Como implementar a Six Sigma e alcançar a excelência operacional na sua empresa

A Six Sigma é composta por uma série de técnicas e ferramentas para melhorar os processos de uma organização ao reduzir sua variabilidade. Isso é feito através de métodos de gestão de qualidade empíricos e estatísticos com o auxílio de especialistas na metodologia.

A implementação da técnica tem o potencial de aumentar os lucros, melhorar a moral dos colaboradores e aprimorar os produtos ou serviços de uma organização. O termo “qualidade Six Sigma” geralmente é usado para indicar que um processo é bem controlado, ficando dentro dos limites do processo de ±3s a partir da linha central em um gráfico de controle.

Também conhecida como Seis Sigma, a metodologia é uma evolução do ciclo PDCA (Planejar, Fazer, Verificar, Agir), que foi criado pelo estatístico W. Edwards Deming. A técnica trabalha em cima da filosofia de eliminação dos defeitos, com a busca por sempre cumprir as expectativas dos clientes.

Neste artigo, vamos falar sobre como surgiu a Six Sigma, quais os seus benefícios e como aplicá-la na sua organização. Também vamos falar sobre como monitorar o seu desempenho nessa jornada. Então continue lendo para aprender tudo sobre Seis Sigma!

Como surgiu o Six Sigma

A metodologia Seis Sigma foi criada em 1986 na Motorola, empresa de telecomunicações dos Estados Unidos. Quem criou o conceito foi Bill Smith, um consultor externo de controle da qualidade. Ele desenvolveu a técnica em conjunto com o autor Mikel Harry, conhecido por escrever livros sobre a temática de gestão da qualidade.

Eles estavam buscando colocar maior ênfase na identificação e eliminação de desperdícios, erros, variações e defeitos nos seus processos de produção. A ideia era criar uma rígida cultura de melhoria contínua dentro da Motorola.

Origem na matemática

O conceito de Um Sigma vem da matemática e significa um desvio padrão — ou seja, o quanto os valores de um conjunto de dados variam em relação à média desse conjunto. Geralmente o estatístico norte-americano Walter Shewhart leva o crédito por determinar que qualquer coisa que desvie mais do que Três Sigmas da média precisa de melhoria. 

Smith e Harry pegaram esse conceito e o desenvolveram para definir que as operações deveriam ser levadas ao próximo nível, o Seis Sigma. Isso significa um limite de 3,4 defeitos para cada 1 milhão de oportunidades. Através do processo de aprimoramento contínuo, as organizações podem usar as ferramentas do Six Sigma para produzir resultados estáveis e previsíveis.

“Reconhecemos que o problema não era construir uma única peça com uma característica, mas sim construir um produto com milhares de peças”, disse Bill Smith sobre o processo. “Se você reduzir o total de defeitos, aumenta a satisfação do cliente e reduz os custos”, concluiu.

O pai do Six Sigma acabou falecendo vítima de uma parada cardíaca na cafeteria da Motorola em 1993. Ele foi premiado de maneira póstuma com o Malcolm Baldrige National Quality Award, o mais importante prêmio de excelência em desempenho dos EUA.

Desde então, a técnica tem sido adotada por múltiplas empresas multinacionais líderes em seus mercados. Alguns exemplos incluem o conglomerado norte-americano General Electric, o banco Citibank e a empresa aeroespacial AlliedSignal (hoje Honeywell).

Benefícios do Six Sigma

Mesmo estando prestes a completar 40 anos, a Seis Sigma continua sendo relevante no cenário corporativo. Isso acontece porque a técnica prevê adaptações a avanços tecnológicos e ao surgimento de novos desafios globais.

Organizações que incorporam a Six Sigma em todos os seus departamentos e processos têm uma série de benefícios, incluindo redução de erros e desperdícios, uso otimizado dos recursos e melhores avaliações dos clientes.

Agora vamos falar em detalhes quais são os maiores benefícios da metodologia:

• Menos desperdícios. A ideologia Six Sigma tem como objetivo ajudar sua empresa a otimizar os processos e reduzir ineficiências. Ela permite que você identifique áreas onde sua organização possa melhorar nesse aspecto — economizando tempo, dinheiro e recursos.
• Redução nos erros. A Seis Sigma não apenas trata do processo, como também tem uma atenção especial para a qualidade. Os trabalhos na área de fabricação não têm um botão de “desfazer”, então é importante acertar tudo da primeira vez.
• Maior eficiência. Com treinamento formal, seus colaboradores vão aprender como utilizar os recursos para atingir a eficiência máxima para seus projetos atuais.
• Risco legal reduzido. A metodologia pode ajudar sua empresa a evitar problemas com a justiça. Ao melhorar a conformidade dos seus processos, você consegue se manter dentro dos padrões internacionais de conformidade.
• Flexibilidade. A Six Sigma pode ser aplicada em praticamente qualquer indústria. Não importa se a sua organização é de ciências da vida, serviços financeiros ou educação: as técnicas e ferramentas dos treinamentos dessa técnica podem ser usados por qualquer empresa.

Métodos da Six Sigma

A filosofia Seis Sigma tem duas principais metodologias: DMAIC e DMADV. São dois acrônimos com significados próprios e que são usados em diferentes contextos empresariais.

DMAIC

DMAIC significa: Define (Definir), Measure (Medir), Analyse (Analisar), Improve (Melhorar) e Control (Controlar). Esse método geralmente é aplicado na manufatura de um produto ou na entrega de um serviço.

Existem 12 passos para aplicar essas cinco etapas do modelo DMAIC. Confira todas as partes que compõe o processo, desde a definição até o controle:

1. Definir: Selecione o projeto e o escopo; defina o defeito a ser corrigido.
2. Medir: Determine e analise o sistema de medição; meça o desempenho de base; selecione o objetivo com base na performance.
3. Analisar: Verifique possíveis causas de variação; determine as principais causas.
4. Melhorar: Encontre a solução ideal; teste essa solução.
5. Controlar: Incorpore e analise os sistemas de medição; implemente e comprove a melhoria; faça a documentação e transferência do projeto.

DMADV

O DMADV é parte do processo Design for Six Sigma (DFSS), uma abordagem geral em nível estratégico que busca resolver problemas relacionados ao desenvolvimento de um novo produto, serviço ou processo — assim como a sua implementação ou controle.

Ele também tem cinco fases, com as três primeiras repetindo as vistas no DMAIC: Define (Definir), Measure (Medir), Analyse (Analisar). Para completar, temos duas novas etapas: Design (Projetar) e Validate (Validar).

Esse modelo tem sido usado com sucesso há mais de três décadas em diversas indústrias, incluindo manufatura, serviços e transporte. O método geralmente é aplicado quando existem processos que não se encaixam com as condições exigidas pelos clientes, mesmo depois de uma otimização. Ele também é empregado quando é necessário desenvolver novos métodos para sua organização.

O objetivo do framework DMADV é garantir o equilíbrio ideal entre três perspectivas: as necessidades dos clientes, o objetivo da empresa e o procedimento para atender a essas demandas.

Para aplicar esse método, você deve:

1. Definir o processo e os seus objetivos de design.
2. Identificar e medir os elementos críticos para a qualidade (CTQs) no serviço, produto ou processo.
3. Analisar os dados para encontrar o melhor design possível.
4. Fazer o design do produto ou serviço, criando e testando um novo protótipo para ele.
5. Verificar o resultado do projeto, conferindo se ele tem um desempenho satisfatório.

Como aplicar o Six Sigma

A sua organização tem duas opções na hora de implementar a metodologia Seis Sigma. A primeira é implementar um Programa Six Sigma através do uso de ferramentas individuais e de um consultor externo.

Já a segunda envolve a criação de uma Infraestrutura de Six Sigma, com a criação de uma metodologia própria para sua organização. Vamos explicar mais sobre ambos os métodos a seguir:

Programa Seis Sigma

A abordagem do Programa Six Sigma envolve o ensino de ferramentas estatísticas de tempos em tempos para determinados colaboradores, que são os praticantes. Esses funcionários então devem aplicar essas ferramentas em seu trabalho sempre que necessário. Caso precisem de ajuda, eles geralmente têm um consultor ao seu dispor.

A implementação de um Programa Six Sigma traz desafios bastante únicos. Esses projetos normalmente são criados pela baixa gerência da empresa, então é comum não terem apoio da alta gestão.

Essa forma do Seis Sigma costuma ser feita bastante num modelo sob demanda, onde as ferramentas só são aplicadas em alguns projetos escolhidos. Os funcionários são treinados através de aulas pontuais e específicas, sem a presença de um curso mais estruturado.

Infraestrutura Six Sigma

A opção mais recomendada é a criação de uma infraestrutura Six Sigma, com o passo mais importante sendo dar a autonomia aos praticantes de escolher a ferramenta certa para o momento certo. Colaboradores que passam com sucesso pelo treinamento completo de quatro semanas num período de quatro meses são conhecidos como “faixa preta” em Six Sigma.

Essa certificação só é dada para quem consegue explicar as filosofias e princípios do Seis Sigma, incluindo os sistemas e as ferramentas de suporte. Para ser “faixa preta”, um funcionário precisa demonstrar liderança, entender as dinâmicas da equipe e determinar funções e responsabilidades para seus membros de equipe.

A categorização segue a mesma ordem das artes marciais:

1. Faixa branca. Nível inicial, para quem entende os princípios e conceitos básicos do Six Sigma.
2. Faixa amarela. Colaboradores com mais conhecimento do que o básico, que participam de projetos em equipe e já têm treinamento em estatísticas básicas.
3. Faixa verde. Gerencia projetos e tem um bom conhecimento da metodologia. Tem como objetivo garantir que a empresa cumpra as metas do seu setor e reduzir a variabilidade dos seus processos.
4. Faixa preta. O ativo mais valioso. Tem entendimento profundo da metodologia Six Sigma.
5. Mestre faixa preta. Conduz projetos que focam na mudança de direção da empresa como um todo. Têm o maior treinamento possível, ao ponto de desenvolver materiais e conduzir treinamentos.
6. Faixa azul. Líderes executivos treinados para selecionar e priorizar projetos da metodologia.

Metodologia baseada em projetos

Para que realmente seja criada uma infraestrutura de Seis Sigma, é necessário que a organização adote uma abordagem baseada em projetos. Deve-se selecionar os projetos que atingem os objetivos da estratégia de negócio da organização. A Six Sigma então pode ser usada como um roadmap para garantir o cumprimento dessas metas.

No começo, é comum que as empresas evitem escolher projetos que sejam muito grandes ou que não se alinhem com seu planejamento estratégico. Mas a Seis Sigma exige um comprometimento de longo prazo.

A implantação da metodologia deve ser tratada como um longo processo, permitindo uma análise objetiva de todos os seus aspectos. Para isso, deve-se adotar o hábito de selecionar os melhores dentre os projetos que possuem o escopo adequado.

Ao final de cada iniciativa, revise as lições que foram aprendidas e incorpore as melhorias propostas nas suas próximas ações. Desse modo, você cria um ciclo contínuo de aperfeiçoamento que irá trazer resultados superiores para sua organização.

Mas, para colher esses benefícios, é preciso que sua companhia invista o tempo necessário e a energia dos executivos para a adoção do Six Sigma como uma estratégia de negócios.

Conclusão

A implementação da Six Sigma pode ser um divisor de águas para a sua organização. Com sua abordagem estruturada e baseada em dados, a metodologia não apenas melhora a qualidade dos processos e produtos, mas também promove uma cultura de melhoria contínua que envolve toda a equipe.

Adotar a Seis Sigma significa investir em capacitação e mudança cultural, o que requer comprometimento e paciência. No entanto, os benefícios obtidos justificam o esforço e investimento. A metodologia tem o potencial de trazer redução de desperdícios, aumento da eficiência, menor risco legal e maior satisfação do cliente.

Lembre-se de que o sucesso na aplicação do Six Sigma depende de uma escolha cuidadosa de projetos, do apoio da alta gestão e do treinamento adequado dos colaboradores. Ao integrar essa metodologia em sua estratégia de negócios, você posicionará sua empresa na direção do crescimento sustentável e da excelência operacional. 

Portanto, ao considerar a implementação do Six Sigma, avalie suas necessidades, planeje a formação da sua equipe e esteja pronto para embarcar em uma jornada de aprimoramento contínuo que pode transformar sua empresa de maneira significativa.

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