O Planejamento de Recursos Empresariais e os software ERP mudaram a maneira como as empresas operam. Eles trouxeram ordem ao que antes era um ambiente desordenado, simplificando, padronizando e integrando processos nos diferentes departamentos das organizações, como compras, finanças e distribuição, entre muitos outros.
Mas existe outra categoria de soluções que apresentam as mesmas características de um software ERP: são modulares, abrangem os vários departamentos da empresa e promovem melhorias no âmbito corporativo e estratégico.
São as soluções para gestão integrada da excelência e conformidade empresarial.
E por que a implementação de um sistema de gestão é uma tarefa desafiadora? Como a solução tem impacto corporativo é sempre desafiador envolver diversas áreas e recursos em um projeto comum. Falhas na implementação adequada podem resultar em desperdício financeiro e de recursos, além de atrasarem ou comprometerem a entrega dos benefícios esperados.
A triste realidade é que as falhas de implantação se tornaram uma ocorrência comum. No mercado de ERP por exemplo, é sabido que 75% das implementações falham. Quando uma empresa falha durante a implementação de um software de gestão corporativo, você pode apostar que foi por causa de um ou mais dos seguintes motivos:
Por que a implementação de sistemas de gestão falha?
1. Ineficácia na definição dos requisitos do sistema
É fácil para qualquer empresa automatizar processos existentes implementando uma solução se software. No entanto, esses processos devem ser submetidos a análises completas ao coletar informações sobre os requisitos esperados do sistema.
Requisitos mal definidos podem gerar muitos problemas durante a implantação e até mesmo depois dela. Em casos extremos, pode até se desdobrar em brigas judiciais.
O que fazer: lembre-se de que um software de gestão corporativa foi projetado para automatizar e melhorar processos. Os usuários em potencial devem identificar quais áreas precisam ser aprimoradas e o que se espera do sistema antes da implementação dessa plataforma.
2. Excluir os usuários da tomada de decisão
Ao contrário do que muitas organizações fazem, os funcionários que vão usar o software devem ser consultados ao comprar essa solução. A maioria dos gerentes de TI gasta seu tempo para que seus projetos sejam aprovados por especialistas que geralmente ignoram essa etapa muito importante.
O que fazer: para impedir que isso aconteça com sua organização, reserve tempo suficiente para garantir que os funcionários chave sejam envolvidos no processo de compra e implementação.
3. Falha ao escolher adequadamente entre as modalidades Cloud ou On Premise
Há fatores a serem considerados ao escolher entre instalações locais e implementadas na nuvem. As ferramentas locais exigem que as equipes de TI mantenham o sistema e o hardware. Essa forma de implantação é adequada para quem deseja ter seus sistemas em execução em suas próprias instalações. O software baseado em nuvem, por outro lado, exige que a conexão estável e segura à internet de forma a atender o pessoal em campo.
As implementações na nuvem vem ganhando força no mercado atual, mas não estão isentas de desafios. É preciso ponderar vantagens e desvantagens considerando cada situação de forma particular.
O que fazer: identifique as necessidades e restrições da sua empresa antes de definir seu investimento.
4. Orçamentos inadequados para o departamento de TI
Muitos tomadores de decisão geralmente cometem o erro de esgotar os custos de implementação do sistema, que não se limitam ao hardware ou software necessário. Uma implementação bem-sucedida também precisa de uma equipe de TI competente. Limitar os orçamentos de implementação pode resultar na falha do projeto.
O que fazer: os executivos devem considerar seus orçamentos de implementação junto com os demais envolvidos no processo.
5. Implementação rápida
Dada a complexidade dos sistemas de gestão corporativos, identificar rapidamente os requisitos de implementação, realizar o treinamento do usuário e ativar esses sistemas simplesmente não pode ser feito de uma vez só. É comprovado que este modelo de implementação é ineficaz. Organizações bem-sucedidas optam por adotar uma abordagem mais lenta, mas mais eficiente, o que envolve uma implementação gradual.
O que fazer: conduza a implementação do seu sistema uma etapa de cada vez. Todas as etapas de um projeto de implantação são importantes.
6. Subestimar o gerenciamento de mudanças
Qualquer implementação de software nunca deve deixar de fora o elemento de gerenciamento de mudanças. Todas as partes interessadas devem ser capazes de enfrentar os desafios das mudanças, quando acontecerem. Mudanças organizacionais incluem funcionários, tecnologia e processos, que podem levar à transformação positiva de qualquer negócio.
O que fazer: o foco indevido na tecnologia que visa melhorar os processos não é suficiente; recursos humanos e planejamento estratégico também precisam ser considerados.
7. Foco excessivo nos recursos da ferramenta
Certamente, a importância dos recursos da plataforma nunca pode ser desconsiderada, mas também é preciso considerar o histórico, a flexibilidade e a capacidade de integração de uma plataforma com outros sistemas, entre outros aspectos.
O que fazer: reserve um tempo para avaliar os recursos de uma plataforma em potencial antes de escolher uma.
8. Falta de investimento/apoio à equipe de implementação
Uma das fases mais importantes da implementação do sistema é a alocação de tempo e recursos para a equipe de implementação. As pessoas certas que têm poder de decisão são necessárias para tal empreendimento. No entanto, isso significa que os membros da equipe precisariam lidar com a reatribuição de tarefas, que geralmente vem com o processo de implementação. Isso pode determinar o sucesso ou falha de qualquer implementação. Os tomadores de decisão devem ser sensíveis às necessidades de suas equipes de negócio e tecnologia.
O que fazer: é necessário tempo e recursos suficientes para sua equipe de implementação para que o projeto seja bem-sucedido.
9. Comunicação ineficaz
A falta de comunicação, especialmente entre os departamentos corporativos, pode afetar negativamente qualquer implementação de um sistema de gestão corporativo. Isso pode ser evitado através da criação de um plano de comunicação para todas as fases do projeto. Uma pequena equipe formada por funcionários de todos os departamentos, com maior probabilidade de serem afetados pela solução, também deve ser criada.
O que fazer: As equipes de implementação devem garantir que essa equipe principal seja constantemente atualizada sobre o andamento do projeto.
A mais completa solução corporativa para a gestão integrada da excelência e conformidade empresarial
O SoftExpert Excellence Suite é uma a solução que atende de forma colaborativa todas as demandas críticas para a excelência no desempenho organizacional. Os componentes do SoftExpert Excellence Suite podem ser implementados à medida que as necessidades da empresa cresçam e exijam a incorporação de novas funcionalidades.
Com o SoftExpert Excellence Suite, aplicações interconectadas em um único ambiente de trabalho colaborativo substituem diversos sistemas de gestão isolados que endereçam apenas pontos específicos do negócio, que provocam grandes perdas por ineficiência e erro causadas por duplicidade de funções, perda de visibilidade e inconsistência das informações.
Além de uma ferramenta completa, todos os serviços oferecidos pela SoftExpert são executados por profissionais altamente capacitados, apoiados por processos, ferramentas e metodologias que garantem a qualidade e eficácia dos projetos de implementação.
