses elementos. Também valos falar sobre a história da metodologia 5s, mostrar as vantagens de utilizá-la e explicar como implementá-la no seu ambiente de trabalho. Borá lá?
História da metodologia 5s
Como falamos, o programa 5S teve seu início na década de 1970 com a Toyota Motor Company no Japão. Os líderes da época buscavam reduzir os desperdícios e ineficiências da fabricação.
Sendo assim, o 5S foi identificado como um dos diferentes sistemas que permitiria a fabricação ‘Just in Time’. Foram estabelecidos os cinco pilares para o conceito de local de trabalho visual. Com o tempo, essa ideia foi popularizada na metodologia 5S como a conhecemos hoje.
O objetivo do programa 5S era tornar o local de trabalho melhor, padronizando processos para aumentar a eficiência, a satisfação dos colaboradores e a produtividade da organização. Desde o início, o programa buscava criar a cultura da disciplina para identificar problemas e gerar oportunidades para melhorias.
Como Funciona a Metodologia 5S
A metodologia 5s é cíclica, começando na parte de utilizar e terminando na padronização. A ordem a ser seguida é a seguinte: utilizar, organizar, limpar e padronizar.
Durante todo o processo, é necessário manter o senso de autodisciplina. Isso tudo permite que a técnica resulte numa melhoria contínua para sua organização.
A parte de Seiri (senso de utilização) foca na eliminação de itens desnecessários do seu local de trabalho. Para isso, você precisa remover do seu ambiente profissional qualquer elemento que não seja usado nas suas operações atuais.
Na fase de Seiton (senso de organização), sua equipe mantém os itens necessários no local correto, para que eles sejam facilmente recuperados. O Seisou (Senso de limpeza) entra assim que a maior parte da bagunça tiver sido removida. Essa é a hora em que você faz uma limpeza completa da sua área de trabalho.
Assim que as três primeiras etapas tiverem sido implementadas, chega a hora de padronizar essas melhores práticas na área de trabalho. Finalmente, é importante manter a filosofia de Shitsuke (Senso de autodisciplina) durante toda a execução da metodologia. Sem a manutenção desse ciclo de melhoria contínua, as mudanças dos outros pilares não vão durar muito.
Vantagens de usar a 5S
Mesmo que tenha sido desenvolvida para o mercado automotivo, a metodologia 5S é amplamente utilizada nas mais diferentes indústrias. Isso acontece devido a sua flexibilidade, seu baixo custo de investimento e o grande impacto que tem nas organizações onde é implementada.
Conheça todas as vantagens de implementar a 5S na sua empresa:
- Maior produtividade. Ao fazer com que seu ambiente de trabalho fique mais organizado e eficiente, você melhora a moral e a produtividade dos seus colaboradores.
- Melhor segurança. A etapa de Seiri reduz o risco de acidentes como tropeções e quedas, enquanto a Seiton minimiza a chance de lesões causadas por ferramentas armazenadas incorretamente.
- Aumento na qualidade dos seus produtos. Com a fase de padronização, você pode reduzir a variabilidade na produção, levando a uma produção mais consistente e de maior qualidade.
- Redução de custos. Sua empresa pode reduzir gastos com armazenamento e manter níveis ideais de estoque. A metodologia também aumenta a durabilidade dos seus equipamentos e diminui os gastos com reparos.
- Melhoria do ambiente de trabalho. Você não apenas deixa seu ambiente mais organizado e limpo, como também limita o quanto seus colaboradores precisam caminhar para executar suas funções.
Além de tudo que já foi mencionado, a metodologia 5S ainda coloca a sua organização no caminho certo para implementar a melhoria contínua. Como a cereja do bolo, a técnica ainda aumenta a confiança dos stakeholders na sua companhia ao oferecer maior transparência, engajamento e satisfação dos clientes a longo prazo.
Como implementar a metodologia 5s na sua organização
Já entendemos a origem e o objetivo da técnica. Toda a equipe já está treinada e a alta direção engajada. Então como começar o programa? A seguir, com a explicação de cada um dos 5 Sensos, vamos detalhar os passos que podem ser seguidos pela sua organização para começar a implantação dessa ferramenta.
1. Seiri (Senso de utilização)
Este primeiro passo é responsável por separar o que você usa do que você não usa. O que você não usa pode atrapalhar e ocupar espaço. E, claro, espaço é dinheiro — não importa qual sua organização.
Comece de uma forma simples: pergunte como está a área de trabalho do seu computador. Está bem organizada e somente com os documentos e programas que você utiliza com frequência ou está repleta de itens que não são mais utilizados?
Indo além, vamos para o seu ambiente de trabalho. Desenvolva critérios para descarte de itens não necessários e, junto de seus colegas, identifique itens usados e não usados no dia a dia.
Uma dica: sempre tire fotos de como estava sua área de trabalho antes de fazer mudanças. A reação das pessoas ao observar o antes e o depois é fantástica!
Elenque um local para descartes, doações ou até venda dos itens em desuso na sua empresa. Defina um dia D em que a empresa toda se mobilizará para realizar a iniciativa.
2. Seiton (Senso de organização)
Olhe para os itens que foram escolhidos como necessários para separá-los e organizá-los. Decida onde colocar cada coisa, sempre levando em consideração o fluxo do seu trabalho.
Caso o item seja utilizado com muita frequência, deixe-o próximo a você ou de seu local de uso. Se ele for utilizado com um pouco menos de frequência, guarde-o em um armário, por exemplo.
Ainda assim, é importante que ele esteja próximo a você e que a consulta posso ser feita de forma rápida. Exemplo de um item do tipo seria um documento que você costuma consultar uma vez por semana.
Itens que você utiliza com uma periodicidade ainda maior podem ser guardados em armários ou em locais mais distantes, sem a necessidade de um acesso imediato e rápido.
É possível usar a metodologia dos 5 porquês para ajudar a decidir o local onde cada item pertence.
3. Seiso (Senso de limpeza)
Chegou o momento da limpeza. Um ambiente sujo impede que você encontre oportunidades de melhoria. Portanto, garanta que seu ambiente de trabalho ficará limpo e que seja possível encontrar anomalias.
Adote a limpeza como uma atividade diária e parte da inspeção. Limpe seu local de trabalho antes de iniciar seu turno e antes de encerrá-lo.
4. Seiketsu (Senso de padronização)
Esta etapa é responsável pela criação de controles visuais e diretrizes para manter o local de trabalho organizado, ordenado e limpo. Antes de iniciar essa fase, certifique-se que todos os passos anteriores foram realizados corretamente.
Crie procedimentos e formulários para avaliar regularmente o status dos três primeiros S’s.
Geralmente é atribuído a cada funcionário alguma função específica que contribua para a limpeza do ambiente. São definidas rotinas programadas com periodicidades semanais, quinzenais ou mensais. Os supervisores são responsáveis por acompanhar se as tarefas estão realmente sendo praticadas.
5. Shitsuke (Senso de autodisciplina)
Essa etapa envolve a disciplina para garantir que todos os colaboradores sigam os padrões do programa 5S. Eles devem praticar os primeiros quatro Sensos de forma espontânea e voluntária, basicamente como um modo de vida. Dessa forma, o 5S se torna uma ferramenta integrante da cultura da organização.
Cada um dos sensos deve possuir uma auditoria associada a ele onde serão verificados se cada um dos pontos implantados está sendo mantido.
Conclusão
A implementação da metodologia 5S pode transformar significativamente o ambiente de trabalho, promovendo maior organização, limpeza, segurança e eficiência.
Adotar essa técnica não é apenas uma questão de melhorar a aparência física do local de trabalho, mas sim de criar uma cultura de disciplina e melhoria contínua que beneficia a todos os níveis da organização.
Ao seguir os cinco sensos — Seiri, Seiton, Seisou, Seiketsu e Shitsuke — sua empresa dará passos importantes rumo a um ambiente de trabalho mais produtivo e agradável.
Os benefícios vão além da produtividade e da redução de desperdícios: eles incluem a melhoria na qualidade dos produtos, a segurança dos colaboradores e a satisfação dos stakeholders.
Com uma implementação cuidadosa e a manutenção dos princípios do 5S, sua empresa poderá experimentar uma verdadeira transformação, estabelecendo uma base sólida para a inovação e o crescimento contínuos.
Portanto, se você busca uma maneira de otimizar processos, engajar colaboradores e alcançar excelência operacional, a metodologia 5S é uma ferramenta poderosa que pode fazer toda a diferença. Invista tempo e recursos na sua aplicação e colha os frutos de um ambiente de trabalho mais eficiente e harmonioso.
