Ahora que usted ya sabe cuáles son las 10 preguntas a hacer antes de comprar una solución para Gestión de Proyectos y ya sabe qué soluciones atienden sus necesidades, llegó el momento de convencer a los ejecutivos de su empresa a adquirir una nueva herramienta. Pero, ¿cómo convencerlos? Para eso, separamos 7 pasos para convencer a ejecutivos a adoptar una nueva herramienta para Gestión de Proyectos.

Si usted, o su equipo, encontró una herramienta para gestión de proyectos y tiene certeza que la misma resolverá todos los problemas que enfrentan, usted va a precisar “vender” esa idea al equipo ejecutivo.

¡Vea los 7 pasos que ayudarán a convencerlos!

1) Sea el capitán del cambio:

Implementar una nueva herramienta para Gestión de Proyectos puede no ser una tarea fácil.  Por eso, si usted presenta su idea a su equipo o a su jefe esperando que alguien tome el comando, su iniciativa va a morir allí mismo. ¡Sea el dueño del cambio y abrace su idea! Iniciativas sin líderes siempre fallan.

2) Investigue y pruebe. Después, investigue y pruebe un poco más:

No importa si la nueva herramienta para Gestión de Proyectos es más “bonita” que la usada actualmente. Lo importante es si funciona, y eso sólo se puede saber de una manera: ¡usando!

Cuando vaya a evaluar cualquier software, vea videos, lea opiniones de usuarios, solicite una demostración o prueba de concepto y haga un “test-drive”.

Si el proveedor de la solución pide cualquier cuantía en dinero aún antes de que usted vea el producto, o solamente le deja probar algunas funcionalidades, pregúntese “¿qué problemas están tratando de esconder”?

3) Reclute a sus soldados:

Existe una gran probabilidad de que otros equipos o departamentos también usen la nueva herramienta para Gestión de Proyectos que usted está sugiriendo. O, por lo menos, la oportunidad de ser impactados de alguna forma con su implantación.

Por ejemplo, usted puede tener que lidiar con Rafaela del departamento de Ingeniería que ama sus planillas y será reticente en abandonarlas.

Entonces, para que su pitch sea exitoso, usted va a precisar que los líderes de equipos o gestores estén a bordo desde el inicio del proceso, aún antes de presentarlo al equipo ejecutivo.

4) Tenga un plan:

Adoptar una nueva herramienta para Gestión de Proyectos es un proyecto en sí. Entonces, trátelo con el mismo respeto y dedicación con que trata a sus proyectos. Familiarización con la nueva herramienta y entrenamiento costarán el tiempo de toda la empresa. Ese tiempo debe ser adecuadamente planificado, si no, todo se va por agua abajo.

Cree un plan, compártalo con las otras partes interesadas (ejecutivos y líderes) y obtenga su apoyo. Esa va a ser la diferencia entre una implementación exitosa o un fracaso.

Si usted no tiene certeza de cuánto tiempo va a demorar, pregunte al representante de la solución. Si él no lo sabe, ¡busque otra herramienta!

Además, trate de implementar usando un abordaje pequeño o en proyectos no cruciales. Eso puede ser más aceptable por los ejecutivos y otros líderes de departamentos.

5) Véndase:

Sus oportunidades de vender su idea serán mayores si los ejecutivos lo conocen y respetan sus habilidades. Cuanto mayor sea el número de personas que confía en usted, mayores serán las chances de que acepten sus recomendaciones.

También, lleve en consideración su público objetivo. Usted puede estar abordando a personas que no conocen o no están conscientes ni interesadas en los desafíos que usted está tratando de resolver con la nueva herramienta para Gestión de Proyectos.

Por eso, es importante ajustar su discurso y hacerlo importante a todos en gran escala. Por ejemplo, su discurso puede tener enfoque en “equipos más productivos, aumento en las ganancias, reducción de gastos, clientes más satisfechos, etc.”. Demuestre que usted conoce todos los beneficios que la nueva solución tiene a ofrecerle a la empresa en general y no sólo a su departamento.

6) Haga una demostración:

Como parte de su propuesta, muestre a los ejecutivos cómo la nueva herramienta para Gestión de Proyectos funciona y cómo atenderá sus necesidades específicas. De esa forma, usted no está solamente hablando de ideas o conceptos abstractos.

Programe la demostración de la herramienta con bastante antecedencia para que todos los que la utilizarán puedan participar. Así, todos tendrán la oportunidad de compartir sus preocupaciones y hacer preguntas.

7) Presente un business case para implantar la nueva herramienta para Gestión de Proyectos:

Muestre números concretos y no sólo optimismo. Al inicio, ejecutivos y líderes están buscando el Retorno de Inversión (ROI). Claro que usted despertará el interés usando frases como “esa herramienta para Gestión de Proyectos mejora la eficiencia” o “reduce el retrabajo”. Pero, incluya también números como “estimativa de economía de X Mil Reales por año”, por ejemplo, comparando con la solución usada actualmente.

Además, prepárese para responder preguntas como:

• ¿Qué sucede si la nueva herramienta no funciona?
• ¿Por cuánto tiempo tendremos que usarla? ¿Cuál es el costo?
• ¿Podemos volver a la solución antigua si esa no funciona como esperamos?

Esas son preguntas que usted precisa saber responder aún antes de programar una reunión. Usted puede tener que lidiar con personas que son contra cualesquiera tipos de cambios, entonces, ¡tenga respuestas asertivas y concretas!

Hacer cualquier tipo de cambio en una empresa es un gran desafío. No importa si es una nueva herramienta para Gestión de Proyectos o simplemente un cambio en la temperatura del aire acondicionado.

Si usted descubrió una nueva solución que cree ser “la mejor invención desde la rueda”, prepárese adecuadamente, esté firme y bien informado. Y no deje que el miedo al rechazo a su idea se lo impida. Al final de cuentas, todos quieren tomar decisiones que tengan un impacto relevante y positivo en su empresa.