Todas as empresas que prezam por qualidade ou que precisam demonstrar conformidade com algum padrão realizam auditorias dos seus sistemas de gestão. Para garantir auditorias de qualidade e de forma padronizada, a ISO oferece a ISO 19011, que são diretrizes para auditoria de sistemas de gestão.
A aplicação da ISO 19011 pode variar enormemente de acordo com o tamanho da empresa a ser auditada, com sua complexidade ou com o nível de maturidade de seu sistema de gestão. Mas os princípios fundamentais de auditoria são comuns à todas elas, e incluem: integridade, transparência, profissionalismo, confidencialidade, independência ou imparcialidade, e abordagem baseada em evidências.
Com base na ISO 19011 e nas melhores práticas de auditoria, listo 8 dicas para otimizar a gestão de suas auditorias:
1 – Planeje os objetivos dos programas de auditoria com base nos riscos
Assuntos de maior significância devem ser priorizados, e para isso é preciso avaliar os riscos constantemente. A gestão de riscos deve ser holística e servir como critério essencial para definir suas prioridades.
2 -Selecione bem a equipe de auditoria
As equipes e os líderes de auditoria podem e devem variar de acordo com a complexidade dos programas a serem auditados. Certifique-se de capacitar sua equipe adequadamente e de utilizar seus recursos de forma otimizada.
3 – Invista em um sistema de gestão
Gestão do cronograma das auditorias, checklists, relatórios, ações corretivas, registro de evidências. Tudo pode ser facilitado com uma boa solução de TI para gestão de auditorias.
4 – Monitore as atividades continuamente
Acompanhe o andamento das atividades de auditoria e use o feedback de auditados e da equipe para promover ajustes na abordagem durante a execução da auditoria. Lembre-se de monitorar também o desempenho do auditor.
5 – Revise e aprimore sempre que possível
Não conformidades recorrentes, mudança de fornecedores ou alteração de integrantes da equipe de auditoria podem exigir ajustes nas frequências de auditoria e no seu andamento. Esteja aberto a estas possibilidades.
6 – Prepare o plano de auditoria
Invista no planejamento. Planeje quanto tempo será gasto na verificação dos processos e de sua documentação.
7 – Amplie seus horizontes
O equilíbrio entre observação, entrevista e documentação é chave. As evidências objetivas podem vir de qualquer uma das formas.
8 – Comunique-se durante a auditoria
Registros de não conformidade ou oportunidades de melhoria devem ser comunicados durante o processo de auditoria e não apenas apresentados na reunião final.
