Nas discussões sobre como aprimorar o desempenho operacional ou a qualidade dos produtos, frequentemente se negligencia um item muito importante: a Gestão de Fornecedores. Os compradores identificam bons fornecedores no mercado, considerando custo, serviço e qualidade, assinam contratos de fornecimento e pronto. Agora o desafio está com a área de manufatura/produção.
A gestão de fornecedores não pode se limitar apenas a etapa de compra. A equipe de “compras” pode e precisa ser mais ativa em todo o processo de produção. A gestão ativa dos seus fornecedores, pode trazer resultados surpreendentes. Veja alguns aspectos práticos para lhe ajudar nessa conquista.
1. Envolva a gerência sênior no processo
A primeira e uma das etapas mais importantes do processo é envolver a gerência sênior. Isso implica em alinhar as metas de desempenho do fornecedor com as metas corporativas dentro do seu plano de negócios. Independentemente do foco de suas metas, se na redução de custos, no desenvolvimento de novas tecnologias, novos mercados, na otimização da produtividade, primeiro você precisa abordar a gerência e apresentar a ela um plano inicial convincente. Se gerência sênior estiver envolvida, é mais provável que ela ajude na alocação de recursos, assegurando, assim, que as metas sejam alcançadas.
2. Desenvolva um sistema de medição
As oportunidades mais poderosas surgem da boa comunicação entre os resultados esperados e obtidos. Com base nessa premissa, quando os fornecedores percebem que você os está acompanhando diariamente, eles irão te responder com mais velocidade. Melhorar o desempenho do fornecedor a longo prazo se dá através de um painel diário claro e fácil de entender, com apenas alguns indicadores-chave de desempenho (KPIs). Em vez de medir vinte coisas por dia, escolha algumas áreas básicas, como entrega ou qualidade, e exiba-as para todos os fornecedores verem. Os fornecedores geralmente têm muitos clientes para manterem satisfeitos, aquele que comunica seus padrões e os monitore a cada dia vai atrair sua atenção total. Com este sistema em funcionamento, você está no caminho certo para melhorar o desempenho do fornecedor a longo prazo.
3. Defina o que você espera do fornecedor e comunique-o
Sistemas de medição permanentes com revisão anual são um bom caminho. Este scorecard (conjunto de indicadores de desempenho) deve abranger todas as áreas críticas de importância, tais como capacidade de resposta do fornecedor, avaliação de serviço, gerenciamento de produtos e suporte de vendas. O ponto aqui é dizer ao fornecedor exatamente o que o faz feliz e o que você quer. O desenvolvimento de um conjunto de requisitos exclusivos para cada fornecedor, em vez de painéis de avaliação genéricos também pode ser interessante. Pode dar um pouco mais de trabalho, mas, a longo prazo, a eficácia mais do que duplica. Os fornecedores têm mais dificuldade em se esquivar quando as metas são personalizadas. Este scorecard vai funcionar como o painel diário, em complemento ao item anterior, oferecendo ao fornecedor e ao cliente padrões e responsabilidades claros.
4. Faça uma análise de suas práticas de gerenciamento de compras e cadeia de suprimento
Uma verdadeira análise se concentrará nos pontos fortes e fracos conhecidos, identificando as mudanças organizacionais necessárias para preencher as lacunas identificadas. Para tirar o máximo proveito de uma análise interna, ela deve ser completa, sincera, honesta e realista. Compare sua organização com outras empresas e operações semelhantes e busque áreas de complacência e oportunidades de melhoria. E se você realmente quiser uma avaliação imparcial, considere ajuda externa.
5. Implemente uma abordagem de equipe para a gestão de fornecedores
Ao usar um conceito de equipe, todas as áreas funcionais responsáveis por vários aspectos do desempenho do fornecedor são reunidas sob uma estrutura de trabalho de matriz. Em tais equipes, os compradores geralmente são os líderes de equipe. Dependendo de quão grande e complexa é a cadeia de suprimentos, qualidade, logística, planejamento, engenharia e outros grupos são trazidos para a estrutura da equipe. Para funcionar bem, essas equipes devem ter poder de permanência. Não se trata de uma designação temporária para atender e trabalhar em um conjunto de metas de curto prazo, mas, ao contrário, os membros da equipe compartilham as metas e os planos do gerenciamento de fornecedores. Em outras palavras, os membros aprendem e agem juntos para melhorar o fornecedor. A complexidade das cadeias de suprimentos modernas requer mais recursos do que a maioria das organizações de compras possui, mas os ganhos com o uso dessa abordagem por equipes são enormes.
6. Treine a sua equipe de forma contínua
Na maioria das empresas se negligencia o treinamento básico sobre sistemas internos, práticas e estratégias de melhoria de fornecedores a longo prazo, bem como o mínimo de padrões da indústria. Isso se traduz em uma perda de eficiência que pode ficar em torno de 30% se comparada a produtividade de equipes altamente treinadas. Melhorar o desempenho do fornecedor significa saber como chegar aos fornecedores, demonstrando compreensão sobre suas operações, seus sistemas, suas práticas e ajudando-os a alcançar novos níveis de realização. O treinamento deve ser centrado no que você precisa de um fornecedor e como obtê-lo.
7. Conheça bem os seus principais fornecedores
Quando digo conhecer bem seus principais fornecedores, não me refiro a apenas auditar um fornecedor e arquivar a papelada uma vez a cada um ou dois anos. Suas equipes devem visitar os fornecedores com frequência. Quanto mais eles sabem sobre o fornecedor e o que faz parte do processo do fornecedor, maiores são as chances de identificar oportunidades em relação ao custo, qualidade, entrega, desenvolvimento de novos produtos e desempenho sustentável da cadeia de suprimentos. Alguns compradores não saem de suas mesas, a não ser para ir até a recepção buscar um fornecedor que veio para uma reunião. Para maior eficiência, os compradores devem ser encorajados a viajar e conduzir uma gestão prática de fornecedores.
8. Desenvolva políticas de melhores práticas entre fornecedores
Procure boas ideias e espalhe-as entre o restante da base de fornecedores. Pode não ser algo tão comum, mas é uma prática existente entre algumas das melhores empresas em todo o mundo e, uma vez que elas coletam informações relevantes em um fornecedor, elas as usam para melhorar o restante da base de fornecimento. Obviamente, é preciso ficar longe de práticas proprietárias, mas os conceitos são sempre válidos. A prioridade nem sempre deve ser o desempenho de seus sistemas internos, mas sim o desempenho dos sistemas do fornecedor.
9. Alinhe o número de fornecedores que você gerencia aos seus recursos
O número de recursos usados para gerenciar fornecedores é uma conta que não fecha na maioria das organizações. Você só pode administrar efetivamente um número finito de fornecedores com uma abordagem prática bem definida. Para gerenciar fornecedores de forma produtiva você precisa possuir pessoal suficiente em posse de ferramentas de medição de desempenho e recursos modernos de outras áreas. Se não for possível, reduza a base de fornecimento para um nível gerenciável, certificando-se de que ele se encaixa em suas capacidades disponíveis.
