A automação robótica de processos aprimora as rotinas de qualquer empresa, portanto, ela naturalmente elimina ineficiências e riscos ao longo do tempo. Este tipo de automação absorve atividades que não precisam de tomada de decisão humana. São situações que podem ser resolvidas por meio de atividades simples e diretas com base em regras de negócios. A automação pode disparar respostas automáticas, distribuir informações, inserir dados em sistemas de uma maneira precisa, sem falhas ou erros. Isso parece bom ou não? Então, vamos nos aprofundar e entender mais sobre a automação robótica de processos (RPA – Robotic Process Automation) em cenários corporativos.
Neste post, você aprenderá sobre:
O que é a Automação Robótica de Processos realmente?
Automação Robótica é um termo usado para descrever softwares automatizados que executam atividades “digitais”. Ele assume tarefas repetitivas com base em regras de negócio, para que as pessoas possam se concentrar nas tomadas de decisões. Ele também pode coletar dados de várias fontes como sites e aplicativos para preencher ou iniciar outros softwares e sistemas.
Como a Automação Robótica de Processos funciona?
A automação não é um robô físico de verdade, mas sim um software que acessa dados de sistemas de informação. Ele pode integrar aplicativos, transferir dados, conectar bancos de dados ou acessar serviços da Web durante o seu processamento. Basicamente, o RPA automatiza interações digitais repetitivas, como um humano clicando e digitando em um software, então ela pode abrir anexos de e-mails, preencher formulários eletrônicos, registrar dados e outras tarefas chatas que não precisam de julgamento ou pensamento.
O que a automação robótica pode fazer?
Isso vai depender das práticas de mercado e rotinas da sua empresa, mas geralmente, os tópicos a seguir são usados por esse tipo de automação:
- Estruturar Dados
- Capturar conteúdo
- Enviar e receber e-mails
- Executar tarefas repetitivas
- Navegar em sistemas da Web
- Integrar sistemas diferentes
- Facilitar os processos de auditoria
- Fornecer dados para diversos softwares
Eliminando ineficiências com RPA
É importante observar que esses recursos de automação estão simplificando as tarefas manuais humanas. Assim, se um processo já é ineficiente, a automação somente o tornará automático. Portanto, a verdadeira ineficiência está nas atividades dos processos e em como elas são estruturadas para fornecer valor agregado ao sistema. Aqui estão alguns casos em que a automação pode beneficiar o seu negócio;
Integração entre sistemas legados: é difícil mudar os sistemas antigos como de processamento de cobranças, por exemplo, nesta situação as automações podem ser usadas para criar camadas de interações entre ambientes antigos e novos.
Experiência do cliente: os chatbots, por exemplo, podem facilitar as primeiras etapas do atendimento ao cliente, capturando dados básicos para atribuir a equipe apropriada.
Controle e avaliação de conformidade: as regras de negócios são fundamentais para manter a qualidade nos sistemas. A automação garante conformidade de forma consistente em todas as atividades, reduzindo os riscos causados pela desatenção das pessoas.
Recursos de governança: o monitoramento constante do sistema pode informar os gerentes e coordenadores com antecedência sobre desvios de resultados, para facilitar o início de planos de ação corretivos.
Mesmo que a automação robótica de processos tenha suas limitações, é inegável que elas desempenham um papel crucial na redução de ineficiências. Depois de entender onde estão as automações da sua empresa, avalie os dados coletados para obter informações sobre falhas ou riscos que vão migrar para outros locais.
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Quando usar a automação robótica?
O RPA é usado com mais frequência para personalizar a experiência do usuário ou dos consumidores, e assumir o controle de tarefas recorrentes e simples. Quando uma empresa chega a um determinado nível de serviço, ela começa a gerir um fluxo excessivo de dados. Isso significa que as equipes estão sendo sobrecarregadas de pequenas tarefas. Portanto, quando você notar esses problemas, é hora de começar a procurar uma solução que cuide da gestão dos processos de negócio utilizando automações.
No entanto, alguns processos podem precisar de intervenção humana para a tomada de decisão, o raciocínio e julgamento. Avalie os processos de negócio que têm mais impacto em seus custos e os que mais interagem com os consumidores. Em seguida, avalie os momentos em que um ser humano precisa intervir para pensar e tomar decisões importantes. Dessa forma, você só pode otimizar o RPA em locais mais propensos a decisões e respostas mais detalhadas.
Como criar estratégias de automação?
Criar regras de negócios é uma coisa, mas automatizar sistemas é um desafio que está em constante mudança. Em certos departamentos uma automação pode funcionar, mas em outros não. Mas, então, como podemos criar estratégias que gerenciem automações por toda a empresa? Primeiro, você deve entender como o RPA afeta os níveis da organização:
Depois de mapear os tópicos nos diversos níveis da corporação, avalie as prioridades de automações, converse com os gerentes sobre os problemas que naturalmente afetam e influenciam a relação entre as rotinas. Detalhe os riscos e incertezas para depois engloba-los nos projetos de melhoria. Mostre o cenário atual das rotinas e compare um cenário possível utilizando o RPA e estabeleça os indicadores dos níveis descritos acima. Alinhe as expectativas das partes interessadas e comunique sempre que novas melhorias forem implantadas.
Automação de processos de auditoria
A auditoria corporativa tem sido um tópico importante nos últimos anos com o crescimento do mercado digital. As empresas estão tendo que incorporar novas tecnologias em seus processos para se manterem competitivas. Infelizmente, estas mudanças criam novas avaliações de auditorias que precisam ser atribuídas aos auditores. Mas até um certo ponto, é possível escalar tarefas para um RPA, para que ele avalie por meio de controles e informe sobre situações que impactam normas e leis específicas.
Essas tarefas de verificação geralmente consomem muito tempo das pessoas. Portanto, executar essas questões com automações é uma ótima solução. As regras de negócios são a principal via que leva essas automações a um caminho seguro de auditoria. Para melhorar ainda mais a eficiência e eficácia das práticas de auditoria, as empresas precisam repensar sua avaliação utilizando microautomações em seus departamentos como:
Coleta de informações: buscando e capturando dados para a inicialização de processos mais complexos de tomada de decisão.
Padronização de conteúdo: certificando que as informações inseridas nos processos são válidas e estão em conformidade com os padrões da empresa.
Limpeza de dados: vasculhando automaticamente as bases de dados para identificar e limpar registros com erros e falhas.
Verificação de informações: validando, na fase de coleta, os campos e registros, conforme a padronização de conteúdo.
Conclusão
A automação ainda não pode executar julgamento profissional. Assim, atualmente ela serve para absorver atividades repetitivas e demoradas baseadas em regras. A mentalidade principal é utilizar estes recursos tecnológicos para retirar a carga de trabalho de pessoas e melhorar a sua experiência e o conhecimento do negócio. Portanto, para maximizar esses benefícios, é crucial, não apenas implementar a automação em determinadas tarefas, mas também coordenar as evoluções das atividades em modelos automatizados de negócio, onde as pessoas podem ter mais tempo para obter insights para melhorar ainda mais os sistemas.
