Véspera da auditoria: Não deixe para depois o que você pode fazer hoje!
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Véspera da auditoria: Não deixe para depois o que você pode fazer hoje!

Publicado em 29 de Maio de 2020

Geralmente não costumamos ser constantes na atenção dada ao SGQ (Sistema de Gestão da Qualidade). Muitas das ocorrências poderiam ser evitadas antes da auditoria, se não deixássemos para tratá-las na véspera!

Por isso, quanto antes transformamos o apontamento das não conformidades em um hábito, mais cedo serão detectadas as possíveis Não Conformidades no Sistema de Gestão da Qualidade, gerando melhores resultados. Afinal, identificar não conformidades é algo bom para a empresa, porque a companhia trabalha baseada em dados reais e tem a possibilidade de garantir produtos e serviços com mais qualidade através da melhoria contínua (PDCA). O processo de auditoria interna é um fator chave para garantir a eficácia de um sistema de gestão da qualidade.

Deveres de auditoria interna na norma ISO 9001:2015?

As Empresas que possuem certificação ISO 9001 devem conduzir auditorias internas em intervalos planejados, garantindo assim a conformidade e eficácia do seu SGQ (requisito 9.2.1 Auditoria Interna, versão 2015).

Manter um programa de auditoria

Requisito 9.2.2 – “planejar, estabelecer, implementar e manter um programa de auditoria, incluindo a frequência, métodos, responsabilidades.” Esse requisito visa focar o programa de auditoria sobre os processos e as áreas onde existe histórico de reincidências, devido à natureza dos próprios processos.

Ou seja, os processos com maiores níveis de risco ou não conformidades devem ter prioridade no programa de auditoria interna.

Definir o escopo e os critérios para cada auditoria

Essa é a etapa onde serão determinados quais requisitos serão auditados em cada local. A empresa precisa determinar as normas que serão utilizadas como referência na auditoria, assim como exigências legais, internas ou externas que serão consideradas.

Selecionar auditores e garantir objetividade e imparcialidade

É muito importante que a companhia selecione profissionais para conduzir a auditoria de forma objetiva e imparcial. Por exemplo, uma pessoa não pode auditar o seu próprio departamento. Auditoria não pode ser um processo moroso, tem que ser muito objetivo, focado em itens vitais e eliminando triviais. Esses auditores podem ser de origem interna (funcionários da empresa) ou externa (empresa contratada para este serviço).

Assegurar que os resultados das auditorias sejam relatados para a gerência pertinente

O resultado das auditorias é informação. Para que um plano de ação seja traçado, executado, avaliado e depois padronizado (PDCA), é essencial que a Alta Direção esteja ciente e envolvida em todo o processo do Sistema de Gestão da Qualidade e todos os responsáveis devem ser informados sobre o resultado da auditoria em suas respectivas áreas.

Executar ações corretivas apropriadas e sem demora 

A partir das auditorias internas, é possível identificar falhas e não conformidades,  tomando as ações corretivas imediatamente. Como o objetivo da auditoria é melhorar o sistema, não faz sentido a organização não se preocupar em resolver os problemas encontrados. Nesse ponto, é preciso levar em conta a urgência de cada ocorrência e trabalhar para corrigir as mais importantes primeiro.

Reter informação documentada como evidência da implementação e resultados das auditorias

Para finalizar, os auditores terão que registrar e manter as evidências de tudo que foi auditado. Todas as informações da auditoria interna devem ser documentadas, por diversos motivos:

  • Evidência para a auditoria externa;
  • Controle de prazos e medição de eficiência do processo;
  • Rastreabilidade das informações;
  • Engajamento da equipe, tanto para auxiliar nas melhorias detectadas quanto para promover a Cultura do SGQ na organização;
  • Preparar-se para uma auditoria externa requer muito mais que algumas semanas.

A auditoria interna tem que ser um processo!

Sim, a auditoria interna tem que ser periódica e sistemática, ou seja: tem que ser um processo. E assim como qualquer outro processo, tem de ter data para acontecer e periodicidade, precisa de responsáveis e de trabalho duro.

Realizar as auditorias internas é atuar de forma preventiva, pois auxilia na identificação precoce de falhas e diminuição de não conformidades no momento da auditoria externa, o que resulta em economia de tempo e dinheiro.

Não deixe que as auditorias se tornem apenas burocracia na sua empresa.

Sobre o autor
Jeferson Santos

Jeferson Santos

Especialista em Qualidade. Analista de comercial na SoftExpert, fornecedora de softwares e serviços para automação e aprimoramento dos processos de negócio, conformidade regulamentar e governança corporativa.

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