Todas las empresas que buscan calidad o que precisan demostrar conformidad con algún estándar realizan auditorías de sus sistemas de gestión. Para garantizar auditorías de calidad y de forma estandarizada, la ISO ofrece la ISO 19011, que son directrices para auditoría de sistemas de gestión.
La aplicación de la ISO 19011 puede variar enormemente de acuerdo con el tamaño de la empresa a ser auditada, con su complejidad o con el nivel de madurez de su sistema de gestión. Pero los principios fundamentales de auditoría son comunes a todas ellas, e incluyen: integridad, transparencia, profesionalismo, confidencialidad, independencia o imparcialidad, y abordaje basado en evidencias.
Con base en la ISO 19011 y en las mejores prácticas de auditoría, listamos 8 sugerencias para optimizar la gestión de sus auditorías:
1 – Planifique los objetivos de los programas de auditoría con base en los riesgos
Los asuntos de mayor significancia deben ser priorizados, y para eso es preciso evaluar los riesgos constantemente. La gestión de riesgos debe ser holística y servir como criterio esencial para definir sus prioridades.
2 -Seleccione bien el equipo de auditoría
Los equipos y los líderes de auditoría pueden y deben variar de acuerdo con la complejidad de los programas a ser auditados. Certifíquese de capacitar a su equipo adecuadamente y de utilizar sus recursos de forma optimizada.
3 – Invierta en un sistema de gestión
Gestión del cronograma de las auditorías, checklists, informes, acciones correctivas, registro de evidencias. Todo puede ser facilitado con una buena solución de TI para gestión de auditorías.
4 – Monitorice las actividades continuamente
Acompañe el progreso de las actividades de auditoría y use el feedback de auditados y del equipo para promover ajustes en el abordaje durante la ejecución de la auditoría. Recuerde monitorizar también el desempeño del auditor.
5 – Revise y mejore siempre que sea posible
No conformidades recurrentes, cambio de proveedores o alteración de integrantes del equipe de auditoría pueden exigir ajustes en las frecuencias de auditoría y en su progreso. Esté abierto a estas posibilidades.
6 – Prepare el plan de auditoría
Invierta en la planificación. Planifique cuánto tiempo será gastado en la verificación de los procesos y de su documentación.
7 – Amplíe sus horizontes
El equilibrio entre observación, entrevista y documentación es clave. Las evidencias objetivas pueden venir de cualquiera de las formas.
8 – Comuníquese durante la auditoría
Los registros de no conformidad u oportunidades de mejora deben ser comunicados durante el proceso de auditoría y no sólo presentados en la reunión final.
