O que é qualidade?
Antes de começarmos a discutir qualidade em projetos, é importante conceituar este termo por vezes mal interpretado. A ISO 9000 afirma que qualidade “é o grau em que um conjunto de características inerentes atende aos requisitos”. Ou seja, para sabermos se estamos obtendo entregas de qualidade, é necessário analisar se os requisitos estão sendo atendidos. Também é necessário desconectar o conceito de qualidade da ideia de complexidade. Um projeto ou produto simples pode ter mais qualidade do que outro com dezenas de atributos técnicos. A questão é se cada um atende de forma satisfatória os requisitos estabelecidos. Por exemplo, se um carro popular não atingir 100 km/h em 3 segundos não significa, necessariamente, que tenha baixa qualidade. Porém, para um esportivo de alta performance, não cumprir esta marca pode significar uma qualidade abaixo do esperado.
A prevenção é preferível à inspeção e, em última instância, à correção. Por isso, é relevante que se planeje a qualidade das entregas e do processo. Como resultado, diminuem as chances de se encontrarem problemas durante a inspeção. Além disso, o custo de se evitarem erros normalmente é menor do que o custo para corrigir os problemas. Em outras palavras, detectar defeitos em inspeções é indesejável. Mas, infelizmente pode ser pior: quando a não conformidade é descoberta durante o uso.
Gerenciando a qualidade em projetos em 3 etapas
Este processo visa garantir a qualidade das entregas e atender às necessidades do cliente e dos demais interessados no projeto. Para atingir este objetivo, seus processos devem conduzir ao atendimento dos requisitos estabelecidos para o produto ou serviço. De qualquer forma, os demais aspectos relacionados ao projeto não podem ser deixados de lado. Para um projeto ter sucesso, não basta atender os padrões e especificações. Aspectos como boa comunicação com as partes e cumprimento de prazos são muito relevantes.
É importante também lembrar da importância da prevenção aos erros e defeitos. Como já dito anteriormente, os custos serão menores e a previsibilidade muito maior. Nisso se enquadra um aspecto igualmente relevante quando se fala sobre qualidade em projetos. A melhoria contínua dos produtos e processos.
O guia PMBOK, publicado pelo Project Management Institute (PMI), estabelece um conjunto de processos para se gerenciar adequadamente a qualidade nos projetos.
1 – Planejar o gerenciamento da qualidade em projetos
Consiste em registrar os requisitos e padrões de qualidade que o projeto e suas entregas devem atender. Deve-se documentar também como será demonstrado que determinado nível de qualidade foi atendido. Registrar que o requisito está em conformidade e quais pessoas e/ou funções farão essa verificação. Este processo fornecerá a orientação e direcionamento sobre como a qualidade será gerenciada e verificada. Deve-se estabelecer como os requisitos de qualidade serão contemplados na documentação de requisitos do projeto e do produto. A forma de aferição da qualidade deve ser ajusta conforme as especificidades do projeto ou produto.
Ter os critérios do jogo estabelecidos facilitará e tornará mais objetivo a realização de inspeções e auditorias. Neste passo deve-se produzir o Plano de Gerenciamento da Qualidade, que é parte integrante do Plano de Gerenciamento do Projeto. Segundo o PMBOK, ele pode conter os seguintes pontos:
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- Padrões da qualidade que serão usados pelo projeto;
- Objetivos da qualidade do projeto;
- Papéis e responsabilidades da qualidade;
- Entregas do projeto e processos sujeitos a revisão da qualidade;
- Atividades de controle da qualidade e gerenciamento da qualidade planejadas para o projeto;
- Ferramentas da qualidade que serão usadas pelo projeto;
- Procedimentos importantes relevantes para o projeto, como lidar com não conformidades, procedimentos para ações corretivas e para melhoria contínua.
2 – Gerenciar a qualidade
Gerenciar a qualidade em projetos pode ser traduzido como garantir que os processos envolvidos no projeto sejam executados com eficácia. Está relacionado com cumprir os padrões e objetivos definidos no Plano. Isso leva a garantir que as entregas atenderão as necessidades e requisitos das partes interessadas. Por isso, gerenciar a qualidade inclui os aspectos de design do produto e melhorias de processos.
Neste sentido, esta etapa contribui para gerar produtos melhores. Isso aumenta a confiança de que uma entrega futura será realizada cumprindo os requisitos e expectativas. Assim, aplicar ferramentas de garantia da qualidade como auditorias e análise de falhas tem diversos benefícios. Primeiro, permitirá aferir se os processos envolvidos no projeto estão sendo executados com eficácia. Em segundo lugar, verificar se as entregas estão atingindo o nível de qualidade desejado.
Gerenciar a qualidade deve ser responsabilidade de todos os envolvidos, incluindo os patrocinadores e até mesmo o cliente. A boa execução desta etapa favorecerá o aprimoramento dos processos. A consequência será melhores resultados e aumento da satisfação dos envolvidos.
Deste processo resultam relatórios de qualidade que registram os resultados dos testes e auditorias.
3 – Controlar a qualidade
Controlar a qualidade em projetos consiste no monitoramento e registro das atividades de gerenciamento da qualidade. Isso permite verificar se os padrões estabelecidos estão sendo atingidos. É durante a execução deste processo que são aferidos os níveis de qualidade. Desta forma, pode-se determinar se estes níveis são aceitáveis ou não. Ao se detectarem problemas, ações de correção precisam ser executadas o mais breve possível. Inclusive com a possiblidade de abertura de solicitações de mudança no projeto. Estas, por sua vez, devem seguir seu fluxo, passando por aprovações e decisões sobre as ações a serem tomadas.
A etapa Controlar a Qualidade tem por objetivo verificar a consistência, conformidade e adequação do produto ou serviço. Isso significa que devem ser documentadas informações sobre o desempenho das atividades. E muito importante, auxiliará no processo de aceitação da entrega pelo cliente.
Controlar a qualidade é um processo que deve ser realizado durante todo o projeto. Deixar para pensar nela somente no final, com o exame do produto final, pode ser tarde demais. Da mesma forma, o registro de evidências e de controles deve ocorrer durante todo o ciclo do projeto. Como resultado, consegue-se demonstrar como a qualidade foi atingida. Quer dizer, é fruto do atendimento das especificações e padrões e não mero acaso.
Neste sentido, vale ressaltar que os níveis de exigência e esforço para controlar a qualidade podem variar. Quer dizer, conforme o tipo de produto ou serviço e setor, as exigências são diferentes. Não é difícil imaginar que projetos e produtos para setores como farmacêutico e nuclear requeiram níveis elevados de controle.
Qualidade como fonte de desenvolvimento corporativo
Concluindo, melhorar a qualidade em projetos conduzirá a custos de desenvolvimento e entregas mais razoáveis. Como resultado, temos uma maior atração de clientes e o desenvolvimento de mais produtos e serviços. Então, gerenciar a qualidade dos projetos é um fator relevante para o crescimento e manutenção das organizações.
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