A produtividade é uma enorme exigência no ambiente organizacional. Isso implica em realizar atividades com mais qualidade e de forma mais inteligente, otimizando o uso de recursos, como por exemplo, o tempo.
Os colaboradores muitas vezes reclamam que não conseguem ser mais produtivos, devido ao excesso de atividades e responsabilidades. E aqui cabe uma pergunta:
Será que o número de atividades é realmente elevado, ou a maneira como os processos estão definidos é que compromete a eficiência e a produtividade?
Os processos devem ajudar as organizações a realizar as atividades em maior escala e a melhorar a eficiência das operações. Eles oferecem uma maneira de medir o progresso e a produtividade, o que faz com que as pessoas se sintam mais eficientes e responsáveis. Quando implementados de forma correta, os processos devem permitir que as organizações realizem trabalhos complexos, através da padronização e simplificação das tarefas, que são necessárias para manter os negócios funcionando longe de problemas.
No entanto, muitos processos são implementados de forma que acabam deixando as pessoas de mãos atadas. Isso é um aspecto negativo, uma vez que acabam trazendo mais restrições que benefícios.
Se o dia-a-dia de uma equipe é caracterizado por inúmeras solicitações de permissão para executar uma atividade, se as pessoas dedicam grande parte do dia elaborando relatórios ou preenchendo planilhas, participando de reuniões que não agregam nada, ou respondendo e-mails sem importância, você tem um problema.
Como é possível inovar se tudo é rotulado como urgente e deve ser executado o mais rápido possível?
Em algum ponto as pessoas irão ceder. Elas terão que escolher se irão executar o que é prioritário, o que é urgente ou o que deve ser concluído o mais rápido possível. O resto será postergado até cair no esquecimento, ou se realmente for importante, será realizado em outro momento. Isso tudo impede que os colaboradores busquem por mudanças e melhorias na forma de conduzir os processos.
Conheça a seguir quatro obstáculos que comprometem a produtividade em uma empresa:
1. Delegar, mas impedir a tomada de decisão
Delegar mais responsabilidade para as pessoas, mas ainda assim exigir que solicitem assinaturas ou aprovações para fazer qualquer coisa. Isso muitas vezes reflete a falta de confiança do gestor perante os membros da sua equipe.
Como superar: A confiança é um dos pilares em qualquer relacionamento. Uma relação de confiança no trabalho promove a cooperação e o comprometimento, cria espaço para a apresentação de novas ideias e a superação de dificuldades, criando um ambiente menos engessado e com maior agilidade nos processos.
2. Foco no processo e não nas pessoas
Com a preocupação de padronizar todo o processo, otimizar as atividades e solucionar problemas, líderes olham somente para o processo e esquecem das pessoas. Isso não funciona.
Como superar: Os processos não falam, não dão sugestões, não sabem onde estão as dificuldades. Por isso o fator humano é fundamental quando se trata de melhoria. As pessoas envolvidas nas atividades no dia-a-dia conhecem as dificuldades e geralmente podem contribuir com ideias sobre o que precisa ser mudado para resolver os problemas.
3. Excesso de reuniões
Colaboração não significa que cada ação ou decisão a ser tomada, requer reuniões envolvendo toda a equipe. Isso deixa as pessoas sobrecarregadas e compromete a eficiência do seu trabalho. Muitas vezes, estas práticas são antigas nas empresas. Ninguém sabe como ou porque começou, mas sempre foi assim.
Como superar: Este é um bom indicativo de que novas políticas e procedimentos precisam ser definidos. Caso já existam, eles precisam ser revisados em prol da produtividade.
4. Falta de entendimento sobre visão e missão
A visão e a missão são dois elementos ligados as estratégias de negócio. Mas que acabam impactando nos processos da empresa. Quando os colaboradores não as compreendem, eles podem agir de maneira diferente do que a empresa espera, tendo a produtividade comprometida enquanto realizam suas atividades.
Como superar: O propósito de existir de uma empresa deve ser claro e de conhecimento de todos os colaboradores. Quando o nível operacional conhece as diretrizes, é possível evitar a ocorrência de uma série de problemas e de retrabalho. Isso resulta em produtos e serviços de maior qualidade e clientes mais satisfeitos.
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