¿Sabe aquel documento que usted terminó de editar, pero no sabe en donde lo guardó? ¿O aquel otro documento importante que usted nunca encuentra fácilmente? El simple hecho de que usted guarde un archivo en una carpeta equivocada o digite incorrectamente el nombre del archivo, hace que sea mucho más difícil encontrarlo la próxima vez que usted lo precise.
Usted probablemente ya conoce soluciones de ECM (Gestión del Contenido Empresarial) y todos los beneficios que pueden traer para la gestión de sus contenidos. Si no conoce, o quiere recordar, le sugiero la lectura de esta publicación de aquí.
El enfoque de este artículo no es la gestión del contenido en sí, sino el papel que ella tiene al integrarse con otras soluciones potenciales generadoras de contenido.
Si todas las informaciones de mi organización estuviesen en un único local, ¡todo sería muy fácil! Pero es justamente lo contrario. Están en varios locales, siguen diferentes flujos y tienen varios formatos.
Un abordaje inteligente para la integración del ECM con las principales fuentes de información reduce el tiempo gastado en la búsqueda y la posibilidad de errores, al mismo tiempo en que ayuda a obtener más productividad de sus sistemas de negocios existentes.
Aquí están los tres principales sistemas de negocios con los que usted debería considerar la integración con su solución de ECM:
ERP (Enterprise Resource Planning)
Ese sistema es definitivamente la herramienta más importante para integrarse, pues es un canal para todas las informaciones contables que llegan y salen. La integración del ECM con el ERP ofrece muchas maneras de simplificar los procesos contables.
Para cuentas a recibir, por ejemplo, usted no precisa más imprimir facturas en papel y guardar los archivos digitales separadamente. En vez de eso, basta “imprimirlo” virtualmente en el ECM. A partir de allí, el ECM lo distribuye para el cliente por e-mail, mientras almacena automáticamente una copia para sus propios registros.
Eso ayuda a economizar tiempo en el proceso, pues el contador tiene todas las informaciones relevantes al alcance de las manos: factura, comprobante de entrega, pedido de compra original y presupuesto inicial. Esa facilidad de acceso reduce errores y acelera el proceso, lo que tiende a resultar en menor tiempo para pago y mejor flujo de caja.
Para cuentas a pagar, la integración de ECM ofrece una manera eficiente de obtener informaciones en su sistema ERP. Por ejemplo, durante el proceso de aprobación del pago, usted probablemente ya capturó muchas informaciones, como el nombre del proveedor en la factura, el número de la factura, el valor total y así por delante. Si sus sistemas no estuvieran integrados, normalmente es necesario que alguien digite esos datos manualmente en el sistema ERP.
En vez de eso, la integración del ECM facilita el upload de los datos del pago en el sistema ERP. Eso mejora la productividad y la precisión, ayudando a garantizar que usted pague sólo por los productos y servicios que solicitó y recibió.
CRM (Customer Relationship Management)
Integrar las plataformas de CRM y ECM mejora la eficiencia al almacenar y recuperar documentos del cliente, como comunicaciones, e-mails y facturas.
Imagine que usted esté trabajando en el sistema de CRM y tenga que crear una comunicación. El CRM probablemente tiene un modelo listo que genera un archivo de Word con el layout adecuado y usa el registro del cliente para completar automáticamente varios campos (dirección, nombre del cliente, etc.). Después que la carta es hecha, es momento de imprimirla o enviarla electrónicamente al cliente y guardar una copia.
Si usted imprime el documento y trata de usar “guardar como” para almacenar una copia en otro lugar, comienzan a surgir las oportunidades para errores. Usted precisa preocuparse en guardar la copia con el nombre de archivo correcto en la carpeta correcta y tal vez hasta copiarla dos o tres veces para almacenarla en locales diferentes.
Si usted está confiando en los usuarios para digitar los metadatos manualmente, usted puede perder la consistencia de los datos. Una persona puede digitar “Empresa XYZ” en el CRM, pero después abreviarla para “XYZ” al guardar el archivo. Esa inconsistencia resulta en problemas para encontrar los documentos necesarios.
Con la integración con el ECM, todo el archivado e indexación son hechos automáticamente, en segundo plano. El ECM guarda una copia digital mientras imprime la carta de papel y automáticamente indexa el documento para fácil recuperación, capturando el nombre de la empresa, número de la factura, etc. Con el ECM, usted crea un archivo digital confiable con metadatos consistentes, sin ningún trabajo adicional para los funcionarios.
Si su empresa usa Microsoft Exchange o Outlook, la carpeta de e-mail de cada funcionario es un silo de informaciones. Ellos no pueden compartir fácilmente las informaciones contenidas en esos e-mails, a no ser encaminándolos a todos los que pueden o no estar interesados. Lo ideal es que los e-mails relevantes para toda la organización entren en una central de documentos, en donde estén fácilmente accesibles.
La integración del ECM con su sistema de e-mail permite que los usuarios archiven selectivamente mensajes de entrada y salida. Basta usar un plugin que almacena e indexa automáticamente los e-mails seleccionados, estando así disponibles para que otros colegas busquen, dependiendo de las configuraciones de acceso.
Al final de las cuentas, el ECM es mucho más que sólo un repositorio centralizado para todos sus documentos e informaciones. También es una herramienta para capturar, recuperar y compartir esas informaciones con eficiencia. Integrar el ECM con sus sistemas de negocios existentes (especialmente su ERP, CRM y E-mail) ofrece beneficios importantes en toda su organización.
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