Como um software de gestão de arquivos pode ir além de apenas armazenar itens

Um software de gestão de arquivos permite armazenar documentos, controlar versões e trilhas de auditoria com rastreabilidade e gerenciar permissões configuráveis por usuário. Com isso tudo, é possível não apenas armazenar itens, mas também atuar de forma colaborativa em tempo real com acesso seguro entre diversos setores de uma empresa.

Em um cenário em que as companhias devem gerar mais de 175  zettabytes de dados até o final de 2025 e que quase 403 milhões de terabytes são criados diariamente, contar apenas com “armazenamento básico” não basta. Corporações que desejam ter sucesso na transformação digital precisam de um sistema para organizar arquivos com facilidade e agilidade, e que ofereça tecnologia, segurança, colaboração e governança de ponta a ponta. 

Neste artigo, você vai entender como ir além do simples armazenamento de arquivos e aproveitar todo o potencial desse tipo de solução — inclusive criando arquivos de texto de forma nativa na solução. 

O que é software de gestão de arquivos?

Um software de gestão de arquivos é uma ferramenta que vai além de guardar documentos: ele organiza, classifica e facilita o acesso a qualquer conteúdo. Diferente de um sistema de ECM (Enterprise Content Management) ou de um “drive” em nuvem, essa solução foca na eficiência de uso diário, na escalabilidade e na experiência do usuário.

O recurso mais geral de uma solução desse tipo é a centralização no armazenamento de arquivos. Ela elimina a dispersão de itens em múltiplos sistemas, contas, máquinas etc. ao centralizar o armazenamento em um só lugar. Isso simplifica o acesso às informações, facilita a criação de novos arquivos, fortalece a segurança e assegura conformidade com diversas normas.

Dessa forma, um sistema para arquivo de documentos atende às demandas de diversos setores e de empresas com variados portes, inclusive em mercados com alta regulamentação de compliance e Gestão da Qualidade. 

Porém, essa ferramenta não precisa ser apenas um grande banco de dados de arquivos. Ela pode verdadeiramente facilitar o dia a dia das equipes, estimular a segurança e rastreabilidade de arquivos e ainda permitir que você não apenas gerencie, mas crie itens dentro da própria ferramenta. 

Veja alguns dos recursos que os melhores software de gestão de arquivos, como o Drive do SoftExpert Suite, oferecem. 

Funcionalidades que vão além do armazenamento 

Para ir além do básico, a sua ferramenta de gerenciamento de arquivos corporativos precisa permitir controlar versões e auditorias, emitir alertas em tempo real, gerenciar segurança e acesso em todas as camadas, e muito mais. Confira! 

• Controle de versões e histórico de auditoria. Esse tipo de funcionalidade permite que você veja quem alterou o quê e quando. Tamanha rastreabilidade é essencial para a gestão de documentos em setores altamente regulamentados, por exemplo. Isso também aumenta as chances de sucesso em auditorias de qualidade (sejam internas ou externas).

• Segurança e permissões finas. Com esse cuidado, é possível definir acesso por usuário ou grupo, garantindo conformidade com normas como ISO e LGPD, por exemplo. Também é fundamental contar com o recurso de tornar um arquivo privado novamente, como no SoftExpert Drive. 

• Criar documentos de texto. Por que perder tempo criando um documento de texto em um editor, salvar tudo e depois enviar o arquivo para o armazenamento através de mais uma aplicação? No SoftExpert Drive, por exemplo, tudo isso fica mais fácil: você consegue criar e editar documentos de texto com recursos avançados de formatação, correção automática de texto e salvamento em tempo real dentro do próprio drive. 

• Copiar e mover itens entre pastas. Para facilitar o trabalho colaborativo, é fundamental que o seu sistema para arquivo de documentos permita copiar registros com apenas um clique, assim como mover arquivos entre pastas com facilidade. 

• Fluxos de aprovação. Ao ter recursos que permitem conectar o drive a ferramentas de workflow, você acelera revisões de documentos críticos, reduzindo gargalos. 

• Notificações inteligentes. Receber alertas automáticos sobre ações realizadas que requerem atenção, como compartilhamento de arquivos, criação de novos registros ou exclusões, evita falhas e esquecimentos em atividades importantes. 

• Integrações: É fundamental conectar seu software de gestão de arquivos a ERP, CRM, e‑mail e calendários para orquestrar processos de ponta a ponta. O ideal é ter uma única solução para essas – e muitas outras – aplicações, como é o caso do SoftExpert Suite. 

• Conformidade com normas: Principalmente para empresas que atuam em setores muito regulamentados, é fundamental que a plataforma de gestão de documentos e arquivos tenha conformidade com normas como ISO 9001, ISO 27001, RFC e LGPD. 

• Trilhas de auditoria: O drive deve armazenar os relatórios relacionados aos processos de auditoria permitindo visualizar informações como acessos, download e histórico de edição de cada item. 

• Plataformas web, desktop e mobile: É essencial utilizar um sistema que possua funcionamento em nuvem, permitindo assim acesso rápido e seguro de qualquer lugar e em qualquer tipo de dispositivo. 

Os recursos de criar arquivos diretamente no seu Drive, fazer cópias dos registros, movimentar arquivos entre as pastas e solicitar acesso aos registros são novidades da versão 2.2.4 do SoftExpert Drive. 

Como escolher o melhor sistema para arquivar documentos em 5 passos? 

Selecionar a solução ideal vai muito além de avaliar apenas o preço ou a marca. É necessário entender primeiro o contexto da sua empresa, a natureza do mercado em que ela atua e as possiblidades – e necessidades – que a operação oferece. 

Portanto, não existe uma fórmula mágica, tudo depende do entendimento do que você busca e quais sistemas oferecem as soluções apropriadas. 

A boa notícia para facilitar essa busca é que existem alguns critérios essenciais que ajudam a guiar seu caminho rumo ao software de gestão de arquivos ideal. Conheça abaixo cinco passos que você precisa levar em conta nessa pesquisa. 

1. Avaliar a segurança e a conformidade 

• Priorize aquelas soluções que contam com ferramentas para proteger informações sensíveis, tanto da sua empresa, quanto de seus clientes/fornecedores. 

• Conte com formas de controle de acesso granular. Ou seja, que você possa ceder (e revogar) permissões de acesso a cada item individualmente se necessário. Assim você controla quem acessa, edita ou compartilha cada arquivo. 

• Use somente ferramentas que atendam às principais normas e regulamentações do mercado, como LGPD, ISO 27001, assim como requisitos de órgãos regulamentadores. 

2. Testar a facilidade de uso e adoção 

• Avalie se o sistema de gestão de documentos e arquivos oferece interface intuitiva, com menus claros e navegação simples. Além de reduzir o tempo de implementação e treinamento, isso também oferecerá uma experiência de uso mais tranquila e agradável para os colaboradores. 

• Certifique-se que há suporte de uso em dispositivos móveis e no desktop. Isso garante que os usuários possam acessar a ferramenta e colaborar de qualquer lugar e com os dispositivos mais pertinentes em diferentes momentos/usos. 

3. Entender as automações e integrações com workflows 

• Veja como funciona a criação de fluxos de aprovação personalizados, adaptáveis a processos internos específicos. Mesmo que a ferramenta não possua isso nativamente, é importante que ela se conecte a outras aplicações que façam isso (como ferramentas de workflow, por exemplo). 

• Pesquise se há notificações proativas e alertas, seja por e‑mail ou dentro da própria plataforma, quando certas ações forem tomadas. 

4. Avaliar a escalabilidade 

• Faça uma análise da capacidade que a solução possui de crescer conforme sua base de documentos e usuários aumentam, sem perda de velocidade, estabilidade ou segurança. 

5. Suporte, treinamento e comunidade 

• Entenda como é o suporte ao cliente e a documentação de ajuda e uso do sistema. Dessa forma, você tem a tranquilidade de que receberá ajuda qualificada quando necessário e ainda acelera a curva de aprendizado de uso. 

• Priorize aqueles fornecedores que possuam atestados de qualidade reconhecidos por grandes players do mercado, como os selos ISO/IEC 27001 e AWS Qualified Software. 

Como implementar um software de gestão de arquivos? Passo a passo 

Implementar um sistema de gestão de arquivos de forma estruturada é tão importante quanto escolher a solução certa. Seguindo as etapas abaixo, sua organização estará preparada para extrair todo o valor desse tipo de ferramenta, transformando processos manuais em operações automatizadas e alinhadas aos objetivos de negócio da sua empresa 

1. Planejamento e levantamento de requisitos 

• Mapeamento de processos: identifique como os arquivos atualmente são criados, revisados e arquivados na sua empresa. 

• Definição de metas: estabeleça objetivos claros que você deseja alcançar com o uso do software de gestão de arquivos e documentos (por exemplo, reduzir tempo de busca, eliminar retrabalho, cumprir SLAs de compliance). 

• Envolvimento de stakeholders: reúna as equipes de TI, compliance, qualidade e demais que achar relevantes para validar as informações apontadas até agora, além de expectativas e fluxos de trabalho. 

2. Configuração, customização e integração 

• Estrutura de metadata: configure campos, taxonomias e políticas de retenção alinhadas à sua governança documental e de acordo com a solução contratada. 

• Modelagem de workflows: desenhe os fluxos de aprovação, revisão e liberação diretamente na ferramenta, aproveitando templates prontos quando possível. 

• Integrações nativas: conecte o software a ERP, CRM, e‑mail e outras plataformas críticas para que dados e notificações circulem sem atrito. 

3. Projeto-piloto e testes 

• Seleção de um grupo reduzido: escolha um departamento ou projeto-piloto para validar todo o processo criado até então e ajudar a identificar ajustes. 

• Execução de testes: realize testes extensivos no controle de versões, políticas de acesso e backups, simulando cenários reais de uso, de falhas e até mesmo de não conformidades. 

• Feedback contínuo: colete sugestões dos usuários do piloto, ajuste configurações e faça uma nova rodada de validações (e ajustes, se necessário) antes do rollout total. 

4. Treinamento e gestão de mudança 

• Sessões hands‑on: promova workshops práticos para demonstrar como a ferramenta funciona e todos os recursos (e benefícios) que ela oferece. 

• Guia rápido e vídeos tutoriais: se possível, produza materiais curtos e diretos para reforçar boas práticas e acelerar a curva de aprendizado, ou então utilize aqueles disponibilizados pelo fornecedor do software. 

• Campanha de comunicação interna: divulgue os benefícios, marcos de adoção e cases internos de sucesso de uso da aplicação para engajar todas as equipes na adoção do software. 

5. Rollout escalonado e governança contínua 

• Implantação faseada: expanda gradualmente o uso da solução para novas áreas, garantindo suporte dedicado e resolução rápida de dúvidas. 

• Comitê de governança: crie um time responsável por avaliar e atualizar as políticas de acesso, com revisões periódicas de metadados e de workflows. 

• Métricas e melhorias: monitore KPIs como tempo médio de busca, número de revisões e taxas de aprovação. Busque identificar gargalos e promover melhorias constantes. 

6. Suporte e evolução 

• SLA e suporte técnico: garanta um canal ágil para resolução de incidentes e dúvidas, com prazos de resposta claros. 

• Roadmap de upgrades: acompanhe novas versões e módulos que agreguem funcionalidades ao sistema. 

Conclusão 

Em um cenário corporativo cada vez mais orientado por dados, um software de gestão de arquivos deixa de ser apenas um repositório para se tornar o coração da governança documental e da colaboração inteligente. Ao adotar uma solução capaz de agilizar atividades, garantir compliance e fortalecer a segurança digital, sua empresa: 

• Reduz custos operacionais ao evitar retrabalhos e eliminar versões duplicadas; 

• Fortalece a segurança e a conformidade, cumprindo normas como LGPD, ISO 27001 e regulatórias do seu setor; 

• Acelera a tomada de decisão, com acesso rápido a informações confiáveis e relatórios em tempo real; 

• Potencializa a colaboração, permitindo que equipes trabalhem de qualquer lugar, a qualquer hora, sem perder rastreabilidade das alterações. 

A implantação estruturada desse tipo de ferramenta garante que a mudança seja efetiva e abra espaço para melhorias constantes. Quando processos manuais se tornam automatizados, e documentos isolados se transformam em ativos estratégicos, o impacto na produtividade e na qualidade das entregas é evidente. 

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