En las discusiones sobre cómo mejorar el desempeño operacional o la calidad de los productos, frecuentemente se negligencia un ítem muy importante: la Gestión de Proveedores. Los compradores identifican a buenos proveedores en el mercado, considerando costo, servicio y calidad, firman contratos de suministro y listo. Ahora el desafío está con el área de manufactura/producción.

La gestión de proveedores no puede limitarse sólo a la etapa de compra. El equipo de “compras” puede y precisa ser más activo en todo el proceso de producción. La gestión activa de sus proveedores puede traer resultados sorprendentes. Vea algunos aspectos prácticos para que lo ayuden en esa conquista.

1. Involucre a la gerencia senior en el proceso

La primera y una de las etapas más importantes del proceso es involucrar a la gerencia senior. Eso implica en alinear las metas de desempeño del proveedor con las metas corporativas dentro de su plan de negocios. Independiente del enfoque de sus metas, ya sea en la reducción de costos, en el desarrollo de nuevas tecnologías, nuevos mercados, en la optimización de la productividad, primero usted precisa abordar la gerencia y presentarle a ella un plan inicial convincente. Si la gerencia senior está involucrada, es más probable que ayude en la asignación de recursos, asegurando, así, que las metas sean alcanzadas.

2. Desarrolle un sistema de medición

Las oportunidades más poderosas surgen de la buena comunicación entre los resultados esperados y obtenidos. Con base en esa premisa, cuando los proveedores perciben que usted los está acompañando diariamente, le responderán con más velocidad. Mejorar el desempeño del proveedor a largo plazo se da a través de un panel diario claro y fácil de entender, con sólo algunos indicadores llave de desempeño (KPIs). En vez de medir veinte cosas por día, escoja algunas áreas básicas, como entrega o calidad, y exhíbalas para que todos los proveedores lo vean. Los proveedores generalmente tienen muchos clientes para mantener satisfechos, aquel que comunique sus estándares y los monitorice cada día va a atraer su atención total. Con este sistema en funcionamiento, usted está en el camino correcto para mejorar el desempeño del proveedor a largo plazo.

3. Defina lo que usted espera del proveedor y comuníquelo

Los sistemas de medición permanentes con revisión anual son un buen camino. Este scorecard (conjunto de indicadores de desempeño) debe abarcar todas las áreas críticas de importancia, tales como capacidad de respuesta del proveedor, evaluación de servicio, gestión de productos y soporte de ventas. El punto aquí es decirle al proveedor exactamente lo que lo hace feliz y lo que usted quiere. El desarrollo de un conjunto de requisitos exclusivos para cada proveedor, en vez de paneles de evaluación genéricos también puede ser interesante. Puede dar un poco más de trabajo, pero a largo plazo, la eficacia se duplica o más. Los proveedores tienen más dificultad en esquivarse cuando las metas son personalizadas. Este scorecard va a funcionar como el panel diario, en complemento al ítem anterior, ofreciendo al proveedor y al cliente estándares y responsabilidades claras.

4. Haga un análisis de sus prácticas de gestión de compras y cadena de abastecimiento

Un verdadero análisis se concentrará en los puntos fuertes y débiles conocidos, identificando los cambios organizacionales necesarios para llenar los vacíos identificados. Para obtener el máximo provecho de un análisis interno, debe ser completo, sincero, honesto y realista. Compare su organización con otras empresas y operaciones semejantes y busque áreas de complacencia y oportunidades de mejora. Y si usted realmente quiere una evaluación imparcial, considere obtener ayuda externa.

5. Implemente un abordaje de equipo para la gestión de proveedores

Al usar un concepto de equipo, todas las áreas funcionales responsables ​​por varios aspectos del desempeño del proveedor son reunidas bajo una estructura de trabajo de matriz. En tales equipos, los compradores generalmente son los líderes de equipo. Dependiendo de qué grande y compleja es la cadena de abastecimiento, calidad, logística, planificación, ingeniería y otros grupos son traídos para la estructura del equipo. Para funcionar bien, esos equipos deben tener poder de permanencia. No se trata de una designación temporaria para atender y trabajar en un conjunto de metas de corto plazo, sino, al contrario, los miembros del equipo comparten las metas y los planes de la gestión de proveedores. En otras palabras, los miembros aprenden y actúan juntos para mejorar al proveedor. La complejidad de las cadenas de abastecimiento modernas requiere más recursos que la mayoría de las organizaciones de compras posee, pero los aumentos con el uso de ese abordaje por equipos son enormes.

6. Entrene a su equipo de forma continua

En la mayoría de las empresas se negligencia el entrenamiento básico sobre sistemas internos, prácticas y estrategias de mejora de proveedores a largo plazo, bien como el mínimo de estándares de la industria. Eso se traduce en una pérdida de eficiencia que puede quedar en alrededor de 30% si comparada a la productividad de equipos altamente entrenados. Mejorar el desempeño del proveedor significa saber cómo llegar a los proveedores, demostrando comprensión sobre sus operaciones, sus sistemas, sus prácticas y ayudándolos a alcanzar nuevos niveles de realización. El entrenamiento debe ser centrado en lo que usted precisa de un proveedor y cómo obtenerlo.

7. Conozca bien a sus principales proveedores

Cuando digo conocer bien a sus principales proveedores, no me refiero a sólo auditar a un proveedor y archivar la papelada una vez a cada uno o dos años. Sus equipos deben visitar a los proveedores con frecuencia. Cuanto más ellos saben sobre el proveedor y lo que hace parte del proceso del proveedor, mayores son las chances de identificar oportunidades con relación al costo, calidad, entrega, desarrollo de nuevos productos y desempeño sostenible de la cadena de abastecimiento. Algunos compradores no salen de sus mesas, a no ser para ir hasta la recepción a buscar a un proveedor que vino para una reunión. Para mayor eficiencia, los compradores deben ser estimulados a viajar y conducir una gestión práctica de proveedores.

8. Desarrolle políticas de mejores prácticas entre proveedores

Busque buenas ideas y espárzalas entre el resto de la base de proveedores. Puede no ser algo tan común, pero es una práctica existente entre algunas de las mejores empresas en todo el mundo y, una vez que ellas colectan informaciones relevantes en un proveedor, las usan para mejorar el resto de la base de suministro. Obviamente, es preciso permanecer lejos de prácticas propietarias, pero los conceptos son siempre válidos. La prioridad no siempre debe ser el desempeño de sus sistemas internos, y sí el desempeño de los sistemas del proveedor.

9. Alinee el número de proveedores que usted administra a sus recursos

El número de recursos usados para administrar proveedores es una cuenta que no cierra en la mayoría de las organizaciones. Usted sólo puede administrar efectivamente un número finito de proveedores con un abordaje práctico bien definido. Para administrar proveedores de forma productiva usted precisa poseer personal suficiente en poder de herramientas de medición de desempeño y recursos modernos de otras áreas. Si no fuera posible, reduzca la base de suministro para un nivel administrable, certificándose de que se encaja en sus capacidades disponibles.