Sabe aquele documento que você acabou de editar, mas não sabe onde salvou? Ou aquele outro documento importante que você nunca encontra facilmente? O simples fato de você salvar um arquivo em uma pasta errada ou digitar incorretamente o nome do arquivo, torna muito mais difícil encontrá-lo na próxima vez que você precisar dele.
Você provavelmente já conhece soluções de ECM (Gestão do Conteúdo Empresarial) e todos os benefícios que elas podem trazer para a gestão de seus conteúdos. Se não conhece, ou quer recordar, sugiro a leitura deste post aqui.
O foco deste artigo não é a gestão do conteúdo em si, mas o papel que ela tem ao se integrar com outras soluções potenciais geradoras de conteúdo.
Se todas as informações da minha organização estivessem em um único local, tudo seria muito fácil! Mas é justamente o contrário. Elas estão em vários locais, seguem diferentes fluxos e tem vários formatos.
Uma abordagem inteligente para a integração do ECM com as principais fontes de informação reduz o tempo gasto na pesquisa e a possibilidade de erros, ao mesmo tempo em que ajuda a obter mais produtividade de seus sistemas de negócios existentes.
Aqui estão os três principais sistemas de negócios com os quais você deveria considerar a integração com a sua solução de ECM:
ERP (Enterprise Resource Planning)
Esse sistema é definitivamente a ferramenta mais importante para se integrar, pois ele é um canal para todas as informações contábeis que chegam e saem. A integração do ECM com o ERP oferece muitas maneiras de simplificar os processos contábeis.
Para contas a receber, por exemplo, você não precisa mais imprimir faturas em papel e salvar os arquivos digitais separadamente. Em vez disso, basta “imprimi-lo” virtualmente no ECM. A partir daí, o ECM o distribui para o cliente por e-mail, enquanto armazena automaticamente uma cópia para seus próprios registros.
Isso ajuda a economizar tempo no processo, pois o contador tem todas as informações relevantes ao alcance das mãos: fatura, comprovante de entrega, pedido de compra original e cotação inicial. Essa facilidade de acesso reduz erros e acelera o processo, o que tende a resultar em menor tempo para pagamento e melhor fluxo de caixa.
Para contas a pagar, a integração de ECM oferece uma maneira eficiente de obter informações em seu sistema ERP. Por exemplo, durante o processo de aprovação do pagamento, você provavelmente já capturou muitas informações, como o nome do fornecedor na fatura, o número da fatura, o valor total e assim por diante. Se os seus sistemas não estiverem integrados, normalmente é necessário que alguém digite esses dados manualmente no sistema ERP.
Em vez disso, a integração do ECM facilita o upload dos dados do pagamento no sistema ERP. Isso melhora a produtividade e a precisão, ajudando a garantir que você pague apenas pelos produtos e serviços que solicitou e recebeu.
CRM (Customer Relationship Management)
Integrar as plataformas de CRM e ECM melhora a eficiência ao armazenar e recuperar documentos do cliente, como comunicações, e-mails e faturas.
Imagine que você esteja trabalhando no sistema de CRM e tenha que criar uma comunicação. O CRM provavelmente tem um modelo pronto que gera um arquivo do Word com o layout adequado e usa o registro do cliente para preencher automaticamente vários campos (endereço, nome do cliente, etc). Depois que a carta é feita, é hora de imprimi-la ou enviá-la eletronicamente ao cliente e salvar uma cópia.
Se você imprimir o documento e tentar usar “salvar como” para armazenar uma cópia em outro lugar, começam a surgir as oportunidades para erros. Você precisa se preocupar em salvar a cópia com o nome de arquivo correto na pasta correta e talvez até copiá-la duas ou três vezes para armazená-la em locais diferentes.
Se você está confiando nos usuários para digitar os metadados manualmente, você pode perder a consistência dos dados. Uma pessoa pode digitar “Empresa XYZ” no CRM, mas depois abreviá-la para “XYZ” ao salvar o arquivo. Essa inconsistência resulta em problemas para encontrar os documentos necessários.
Com a integração com o ECM, todo o arquivamento e indexação são feitos automaticamente, em segundo plano. O ECM salva uma cópia digital enquanto imprime a carta de papel e automaticamente indexa o documento para fácil recuperação, capturando o nome da empresa, número da fatura, etc. Com o ECM, você cria um arquivo digital confiável com metadados consistentes, sem nenhum trabalho adicional para os funcionários.
Se sua empresa usa o Microsoft Exchange ou o Outlook, a pasta de e-mail de cada funcionário é um silo de informações. Eles não podem compartilhar facilmente as informações contidas nesses e-mails, a não ser encaminhando-os a todos que podem ou não estar interessados. O ideal é que os e-mails relevantes para toda a organização entrem em uma central de documentos, onde estejam facilmente acessíveis.
A integração do ECM com seu sistema de e-mail permite que os usuários arquivem seletivamente mensagens de entrada e saída. Basta usar um plugin que armazena e indexa automaticamente os e-mails selecionados, estando assim disponíveis para outros colegas pesquisarem, dependendo das configurações de acesso.
No fim das contas, o ECM é muito mais do que apenas um repositório centralizado para todos os seus documentos e informações. Ele também é uma ferramenta para capturar, recuperar e compartilhar essas informações com eficiência. Integrar o ECM com seus sistemas de negócios existentes (especialmente seu ERP, CRM e E-mail) oferece benefícios importantes em toda a sua organização.
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