O gerenciamento da qualidade em projetos é o processo de considerar de que maneira seu projeto deve avançar com o intuito de atingir a qualidade desejada. Esse trabalho depende das ações do gerente de projetos, que deve monitorar de maneira contínua a qualidade das atividades que estão sendo executadas.
Trata-se de um esforço essencial para garantir que a sua equipe conseguirá entregar produtos e serviços de alta qualidade com consistência. Como recompensa, seus clientes vão notar esse cuidado e confiar na sua marca para entregar um trabalho transparente, eficiente e de qualidade.
Outra parte chave nesse processo é definir as medidas de garantia da qualidade (QA) necessárias para que os padrões definidos sejam atingidos. Boas medidas de QA vão garantir que sua equipe continuará a melhorar os seus processos de trabalho e terá mais eficiência nas suas operações.
Continue lendo para saber tudo sobre gerenciamento da qualidade em projetos, incluindo quais as melhores ferramentas e como fazer o seu próprio plano de gestão!
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Para que serve o gerenciamento da qualidade em projetos
Ao gerir e priorizar a qualidade dos seus projetos, você contribuirá para ter produtos de melhor qualidade, maior produtividade e clientes mais satisfeitos. Tudo isso é essencial para se diferenciar em mercados cada vez mais competitivos e criteriosos.
Confira abaixo os principais benefícios de um bom gerenciamento de qualidade em projetos:
- Produtos de maior qualidade. Com uma boa gestão de projetos, sua equipe passará por múltiplas iterações no design dos seus produtos. Ao passar por vários processos de desenvolvimento, vocês garantirão que o produto final atenderá às expectativas dos clientes.
- Maior produtividade. Você tem a chance de refletir sobre o resultado de um projeto com base na qualidade do seu planejamento, dos procedimentos e do progresso. Com uma boa gestão da qualidade, você cria relações mais fortes entre os membros da sua equipe, além de melhorar a comunicação e os processos internos.
- Clientes mais satisfeitos. Não é segredo nenhum que entregar produtos ou serviços de baixa qualidade é ruim para a imagem de qualquer empresa. Caso seu entregável não atinja o nível de qualidade desejado, o resultado será clientes insatisfeitos.
- Equipes mais unidas. Ao usar as ferramentas certas de gerenciamento da qualidade, você encoraja a colaboração entre diferentes equipes. Isso evita a criação de silos e facilita o acompanhamento do progresso das equipes — permitindo que você use as reuniões para discutir os feedbacks de um departamento para o outro.
- Economia financeira. Um bom gerenciamento da qualidade em projetos permite que você controle seu orçamento e evite gastar mais do que o necessário. Use processos como planejamento, garantia e controle da qualidade para lidar com problemas antes que a sua solução custe caro demais.
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Ferramentas de gerenciamento da qualidade
Na hora de cuidar da qualidade dos seus projetos, boa parte dos gerentes apela para planilhas e diagramas. Existem seis tipos principais de gráficos e tabelas para essa finalidade. Vamos falar um pouco sobre cada um deles a seguir.
Diagrama de matriz
Começamos com um método usado para analisar os dados dentro da estrutura de uma organização. O diagrama de matriz mostra as relações entre objetivos, fatores e causas dentro de um projeto.
Você pode escolher dentre múltiplos tipos de matrizes, a depender do número de itens e grupos que você deseja analisar. Veja alguns exemplos abaixo:
- Matriz em forma de L. Usada quando há dois itens.
- Matriz em forma de T. Para analisar o relacionamento entre três grupos de itens.
- Matriz em forma de Y. Cria o relacionamento entre três grupos de itens, porém num diagrama circular.
- Matriz em forma de C. Ideai para quando você quiser avaliar três grupos de itens com uma exibição em 3D.
- Matriz em forma de X. Para um relacionamento entre quatro grupos de itens.
Diagrama de rede de projetos
Esta opção permite que a pessoa responsável pela gestão do projeto mapeie as tarefas e os entregáveis dentro dele. Isso ajuda a compreender as atividades necessárias para cumprir cada etapa, facilitando a garantia da qualidade ao final do projeto.
Aqui, usa-se uma representação visual do cronograma das atividades, permitindo que você planeje sua execução do começo ao final. Para chegar nesse objetivo, você deve ilustrar o escopo e o caminho crítico do seu projeto.
Geralmente é feito na forma de um diagrama de setas ou de um diagrama de precedência.
Diagramas de afinidade
Um tipo de diagrama pensado para ajudar equipes a agruparem ideias, informações e dados sobre os entregáveis e o produto do seu projeto. Isso ajuda as equipes envolvidas a entender melhor os requisitos de qualidade que devem ser observados.
No final das contas, seu objetivo é gerar, organizar e consolidar informações sobre produtos, processos, problemas ou questões complexas. Um bom uso para um diagrama de afinidade é durante uma sessão de brainstorming, onde você quer expressar ideias sem quantificá-las.
Gráficos de programa de decisão de processo
São usados para identificar o que poderia dar errado num plano. Eles ajudam as equipes a evitarem problemas e conceberem contramedidas caso haja uma falha nos procedimentos de Quality Assurance.
Desse modo, você consegue mapear os passos necessários para completar um processo e analisar o impacto causado.
Diagramas de inter-relação
Ajudam a pessoa responsável pela gestão de qualidade no projeto a entender as diferentes relações de causa e efeito entre fatores que afetam os entregáveis.
Com isso é possível saber o que afetou positivamente ou negativamente a qualidade de determinado produto ou serviço.
Matrizes de priorização
Mais efetivas durante sessões de brainstorming, as matrizes de priorização permitem que você avalie os problemas com base em critérios predeterminados. Essa técnica possibilita que você crie uma lista de itens da maior prioridade para a menor.
Isso ajuda o gestor da qualidade daquele projeto a identificar quais problemas podem surgir e determinar qual questão deve ser solucionada com maior prioridade.
Considere usar um software de gestão da qualidade
Todas as ferramentas acima são adequadas para fazer uma gestão básica da qualidade de um projeto, mas não conseguem chegar na profundidade ou na flexibilidade de um software específico para esse fim.
Com a solução SoftExpert Qualidade Empresarial – EQM, você moderniza o seu sistema de gestão da qualidade, reduz o esforço necessário para manter conformidade e impulsiona a melhoria contínua de toda a sua organização.
Já com o módulo SoftExpert Project, você pode gerenciar e automatizar com facilidade as solicitações de projetos relacionados a produtos e serviço. Isso tudo através de um conjunto completo de funcionalidades que vão simplificar as melhores práticas de gestão de projetos.
Como fazer o gerenciamento da qualidade em projetos
Estamos falando de um processo que garante a qualidade das entregas e atende às necessidades do cliente e dos interessados no projeto. Para atingir esse objetivo, os processos devem cumprir os requisitos do produto ou serviço.
Também é importante ficar de olho em outros aspectos do projeto. Para ter maior chance de sucesso, não basta atender padrões e especificações. Boa comunicação e cumprimento de prazos são essenciais.
Outra coisa crucial é a prevenção de erros e defeitos. Isso reduz custos e aumenta a previsibilidade. A melhoria contínua dos produtos e processos é igualmente relevante para a qualidade dos projetos.
O guia PMBOK, do Project Management Institute (PMI), define processos para gerenciar a qualidade nos projetos.
1. Faça um planejamento detalhado
Registre os requisitos e padrões de qualidade que o projeto e suas entregas devem atender. Também documente como será demonstrado que o nível de qualidade foi atingido.
Registre a conformidade dos requisitos e identifique as pessoas ou funções responsáveis pela verificação. Esse processo orienta e direciona a gestão e verificação da qualidade.
Estabeleça como os requisitos de qualidade serão incluídos na documentação do projeto e do produto. A forma de aferição da qualidade deve ser ajustada conforme as especificidades do que está sendo produzido.
Para facilitar as inspeções e auditorias, é necessário definir critérios claros. Nesta etapa, deve-se criar o Plano de Gerenciamento da Qualidade, que fará parte do Plano de Gerenciamento do Projeto. Segundo o PMBOK, ele pode incluir:
- Padrões de qualidade do projeto;
- Objetivos de qualidade;
- Papéis e responsabilidades na qualidade;
- Entregas e processos sujeitos a revisão de qualidade;
- Atividades de controle e gerenciamento da qualidade;
- Ferramentas de qualidade a serem usadas;
- Procedimentos para lidar com não conformidades, ações corretivas e melhoria contínua.
2. Garanta que os processos serão executados corretamente
O gerenciamento da qualidade em projetos garante a execução eficaz dos processos. Isso envolve cumprir os padrões e objetivos planejados, assegurando que as entregas atendam às necessidades e requisitos das partes interessadas.
Aqui, a gestão da qualidade abrange o design do produto e melhorias de processos. Essa etapa contribui para a produção de melhores produtos, aumentando a confiança de que futuras entregas cumprirão os requisitos e expectativas.
Ferramentas de garantia da qualidade, como auditorias e análise de falhas, oferecem vários benefícios. Elas permitem verificar a eficácia dos processos e se as entregas atingem o nível de qualidade desejado.
A responsabilidade pela gestão da qualidade é de todos os envolvidos, incluindo patrocinadores e clientes. A boa execução dessa etapa aprimora os processos, resultando em melhores resultados e maior satisfação dos envolvidos.
Esse processo gera relatórios de qualidade que registram os resultados dos testes e auditorias.
3. Monitore e registre as atividades
Controlar a qualidade em projetos envolve monitorar e registrar as atividades de gestão da qualidade para verificar se os padrões estabelecidos estão sendo atingidos. Durante este processo, os níveis de qualidade são aferidos para determinar se são aceitáveis.
Problemas detectados devem ser corrigidos rapidamente, podendo incluir solicitações de mudança no projeto, que seguem um fluxo de aprovações e decisões. O objetivo de controlar a qualidade é verificar a consistência, conformidade e adequação do produto ou serviço, documentando o desempenho das atividades. Isso auxilia na aceitação da entrega pelo cliente.
O controle de qualidade deve ser contínuo ao longo do projeto, não sendo deixado apenas no final. O registro de evidências e controles durante todo o ciclo do projeto demonstra como a qualidade foi atingida, fruto do atendimento às especificações e padrões.
Os níveis de exigência e esforço para controlar a qualidade variam conforme o tipo de produto ou serviço e o setor. Projetos em setores como farmacêutico e nuclear requerem níveis elevados de controle.
Ao melhorar a qualidade dos projetos, você reduz os custos de desenvolvimento e entrega. Isso atrai mais clientes e promove o desenvolvimento de novos produtos e serviços. Portanto, gerenciar a qualidade dos projetos é crucial para o crescimento e a sustentabilidade das organizações.
Leia mais – Gerenciamento Híbrido de Projetos: mais eficácia e qualidade na sua gestão
Conclusão
O gerenciamento da qualidade em projetos não é apenas uma etapa do processo, mas uma filosofia que permeia todas as atividades envolvidas. Com ferramentas adequadas, práticas bem definidas e uma abordagem colaborativa, a gestão da qualidade possibilita alcançar eficiência, consistência e melhoria contínua. Esses esforços não apenas resultam em produtos e serviços superiores, mas também fortalecem a reputação da sua marca no mercado e criam relações mais sólidas com os clientes.
Adotar metodologias descritas neste artigo e investir em tecnologias como as oferecidas pela SoftExpert pode ser o diferencial que coloca sua empresa à frente da concorrência. Lembre-se de que a qualidade não é um objetivo isolado, mas um componente essencial para o sucesso sustentável em um ambiente de negócios cada vez mais exigente.
Agora que você tem todas as informações necessárias, está na hora de implementar um plano de gestão da qualidade nos seus projetos e colher os frutos de um trabalho bem-feito e bem-planejado!
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