7 passos para convencer executivos a adotar uma nova ferramenta para Gestão de Projetos

Agora que você já sabe quais são as 10 perguntas a fazer antes de comprar uma solução para Gestão de Projetos e sabe quais soluções atendem suas necessidades, chegou a hora de convencer os executivos da sua empresa a adquirir uma nova ferramenta. Mas como convencê-los? Para isso, separamos 7 passos para convencer executivos a adotar uma nova ferramenta para Gestão de Projetos.

Se você, ou a sua equipe, achou uma ferramenta para gestão de projetos e tem certeza que ela irá resolver todos os problemas que enfrentam, você vai precisar “vender” essa ideia à equipe executiva.

Confira os 7 passos que irão ajudar a convencê-los!

1) Seja o capitão da mudança:

Implementar uma nova ferramenta para Gestão de Projetos pode não ser uma tarefa fácil.  Por isso, se você apresentar sua ideia a sua equipe ou ao seu chefe esperando que alguém tome o comando, sua iniciativa vai morrer ali mesmo. Seja o dono da mudança e abrace a sua ideia! Iniciativas sem líderes sempre falham.

2) Pesquise e experimente. Depois, pesquise e experimente mais um pouco:

Não importa se a nova ferramenta para Gestão de Projetos é mais “bonitinha” que a usada atualmente. O importante é se ela funciona, e isso só tem como saber de uma maneira: usando!

Quando for avaliar qualquer software, assista vídeos, leia opiniões de usuários, solicite uma demonstração ou prova de conceito e faça um “test-drive”.

Se o fornecedor da solução pedir qualquer quantia em dinheiro antes mesmo que você veja o produto, ou somente deixá-lo testar algumas funcionalidades, pergunte a si mesmo “quais problemas estão tentando esconder”?

3) Recrute seus soldados:

Existe uma grande probabilidade de outras equipes ou departamentos também usarem a nova ferramenta para Gestão de Projetos que você está sugerindo. Ou, pelo menos, a chance de serem impactados de alguma forma com a sua implantação.

Por exemplo, você pode ter que lidar com a Rafaela do departamento de Engenharia que ama suas planilhas e será relutante em abandoná-las.

Então, para que seu pitch seja bem-sucedido, você vai precisar que os líderes de equipes ou gestores estejam a bordo desde o início do processo, antes mesmo de apresentar à equipe executiva.

ferramenta para Gestão de Projetos

4) Tenha um plano:

Adotar uma nova ferramenta para Gestão de Projetos é um projeto em si. Então, trate-o com o mesmo respeito e dedicação que trata seus projetos. Familiarização com o nova ferramenta e treinamento custarão o tempo de toda a empresa. Esse tempo deve ser adequadamente planejado, se não, tudo vai por água abaixo.

Crie um plano, compartilhe-o com as outras partes interessadas (executivos e líderes) e obtenha o apoio deles. Essa vai ser a diferença entre uma implementação bem-sucedida ou malsucedida.

Se você não tem certeza de quanto tempo vai demorar, pergunte ao representante da solução. Se ele não souber, procure outra ferramenta!

Além disso, procure implementar usando uma abordagem pequena ou em projetos não cruciais. Isso pode ser mais aceitável pelos executivos e outros líderes de departamentos.

5) Venda-se:

Suas chances de vender a sua ideia serão maiores se os executivos lhe conhecem e respeitam as suas habilidades. Quanto maior for o número de pessoas que confiam em você, maior serão as chances de aceitarem suas recomendações.

Também, leve em consideração o seu público-alvo. Você pode estar abordando pessoas que não conhecem ou não estão cientes e interessados nos desafios que você está tentando resolver com a nova ferramenta para Gestão de Projetos.

Por isso, é importante ajustar seu discurso e fazê-lo importante a todos em grande escala.  Por exemplo, seu discurso pode ter foco em “equipes mais produtivas, aumento nos lucros, redução de gastos, clientes mais satisfeitos, etc”. Demonstre que você conhece todos os benefícios que a nova solução tem a oferecer a empresa geral e não só ao seu departamento.

6) Faça uma demonstração:

Como parte de sua proposta, mostre para os executivos como a nova ferramenta para Gestão de Projetos funciona e como atenderá suas necessidades específicas. Dessa forma, você não está somente falando de ideias ou conceitos abstratos.

Agende a demonstração da ferramenta com bastante antecedência para que todos que irão utilizá-la possam participar. Assim, todos terão a oportunidade de compartilhar suas preocupações e fazer perguntas.

Demonstração - ferramenta para Gestão de Projetos

7) Apresente um business case para implantar a nova ferramenta para Gestão de Projetos:

Mostre números concretos e não apenas otimismo. No início, executivos e líderes estão procurando o Retorno do Investimento (ROI). Claro que você irá despertar o interesse usando frases como “essa ferramenta para Gestão de Projetos melhora a eficiência” ou “reduz retrabalho”. Mas, inclua também números como “estimativa de economia de X Mil Reais por ano”, por exemplo, comparando com a solução usada atualmente.

Além disso, se prepare para responder perguntas como:

  • O que acontece se a nova ferramenta não funcionar?
  • Por quanto tempo teremos que usar ela? Qual é o custo?
  • Podemos voltar para a solução antiga se essa não funcionar como esperamos?

Essas são perguntas que você precisa saber responder antes mesmo de agendar uma reunião. Você pode ter que lidar com pessoas que são contra quaisquer tipos de mudanças, então, tenha respostas assertivas e concretas!

Sucesso - ferramenta para Gestão de Projetos

Fazer qualquer tipo de mudança em uma empresa é um grande desafio. Não importa se é uma nova ferramenta para Gestão de Projetos ou simplesmente uma mudança na temperatura do ar condicionado.

Se você descobriu uma nova solução que acredita ser “a melhor invenção desde a roda”, se prepare adequadamente, esteja firme e bem informado. E não deixe o medo de rejeição à sua ideia lhe impedir. No fim das contas, todos querem tomar decisões que tenham um impacto relevante e positivo na sua empresa.

Gus Oliveira

Autor

Gus Oliveira

Gustavo Oliveira é graduado em Administração de Empresas e em Economia pela Universidade de Massachusetts - Dartmouth (EUA). Gustavo possui experiência na indústria de software para excelência empresarial e também na área financeira e de desenvolvimento de negócios, atuando em grandes empresas nos Estados Unidos e no Brasil como analista financeiro, consultor de estratégia de negócios e consultor sênior de projetos.

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