O relatório de não conformidade (RNC) é um documento que identifica e registra divergências entre os requisitos definidos pelos padrões de qualidade e condição real de um produto, serviço ou processo. Ele pode ser criado por qualquer área de determinada organização, apesar de ser mais comum nos setores de fabricação, produção e operações.
Já a não conformidade é um evento onde um produto, serviço ou processo deixa de atender os requerimentos de qualidade. Encontrar e corrigir problemas do tipo ajuda as empresas a melhorarem seus processos, produtos e serviços — garantindo conformidade com a legislação no processo.
Para ser efetivo, o documento precisa ter uma boa organização. Ele deve ajudar os leitores a entender a ameaça por trás da violação dos requisitos, além de indicar as ações que devem ser tomadas para sanar o problema.
É por isso que, neste artigo, vamos contar tudo que você precisa saber para criar excelente um relatório de não conformidade. Aqui, você vai descobrir para que serve o RNC, quem deve fazer o relatório e o como elaborá-lo.
Para que serve um relatório de não conformidade
Um relatório de não conformidade (RNC) é uma ferramenta essencial no Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) de uma empresa. Ele serve para registrar todos os desvios ocorridos na produção, nos processos, nos produtos ou serviços.
A principal função do RNC é permitir a análise dos problemas, a identificação de suas causas e o seu tratamento adequado. É isso que vai permitir a correção dos desvios, garantindo a excelência e a qualidade esperada pelos gestores e clientes.
O RNC serve principalmente para:
- Documentar Desvios. Ele registra detalhadamente todas as não conformidades, incluindo: origem, reincidência, requisito, descrição, abrangência e ação de correção.
- Analisar Problemas. Facilita a análise das causas dos problemas, permitindo uma compreensão profunda das falhas nos processos.
- Implementar Correções. Orienta a implementação de ações corretivas para resolver os problemas identificados.
- Melhorar Processos. Auxilia a melhoria contínua de produtos, serviços ou processos de uma companhia.
- Garantir Conformidade. Assegura que os processos atendam aos padrões de qualidade pré-estabelecidos, como os requisitos da ISO 9001.
- Promover a Cultura de Qualidade. Incentiva todos os colaboradores a identificar e reportar não conformidades, promovendo uma cultura de melhoria contínua e responsabilidade compartilhada pela qualidade.
Identificar e tratar não conformidades é crucial para evitar a perda de clientes e garantir a sua satisfação contínua. Ao documentar e corrigir as falhas, a empresa pode prevenir a recorrência dos problemas, melhorando a qualidade e a eficiência de suas operações.
Quem deve fazer um relatório de não conformidade
O responsável pela qualidade é quem deve identificar as não conformidades. No entanto, qualquer colaborador pode apontar desvios. Além disso, todos na empresa têm a responsabilidade de manter a qualidade e garantir a satisfação dos clientes.
É crucial promover uma cultura onde todos se sintam confortáveis para registrar não conformidades e sugerir melhorias. A participação de todos os colaboradores é fundamental para detectar falhas e implementar correções eficazes.
Vale lembrar que o RNC também costuma ser escrito pelo chefe ou pela chefe um departamento, assim como outras pessoas relevantes dentro do SGQ.
Mas se você tem um software de gestão como o SoftExpert Suite, poderá lidar com isso de maneira muito mais fácil. Por exemplo, você pode adquirir o Processo de Registro de Ocorrências, que permite padronizar e digitalizar o processo de criação de um RNC.
Desse modo, você evita que os mesmos problemas aconteçam com frequência, além de diminuir a chance das não conformidades serem resolvidas sem o devido registro. Com o Processo de Registro de Ocorrências, você terá um processo automatizado com todas as ferramentas necessárias para o seu registro de não conformidades.
Como elaborar o relatório de não conformidade
Elaborar um relatório de não conformidade (RNC) é um processo importante para garantir a qualidade e a melhoria contínua dos processos na empresa. Ele precisa descrever o problema, avaliar sua causa e propor uma ação corretiva.
Depois de elaborado o relatório, ainda é necessário monitorar a implementação da sua correção e treinar os colaboradores para evitar ocorrências similares no futuro. Siga os passos abaixo para criar um RNC eficaz:
1. Identifique o desvio e determine a ação imediata
Comece verificando que é a não conformidade e determinando se alguma ação imediata ou urgente precisa ser tomada. Por exemplo, a ISO 9001:2015 sugere que você categorize alguma das seguintes ações a serem tomadas:
- Correção;
- Segregação;
- Contenção;
- Retorno ou suspensão de produtos e serviços;
- Informar o cliente;
- Obter autorização para aceitação sob concessão.
2. Faça uma descrição detalhada
O segundo passo é descrever o problema com o máximo de detalhes possível. A pessoa responsável por abrir o RNC precisa responder quatro perguntas principais sobre a detecção da não conformidade:
- Quem descobriu a não conformidade?
- Qual foi o problema verificado?
- Quando a não conformidade foi encontrada?
- Onde aconteceu a falha no processo?
Suas anotações devem ser claras e fáceis de entender, permitindo que a não conformidade seja investigada da melhor maneira possível — caso seja necessário.
3. Analise a causa da não conformidade
Este passo é especialmente importante no caso de não conformidades mais complexas. Nessa situação, é recomendado que você realize uma análise de causa para entender a raiz do problema de maneira mais profunda.
Nesta fase, recomenda-se usar ferramentas como o diagrama de Ishikawa ou os 5 Porquês para verificar essa origem. Desse modo, sua equipe pode tomar as medidas necessárias para impedir que o problema ocorra novamente.
4. Implemente as ações corretivas
Chegou a hora de criar um plano de ação para garantir a implementação das medidas corretivas. Este é o momento mais importante de todo o processo, pois é ele que permitirá a melhoria da sua organização.
Caso seja executado da maneira correta, esse plano vai reduzir as consequências da não conformidade e pode até mesmo evitar que pequenos problemas se tornem em grandes dores de cabeça no futuro. Para isso, você pode criar um planejamento de correções ou de ações corretivas — a depender do tamanho do problema.
Portanto, você deve escolher entre:
- Correções. Atividades que apenas lidam com as consequências de uma não conformidade. Por exemplo, se uma auditoria interna não levou em conta todo o escopo do sistema de gestão, uma correção possível seria fazer outra auditoria interna que lide com ele na sua totalidade.
- Ações corretivas. Essa opção vai além da anterior, pois analisa a causa raiz da não conformidade. Com isso, sua equipe pode focar em eliminar a verdadeira origem do problema, eliminando o problema de uma vez por todas. Para exemplificar, pense naquela auditoria interna que não considerou todo o escopo do sistema — sua causa raiz pode ter sido um auditor interno que não foi treinado adequadamente.
5. Monitore e verifique as ações
Depois de definir qual tipo de ação será tomada, é importante monitorar a sua implementação e verificar a sua eficácia. Documente os resultados encontrados e faça ajustes caso seja necessário.
Seu relatório já deverá incluir os resultados das ações tomadas para resolver o problema. Caso a não conformidade não tenha sido resolvida depois de implementar as ações planejadas, você precisará abrir outro relatório com os detalhes da não conformidade original.
Os RNCs servem como base para que a gestão possa revisar os processos e encontrar melhorias. Por isso, é importante categorizar os relatórios com base nos fatores mais importantes para aquela área do seu negócio.
Para exemplificar, você pode separá-los pela origem da não conformidade ou pela data da ocorrência. Assim, na hora de examinar as informações, é possível extrair informações essenciais que vão contribuir para a melhoria contínua da sua organização.
6. Comunique-se e treine seus colaboradores
Informe todos os envolvidos no processo sobre a não conformidade ocorrida e as ações que foram tomadas. Então promova treinamentos para evitar que aconteçam futuras ocorrências similares.
Desse modo, você pode melhorar a conscientização sobre a importância da gestão da qualidade na sua organização. Isso ajuda a manter os problemas da sua organização sob controle, mantendo a pessoa responsável ciente do que está acontecendo e das ações que serão tomadas para evitar uma nova ocorrência.
Seguindo esses passos, sua empresa pode garantir que as não conformidades sejam tratadas de maneira eficaz, contribuindo para uma maior satisfação dos seus clientes.
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Conclusão
O Relatório de Não Conformidade (RNC) é uma ferramenta que vai ajudar a manter os padrões de qualidade e promover a melhoria contínua dentro de qualquer organização. Ele permite que as empresas não apenas identifiquem falhas, mas também analisem suas causas e implementem soluções eficazes.
Desse modo, ele garante a conformidade com as regulamentações e a satisfação dos clientes. Ao seguir as etapas detalhadas neste artigo, sua organização estará equipada para lidar com não conformidades de maneira proativa.
A implementação de um processo robusto de gestão de não conformidades contribui diretamente para a eficiência operacional, a confiança do cliente e a reputação da empresa. Com o modelo de RNC exclusivo apresentado aqui, você pode padronizar seus processos, assegurando uma abordagem sistemática e eficiente na gestão de desvios.
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