¿Alguna vez te has enfrentado a un problema recurrente y has pensado: “¿Por qué sigue ocurriendo esto?” La metodología de los 5 Porqués te ayuda a llegar a la raíz del problema — de forma sencilla, directa y eficaz, haciendo una única pregunta: ¿por qué?
¿Qué es el método de los 5 porqués?
Cuando nos enfrentamos a un problema, es muy común tratar de solucionarlo observando sus síntomas. Es algo que proviene del instinto humano. Sin embargo, este tipo de enfoque tiene un efecto parcial o temporal. Además, si no se trata su causa raíz, es posible que el problema se repita, lo que se conoce como reincidencia.
Fue para lidiar con esto que Taiichi Ohno, ingeniero de Toyota, creó la metodología en los años 70, detallada en su libro Toyota System Production (TPS). Además de los 5 porqués, Taiichi también inventó el pensamiento lean y el kanban.
En su enfoque, Taiichi creó una forma de resolver problemas internos de manera eficiente y sencilla. Estas características han hecho que los 5 porqués sean tan populares. Es por eso que muchas personas todavía creen que esta es una herramienta exclusiva de la industria automotriz.
Sin embargo, esta estrategia funciona en empresas de cualquier tamaño o segmento.
Lo importante es que existe la necesidad de resolver problemas e implementar acciones correctivas de forma rápida y sencilla.
¿Cómo aplicar los 5 Porqués en la prática?
La aplicación de los 5 porqués es bastante sencilla: cuando identificas un problema, te preguntas “por qué” cinco veces, hasta llegar a la causa del problema. Es importante aclarar que “cinco” es solo un número sugerido por el método.
Habrá casos en los que será necesario continuar más allá de las cinco preguntas, al igual que también habrá situaciones en las que la causa raíz del problema surgirá antes que la quinta pregunta.
¿Cuáles son los pasos para usar los 5 Porqués?
- Forma un equipo cualificado: Una persona no puede resolverlo todo. Cuente con un equipo que conozca bien el proceso y los detalles del problema que hay que corregir. Debe contar con un facilitador, que guiará a los demás participantes y ayudará a mantener el foco en identificar las causas del tema analizado.
- Describe el problema con claridad: Para ello, utiliza documentos, registros, correos electrónicos y otros elementos útiles, observando todo lo que está sucediendo. Así, todos tendrán el mismo enfoque y los detalles no pasarán desapercibidos.
- Pregunta: “¿Por qué ocurrió este problema?”: Evite responder a esta pregunta con suposiciones o hipótesis. Asegúrese de que cada respuesta se base en pruebas concretas y en hechos o datos.
- Repite la pregunta “¿por qué?” hasta llegar a la causa raíz: Recuerda que cinco es solo una referencia. En ciertos problemas tendrás que repetir la pregunta más veces, mientras que en otros podrás determinar la causa raíz antes de eso.
- Define acciones correctivas, asigna responsables y haz seguimiento: Otro punto que suele causar confusión es saber el momento correcto para cerrar las preguntas y finalizar el análisis. Esto suele ocurrir cuando se hace la pregunta y no se llega a una respuesta con pruebas.
Una vez identificada la causa raíz del problema, el equipo debe definir qué acciones se tomarán para corregirlo, evitando que se repita.
¿Cuál es un ejemplo claro de aplicación de los 5 Porqués?
Ya conoces el concepto detrás del funcionamiento de los 5 porqués. Para ayudarte a poner esto en práctica, hemos preparado un ejemplo ilustrativo de la aplicación de esta herramienta.
Ejemplo de uso de los 5 Porqués:
Problema que debe analizarse: Las piezas están pintadas de forma incompleta.
- Primero, ¿por qué? La cabina de pintura se apagó en medio del proceso.
- Segundo, ¿por qué? Había falta de electricidad.
- Tercero, ¿por qué? El disyuntor terminó disparándose.
- Cuarto, ¿por qué? El cableado del disyuntor se derritió y se cortocircuitó.
- Quinto, ¿por qué? El cableado instalado en el disyuntor era inadecuado y de mala calidad.
¡Esa es la causa raíz!
¿Cómo validar con razonamiento inverso? Piensa de esta manera:
- El cableado de alimentación era inadecuado;
- Esto provocó un sobrecalentamiento;
- El sobrecalentamiento hizo que la cubierta de plástico se derritiera y se cortocircuitara;
- El cortocircuito disparó el disyuntor e interrumpió el funcionamiento de la cabina;
- Esto significó que el proceso de pintura no se completó.
¿Qué hacer tras identificar la causa raíz?
Con la identificación de la causa raíz, el equipo debe discutir y definir qué acciones se implementarán para evitar que el problema vuelva a ocurrir. Siguiendo nuestro ejemplo anterior, una medida adecuada sería reemplazar el cableado de alimentación por uno que cumpla con las recomendaciones del fabricante de la cabina de pintura.
El equipo responsable del mantenimiento del equipo debe monitorear la implementación de estas acciones correctivas y evaluar si fueron efectivas y realmente eliminaron la causa del problema.
¿Y si el problema persiste?
Si la causa raíz persiste incluso después de analizar e implementar medidas correctivas, repita el método de los 5 porqués.
Esta persistencia es un indicador de que la verdadera razón del problema aún no se ha identificado y resuelto correctamente, y que esto debe hacerse.
¿Cuál es la mejor forma de aplicar los 5 Porqués?
Además de entender el proceso de aplicación de los 5 porqués, también es necesario seguir buenas prácticas para garantizar que la metodología se utilice de la mejor manera.
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Describa el problema con claridad
En primer lugar, reúna al equipo responsable de identificar la causa del problema y descríbalo con la mayor precisión posible. Sea lo más objetivo y conciso posible para aumentar la claridad, la eficiencia y la simplicidad del proceso.
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Documenta todo el proceso cuidadosamente
Como ya has visto, registrar los pasos y anotar las decisiones y tareas es fundamental. Esto evita fallos, aporta transparencia y agiliza todo el proceso. Esto también optimiza la comunicación para todos los involucrados, especialmente cuando se realiza a través de un software de gestión de calidad.
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Planificar las soluciones e implementarlas correctamente
No lo olvides: encontrar la causa de un problema no es suficiente, es fundamental definir soluciones para él. Junto con todo el equipo, comprenda qué corregirá el problema y evitará que se repita. También registra todo esto y define a los responsables de cada acción.
La metodología 5W2H y las plantillas de planes de acción pueden ser grandes aliados para facilitar todo este proceso.
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Crear formas de monitorear los resultados y revisar las medidas adoptadas
Los procesos y actividades de una empresa están en constante cambio. Del mismo modo, cualquier problema (y sus causas raíz) también puede cambiar. Por lo tanto, crear formas de medir la eficiencia de las soluciones adoptadas y revisar todo esto cada vez que se cambie un elemento vinculado a él.
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Sepa cuándo detenerse
Por último, algo que puede parecer sencillo, pero muy importante: saber cuándo parar. Las actividades complejas tienen varios elementos que están conectados. Así, un problema que parecía simple al principio puede ser en realidad el síntoma de algo más profundo.
Por lo tanto, mantente enfocado y siempre trata de entender qué es, objetivamente, está causando esa situación, y qué puede ser realmente un nuevo problema.
En resumen: ¿Por qué utilizar los 5 Porqués?
La metodología de los 5 Porqués es una herramienta simple, de bajo coste y altamente eficaz para empresas que buscan resolver problemas de forma estructurada, atacando la causa en lugar de los efectos. .
Al combinar un equipo calificado que conoce el método y con sus procesos claros y organizados, tiene una poderosa herramienta para identificar y resolver fallas.
FAQ – Preguntas frecuentes sobre el método de los 5 Porqués
¿Es necesario hacer exactamente 5 preguntas en el método?
No necesariamente. El número cinco es una guía. Pueden ser 3 o 7 — lo importante es llegar a la causa real.
¿Puedo usar el método junto con otras herramientas?
Sí. Suele combinarse con 5W2H, Diagrama de Ishikawa y sesiones de brainstorming.
¿Cómo saber si encontré la causa raíz?
Cuando ya no hay respuestas basadas en hechos o cuando la solución elimina el problema de forma definitiva.
¿Y si no logro identificar la causa raíz con este método?
Tal vez necesites más datos o revisar la definición inicial del problema.
¿Hace falta software para aplicar los 5 Porqués?
No, aunque herramientas digitales como SoftExpert Suite pueden agilizar el proceso, centralizar el análisis y automatizar el plan de acción.
¿La herramienta 5W2H complementa a los 5 Porqués?
Sí. Ayuda a transformar la causa raíz en acciones prácticas y bien estructuradas.
