Empresas de todo o mundo vivem um desafio constante na busca de competitividade. Nessa procura, os processos são um dos ativos mais importantes para a inovação e para alcançar vantagem competitiva. Mas para chegar a excelência, elevar os níveis de sucesso e garantir a sustentabilidade a longo prazo é preciso ter visão estratégica. E, nesse cenário, agregar tecnologia aos processos e integrar sistemas de gestão são caminhos para se diferenciar em um mercado altamente competitivo.
Ao aquirir a fábrica de Taboão da Serra (SP) da empresa suíça Novartis, a União Química, uma das maiores indústrias farmacêuticas do Brasil, enxergou a possibilidade de realizar o nivelamento de sua gestão de documentos, desvios, controle de mudanças e outros processos relacionados à qualidade e, com isso, responder com agilidade às novas exigências do mercado e agregar valor para o negócio.
A União Química não tinha um sistema de gestão de documentos instituído. Já a fábrica adquirida em Taboão da Serra possuía processos maduros que poderiam ser implantados nas demais unidades, mas que eram muito dispendiosos por não serem automatizados.
A companhia buscou então uma solução para integrar seus sistemas de gestão em conjunto com seu ERP. A ferramenta escolhida foi o SoftExpert Excellence Suite (SE Suite), da SoftExpert.
Com a implementação da solução tecnológica para a excelência na gestão, aprimoramento de processos e conformidade regulamentar, a empresa integrou seu ambiente de gestão de negócios. Hoje a ferramenta gerencia processos e mais de 3.000 documentos na organização, com ganhos operacionais e aumento na produtividade.
De acordo com o responsável pela divisão de Governança Tecnológica da União Química, Leonardo Pereira Pedrozo, a ferramenta otimizou recursos e melhorou a gestão de processos da empresa.
“O SE Suite nos ajuda a resolver necessidades ligadas a atual situação econômica do país, resolvendo questões de forte apelo financeiro, automatizando procedimentos e aumentando a eficiência da nossa operação, o que gera, além de ganhos operacionais, redução de custos. Além disso, uma das maiores vantagens é o controle e segurança dos documentos, rastreabilidade e com uma incrível facilidade para busca de registros e documentos, que era uma demanda de todas as áreas da empresa”, avalia Pedrozo.
Segundo Pedrozo, a solução permitiu hospedar múltiplos sistemas de gestão com 100% de aderência às necessidades especificas de áreas distintas e total flexibilidade na modelagem dos processos de negócio.
“O SE Suite é o que chamamos de plataforma cross-areas, que permite otimizar, automatizar e fortalecer os processos de negócio de diferentes setores e de forma integrada. Ou seja, todas as aprovações eletrônicas, indexação e rastreabilidade dos documentos são realizadas através da ferramenta”, afirma Pedrozo.
Hoje, a ferramenta já atende áreas como o Desenvolvimento Humano Organizacional e a Garantia da Qualidade em diversas unidades da União Química. No Desenvolvimento Humano a companhia customizou seu fluxo processual por completo, utilizando o SE Process, um módulo do SE Suite para a modelagem e análise de processos de negócio, e o SE Workflow, um módulo para a Automação de Processos de Negócio. Com isso foi possível controlar as atividades de treinamento de pessoal, as solicitações de desligamentos e o aumento de quadro funcional. Hoje, todas os processos operacionais de Recursos Humanos estão usando workflows via SE Suite.
Segundo a coordenadora de Sistemas da Qualidade da União Química e key user da solução, Roberta da Silva Rodrigues, foram muitos os ganhos obtidos com a implementação da ferramenta.
“O sistema nos suporta em toda cadeia de fluxo de registros dos processos de Desvios, Controle de Mudanças, Investigação de Resultados Fora de Especificação (OOS), Reclamações de Mercado, e Eventos de Qualidade, assim como no acompanhamento das ações corretivas e preventivas relacionadas”, salienta Roberta.
Além dos módulos de gestão de documentos, recentemente foi implementado o módulo de Analytics, assim como os módulos de Gerenciamento de Treinamento, Auditoria e Workflow do DHO. O plano é implantar estes processos em todas as unidades da União Química ao longo deste ano.
Atualmente as principais áreas servidas pela solução da SoftExpert são a Qualidade (e suas subáreas), Recursos Humanos, Gestão de Treinamentos, TI e Auditoria. Estão previstas expansões de uso do sistema também para o departamento jurídico, atendendo às necessidades específicas do setor com workflows modelados para o gerenciamento de contratos, com as aprovações nos momentos certos e acompanhamento de indicadores.
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