5 Porqués: Qué es y cómo aplicar

La metodología de los 5 porqués es una forma de análisis simple pero poderosa que ayuda a identificar la causa raíz de un problema. Fue creado por Taiichi Ohno, un ingeniero mecánico de Toyota. Pronto, los 5 porqués se han vuelto muy populares en la industria automotriz.

Para que aprendas a utilizar este efectivo método que te ayudará a resolver los problemas que surgen en el día a día, sigue leyendo y despeja todas tus dudas sobre el método de los 5 porqués.

Más información: conoce la metodología de las 5s

¿Qué es el método de los 5 porqués?

Cuando nos enfrentamos a un problema, es muy común tratar de solucionarlo observando sus síntomas. Es algo que proviene del instinto humano. Sin embargo, este tipo de enfoque tiene un efecto parcial o temporal. Además, si no se trata su causa raíz, es posible que el problema se repita, lo que se conoce como reincidencia.

Fue para lidiar con esto que Taiichi Ohno creó la metodología en los años 70, detallada en su libro Toyota System Production (TPS). Además de los 5 porqués, Taiichi también inventó el pensamiento lean y el kanban.

En su enfoque, Taiichi creó una forma de resolver problemas internos de manera eficiente y sencilla. Estas características han hecho que los 5 porqués sean tan populares. Es por eso que muchas personas todavía creen que esta es una herramienta exclusiva de la industria automotriz.

Sin embargo, esta estrategia funciona en empresas de cualquier tamaño o segmento. Lo importante es que existe la necesidad de resolver problemas e implementar acciones correctivas de forma rápida y sencilla.

¿Cómo aplicar el uso de los 5 porqués?

La aplicación de los 5 porqués es bastante sencilla: cuando identificas un problema, te preguntas “por qué” cinco veces, hasta llegar a la causa del problema. Es importante aclarar que “cinco” es solo un número sugerido por el método.

Habrá casos en los que será necesario continuar más allá de las cinco preguntas, al igual que también habrá situaciones en las que la causa raíz del problema surgirá antes que la quinta pregunta. La gran ventaja de este método es, precisamente, ir más allá de lo evidente, abordando las causas que inicialmente no son visibles.

Es esta sencillez la que hace de esta metodología una de las herramientas más utilizadas a la hora de buscar las razones que generan un problema.

A la hora de utilizar los 5 porqués, es importante tener en cuenta algunos puntos:

• Una persona no puede resolverlo todo. Cuente con un equipo que conozca bien el proceso y los detalles del problema que hay que corregir. Debe contar con un facilitador, que guiará a los demás participantes y ayudará a mantener el foco en identificar las causas del tema analizado.

• Describa el problema para que todos entiendan claramente lo que está sucediendo. Para ello, utiliza documentos, registros, correos electrónicos y otros elementos útiles, observando todo lo que está sucediendo. Así, todos tendrán el mismo enfoque y los detalles no pasarán desapercibidos.

• Pregúntese “¿por qué sucedió este problema?” y evite responder a esta pregunta con suposiciones o hipótesis. Asegúrese de que cada respuesta se base en pruebas concretas y en hechos o datos.

• Repite la pregunta “¿por qué?” hasta que llegues a la causa raíz del problema. Y recuerda que cinco es solo una referencia. En ciertos problemas tendrás que repetir la pregunta más veces, mientras que en otros podrás determinar la causa raíz antes de eso.

• Otro punto que suele causar confusión es saber el momento correcto para cerrar las preguntas y finalizar el análisis. Esto suele ocurrir cuando se hace la pregunta y no se llega a una respuesta con pruebas.

• Una vez identificada la causa raíz del problema, el equipo debe definir qué acciones se tomarán para corregirlo, evitando que se repita.

Más información: 3 formas de hacer un análisis de causa raíz

Ejemplo de la aplicación de los 5 porqués

Ya conoces el concepto detrás del funcionamiento de los 5 porqués. Para ayudarte a poner esto en práctica, hemos preparado un ejemplo ilustrativo de la aplicación de esta herramienta. ¡Comprobar!

• Problema que debe analizarse: Las piezas están pintadas de forma incompleta.

• Primero, ¿por qué? La cabina de pintura se apagó en medio del proceso.

• Segundo, ¿por qué? Había falta de electricidad.

• Tercero, ¿por qué? El disyuntor terminó disparándose.

• Cuarto, ¿por qué? El cableado del disyuntor se derritió y se cortocircuitó.

• Quinto, ¿por qué? El cableado instalado en el disyuntor era inadecuado y de mala calidad. ¡Esa es la causa raíz!

Luego, haz el razonamiento inverso para validar tu hipótesis:

1. El cableado de alimentación era inadecuado; 
2. Esto provocó un sobrecalentamiento; 
3. El sobrecalentamiento hizo que la cubierta de plástico se derritiera y se cortocircuitara; 
4. El cortocircuito disparó el disyuntor e interrumpió el funcionamiento de la cabina; 
5. Esto significó que el proceso de pintura no se completó.

Con la identificación de la causa raíz, el equipo debe discutir y definir qué acciones se implementarán para evitar que el problema vuelva a ocurrir. Siguiendo nuestro ejemplo anterior, una medida adecuada sería reemplazar el cableado de alimentación por uno que cumpla con las recomendaciones del fabricante de la cabina de pintura.

El equipo responsable del mantenimiento del equipo debe monitorear la implementación de estas acciones correctivas y evaluar si fueron efectivas y realmente eliminaron la causa del problema.

Si la causa raíz persiste incluso después de analizar e implementar medidas correctivas, repita el método de los 5 porqués. Esta persistencia es un indicador de que la verdadera razón del problema aún no se ha identificado y resuelto correctamente, y que esto debe hacerse.

5 consejos para usar los 5 porqués de la mejor manera 

Además de entender el proceso de aplicación de los 5 porqués, también es necesario seguir buenas prácticas para garantizar que la metodología se utilice de la mejor manera. Si sigues los siguientes consejos, maximizarás los beneficios de la técnica y evitarás algunos errores comunes.

1. Describa el problema con claridad

En primer lugar, reúna al equipo responsable de identificar la causa del problema y descríbalo con la mayor precisión posible. Sea lo más objetivo y conciso posible para aumentar la claridad, la eficiencia y la simplicidad del proceso.

2. Documenta todo el proceso cuidadosamente

Como ya has visto, registrar los pasos y anotar las decisiones y tareas es fundamental. Esto evita fallos, aporta transparencia y agiliza todo el proceso. Esto también optimiza la comunicación para todos los involucrados, especialmente cuando se realiza a través de un software de gestión de calidad.

3. Planificar las soluciones e implementarlas correctamente

No lo olvides: encontrar la causa de un problema no es suficiente, es fundamental definir soluciones para él. Junto con todo el equipo, comprenda qué corregirá el problema y evitará que se repita. También registra todo esto y define a los responsables de cada acción.

La  metodología 5W2H  y las plantillas de planes de acción pueden ser grandes aliados para facilitar todo este proceso.

4. Crear formas de monitorear los resultados y revisar las medidas adoptadas

Los procesos y actividades de una empresa están en constante cambio. Del mismo modo, cualquier problema (y sus causas raíz) también puede cambiar. Por lo tanto, crear formas de medir la eficiencia de las soluciones adoptadas y revisar todo esto cada vez que se cambie un elemento vinculado a él.

5. Sepa cuándo detenerse

Por último, algo que puede parecer sencillo, pero muy importante: saber cuándo parar. Las actividades complejas tienen varios elementos que están conectados. Así, un problema que parecía simple al principio puede ser en realidad el síntoma de algo más profundo.

Por lo tanto, mantente enfocado y siempre trata de entender qué es, objetivamente, está causando esa situación, y qué puede ser realmente un nuevo problema.

Conclusión

Ahora ya sabes cómo la metodología de los 5 porqués aporta simplicidad y eficiencia a la solución de problemas. Al combinar un equipo calificado que conoce el método y con sus procesos claros y organizados, tiene una poderosa herramienta para identificar y resolver fallas.

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