Entonces su empresa resolvió invertir en una solución para Gestión de Proyectos. ¡Qué excelente noticia! Pero, ¿y ahora?

Usted debe estar preguntándose: ¿Qué tipo de herramienta debemos usar? ¿Será que debemos adquirir una herramienta para instalar en nuestros servidores? ¿Qué funcionalidades son más importantes? Tendremos tiempo para capacitación de los usuarios? ¿Existe una solución que consigue administrar el ciclo de vida completo de los proyectos?

Pensando en esas dudas, y considerando la variedad de herramientas disponibles hoye, con diferentes funcionalidades y precios, resolvimos darle una “manito”.

Conozca ahora las 10 preguntas que deben ser hechas antes de comprar una solución para Gestión de Proyectos.

1) ¿Qué tipo de solución debemos utilizar?

Esta pregunta es el puntapié inicial de su búsqueda. Respondiendo esa pregunta ya hacemos un filtro enorme. La primera decisión que precisamos tomar es si queremos una solución para Gestión de Proyectos web, una solución hospedada en la nube o si queremos una solución instalada en nuestros servidores.

Muchas veces, esa elección lleva en consideración el costo, ya que las soluciones web y hospedadas en la nube suelen ser financieramente más accesibles. Además de eso, las empresas menores generalmente no poseen los recursos necesarios para administrar la instalación interna de una solución.

2) ¿La solución es intuitiva?

El sistema debe ser fácil de usar y extremadamente intuitivo, al punto de que su equipo no precise pasar por un entrenamiento extensivo. A la velocidad que caminamos hoy, su equipo encontrará inconveniente pasar gran parte de su tiempo aprendiendo a usar una solución para Gestión de Proyectos compleja y difícil de aprender.

3) ¿La solución es colaborativa?

Aún cuando la palabra “colaborativa” tenga significados diferentes para personas diferentes, la herramienta debe ser inherentemente colaborativa. La solución para Gestión de Proyectos debe permitir que su equipo tome decisiones rápidas y bien informadas.

4) ¿Es simple y muestra las informaciones necesarias para las personas correctas?

Esa es una funcionalidad extremadamente importante. Las personas involucradas con el proyecto sólo deben tener acceso a las informaciones que son relevantes a ellas.

La solución para Gestión de Proyectos debe ofrecer esa funcionalidad para evitar el acceso indebido a datos sensibles y, también, para que las personas involucradas no sean bombardeadas con informaciones irrelevantes.

5) ¿Ofrece comunicación en tiempo real?

Diga adiós a los días “off-line”. Hoy, los equipos deben ser inmediatamente avisados sobre cualquier cambio.

Además, el gestor del proyecto debe saber inmediatamente el estado de todas y cualesquiera actividades del proyecto. En caso que aparezca cualquier riesgo, incidente o problema, el equipo del proyecto debe ser notificado lo más rápido posible.

6) ¿Ofrece paneles de control?

Las informaciones críticas que el alto escalón de las empresas (personas responsables por tomar decisiones) buscan deben ser exhibidas de forma resumida y ser fácilmente visualizables.

Por ejemplo, un dashboard con informaciones de indicadores de status del proyecto, presupuesto, uso de recursos, progreso y riesgos exhibidos de forma clara con gráficos, tablas, semáforos y etc.

7) Consigue administrar el ciclo de vida completo del proyecto?

Su proyecto va a pasar por desafíos y problemas, ya sean riesgos, restricciones de recursos, atrasos, etc. Usted va a precisar una solución para Gestión de Proyectos que tenga la habilidad de administrar recursos (humanos y/o activos), riesgos, registro de horas, gastos y mucho más.

Verifique si la solución de gestión de proyectos siendo evaluada ofrece los recursos necesarios para conducir su proyecto de forma eficaz desde la planificación a la entrega.

8) ¿Es una herramienta integrada?

¿A usted le gustaría tener informaciones del proyecto esparcidas por varias herramientas en lugar de en una única solución? Imagino que no.

Por mi experiencia, usar diferentes softwares para hacer la gestión del proyecto aumenta drásticamente el riesgo de usar datos e informaciones equivocadas o desactualizadas. Ese riesgo es casi nulo cuando usamos una solución para Gestión de Proyectos integrada.

9) ¿Existe movilidad en el uso?

¿A usted le gustaría una herramienta que le ofreciese la flexibilidad de ser usada a cualquier momento en cualquier lugar?

Hoy, a todos nos gusta tener informaciones a todo momento en la punta de nuestros dedos.

Por eso, la solución debe ofrecer movilidad, con el acceso a las informaciones del proyecto en donde usted esté y en el horario que usted quiera, a través de dispositivos conectados a internet como notebooks, smartphones y tablets.

Eso que la respuesta a la primera cuestión que fue levantada al inicio de la publicación sea aún más importante.

10) ¿Esa solución para Gestión de Proyectos acompañará diferentes momentos de la empresa?

La solución debe ser modular y ofrecerle la flexibilidad de ser ampliada, o aún hasta reducida, de acuerdo con las necesidades de su negocio.

Obviamente, esas son solamente algunas de las cuestiones que deben ser analizadas por su empresa antes de escoger una solución para Gestión de Proyectos adecuada. Pero, es un óptimo punto de partida, dado el gran número de opciones presentes hoye en el mercado.

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Gus Oliveira

Autor

Gus Oliveira

Gustavo Oliveira es graduado en Administración de Empresas y en Economía por la Universidad de Massachusetts - Dartmouth (EE.UU.). Tiene experiencia en la industria de software para excelencia empresarial, en el área financiera y de desarrollo de negocios, actuando en grandes empresas en Estados Unidos y en Brasil como: analista financiero, consultor de estrategia de negocios y consultor senior de proyectos.

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