Organizar reuniões corporativas envolve muitos fatores tais como definição de datas, alocação dos participantes e definição dos tópicos que serão abordados (ata digital).
Seja para tratar assuntos relacionados a clientes, projetos ou mudança de processos, as reuniões empresariais fazem parte do dia-a-dia das organizações. Mas quem nunca saiu de uma reunião com a sensação de faltou um desfecho?
A realidade é que sem uma solução para ajudar na gestão de reuniões corporativas, se gasta muito tempo discutindo e muitas vezes nada é decidido. O tempo mal aproveitado, pode acabar impactando outros processos da empresa.
Se sua empresa busca gerenciar reuniões com mais facilidade e controle, fique por aqui, pois neste post iremos abordar uma nova ferramenta da plataforma SoftExpert Suite que vai tornar a organização das reuniões corporativas mais simples e eficiente.
O que é o SoftExpert Reunião?
O SoftExpert Reunião é um software para planejar, coordenar e controlar a realização de reuniões. A ferramenta conta com recursos para otimizar tarefas como, definição dos tópicos que serão abordados, que separam os temas discutidos por duração e responsáveis, decisões tomadas para que cada participante possa incluir e validar as informações discutidas, documentos relacionados permitindo a inserção de diversos formatos (pdf, csv, doc e etc.), desdobramento das decisões da reunião em planos de ação, apontamento de horas dos colaboradores entre outros.
Como funciona o SoftExpert Reunião?
O SoftExpert Reunião faz parte do SoftExpert Suite, uma plataforma para a excelência na gestão, aprimoramento de processos e conformidade regulamentares. O novo componente pode ser integrado a outros componentes da solução. Dessa forma é possível organizar reuniões se beneficiando das automatizações disponíveis no SoftExpert Suite, tais como alertas, notificações por e-mail, conhecimento de publicações e criações de painéis de acompanhamento, etc.
Ele funciona como um Calendário Global abrangendo todos os departamentos, equipes, gestores e colaboradores da organização. Dessa forma as atividades, responsabilidades e tarefas ficam centralizadas em um único local.
Além disso, você pode vincular projetos para realizar o apontamento das horas trabalhadas pelos colaboradores.
Quais são as vantagens do SoftExpert Reunião?
Uma das grandes vantagens é que a ferramenta ajuda a conduzir as reuniões de maneira focada. No SoftExpert Reunião os gestores podem planejar os temas que precisam ser tratados e ainda estipular sua duração. Em seguida, enquanto a reunião está em andamento os responsáveis podem incluir as decisões tomadas e interromper a reunião com pausas programadas. Neste processo documentos e arquivos podem ser anexados, garantindo a segurança das informações onde somente os participantes podem visualizar as informações.
Outra grande vantagem é que as decisões da reunião, podem ser transformadas em planos de ação inteligentes. Para cada ação é possível definir um prazo e um responsável. Ao final, os participantes recebem notificações e alertas para que verifiquem as decisões tomadas e assinem digitalmente a reunião.
O sistema também encaminha as tarefas, para que os responsáveis pelo plano de ação possam executá-las.
