Quando pensamos em sistemas de gestão, rapidamente pensamos em normas internacionais, tais como a ISO 9001, a ISO 14001, dentre outras. E é claro, são ótimos padrões que podem e (recomendo) devem ser seguidos. O problema não está nos padrões citados acima, mas na forma como construímos o nosso sistema de gestão. Quem já esteve comigo em treinamentos, consultorias e auditorias já deve ter ouvido eu falar no “guarda-chuva” chamado Sistema de Gestão. Mas, o que quero dizer com isso?

Bem, vamos lá. Muitas iniciativas, ferramentas e metodologias são utilizadas pelas organizações. Six Sigma, TPM (Total Productive Maintenance), 5S, Lean, Kaizen, entre várias outras, são muito difundidas e incentivadas em todo o tipo e tamanho de empresas. É claro que essas iniciativas são importantes e têm muita relevância no dia-a-dia organizacional. O grande problema é que os sistemas de gestão têm ignorado tais ferramentas e, ao invés de serem construídos utilizando-as, acabam sendo construídos com outras novas formas de se fazer a mesma coisa.

Normas de gestão, como a ISO 9001, não especificam as ferramentas que deverão ou poderão ser utilizadas nas organizações. É uma escolha de cada empresa. Porém, não devemos teimar em criar novas iniciativas além daquelas que já são utilizadas no dia-a-dia. Quando fazemos isso, ao invés do sistema de gestão ser o “grande guarda-chuva”, onde tudo está coberto por ele, abrimos vários outros guarda-chuvas que se tornam concorrentes. Como consequência, as práticas definidas como “padrão” do sistema de gestão se tornam pouco utilizadas, perdendo espaço para aqueles outros guarda-chuvas que são mais fortemente utilizados. Por exemplo, criamos um formulário para tratamento de não conformidades e melhoria contínua. E aí, se a empresa já utiliza a metodologia Kaizen, o nosso formulário cairá no esquecimento! Ou então, a iniciativa TPM leva às mudanças no processos de manutenção e o sistema de gestão não as enxerga.

O fato é que não conheço qualquer ferramenta citada acima que não seja possível colocar embaixo do grande guarda-chuva. Seja ela qual for!

Se você deseja que seu Sistema de Gestão traga melhores resultados, que as pessoas entendam que o Sistema de Gestão não é algo concorrente ou isolado dentro da sua empresa, não teimem em abrir novos guarda-chuvas. Ao contrário, considere todas as iniciativas e façam com que elas sejam cobertas por um único “grande guarda-chuva” chamado sistema de gestão.

Na prática, isso significa que tais iniciativas serão auditadas, avaliadas quanto à sua pertinência, terão suas informações documentadas controladas, etc. Já pensou: durante uma auditoria, quando o item de melhoria contínua for questionado, ao invés de mostrar aquele formulário capenga, que ninguém utiliza, você mostrar o Kaizen funcionando plenamente? Ou então, quando for auditado o item de manutenção da infraestrutura, ao invés de mostrar um plano de manutenção com um monte de falhas, mostrar as práticas de TPM sendo utilizadas pelo pessoal produtivo? Ou ainda, quando forem avaliadas as condições de ambiente para operação de processo, ao ficar sem saber muito como responder você apresentar aquele programa 5S que funciona tão bem?

Não fique à mercê das tempestades que assolam as empresas. Antes, estruture bem seu grande guarda-chuva chamado sistema de gestão.

Delter Lopes é Consultor senior da DealConsulting e Bureau Veritas Veritas. Seu foco de atuação é na formação de pessoas em sistemas de gestão (auditores internos, auditores líderes, implementadores) e em
consultoria em sistemas de gestão (implementação e acompanhamento).