Independiente del segmento de actuación de la empresa, contar con un ambiente más organizado y más productivo mejora el clima organizacional y la forma de trabajar, permitiendo que las actividades sean llevadas a cabo de un modo más rápido. Un ambiente organizado, limpio y estandarizado, por diversas veces hace que los resultados de la empresa sean mejores. Es por eso que tantas empresas aplican hoy en día el famoso programa 5S, con el objetivo de adquirir productividad, agilidad y visibilidad del ambiente de trabajo.

Pero ¿cómo iniciar el programa en su empresa? ¿Cómo mantenerlo en funcionamiento? ¿Qué son los cinco sentidos? Esas y otras dudas se aclararán a continuación.

Origen del Programa 5S

El programa 5S tuvo su inicio en la década de 1970 con Toyota Motor Company en Japón. Los líderes de la época buscaban reducir el desperdicio de fabricación e ineficiencia. Siendo así, el 5S fue identificado como uno de los diferentes sistemas que permitiría la fabricación «Just in Time». Se establecieron los cinco pilares de un concepto central del local de trabajo visual, que con el tiempo fue popularizada en la metodología 5S como la conocemos hoy día.

¿Cuál es el Objetivo del 5S?

El objetivo del programa 5S es volver al local de trabajo mejor, estandarizando procesos aumentando la eficiencia, la satisfacción de los colaboradores y la productividad de la organización.

El programa ayuda a crear la cultura de la disciplina para identificar problemas y generar oportunidades para mejoras.

¡La iniciativa debe venir de arriba!

La implementación del programa 5S involucra a más de una iniciativa individual o de un único departamento. ¡Ella exige una fuerza mayor principalmente de la fuerza de la alta dirección! El cambio debe ser cultural y debe tener lugar en todas las partes de la empresa y no simplemente en el área operacional o en la punta de la prestación del servicio. Es de extrema importancia la involucración y la participación de la alta dirección durante la implementación y el mantenimiento del programa que, a su vez, debe compartir la importancia a los gerentes, que sucesivamente va inspirando y entrenando a sus subordinados.

¡Capacite, capacite, capacite!

Es necesario que todos los colaboradores de la empresa sean capacitados con relación al uso de la herramienta 5S. Es importante que la capacitación traiga datos de cuánto la empresa pierde sin la implementación del programa y cuánto podría ganar. Es interesante, también, que se compartan nombres de grandes empresas que aplican el programa y los resultados que éstas poseen debido a la existencia del 5S. Se puede hacer un benchmarking con otras empresas para obtener esas informaciones.

Gestión frecuente

Para que el programa sea eficaz, es fundamental que haya una gestión frecuente, si fuera posible diaria, con relación a los 5 sentidos. Por lo tanto, una persona o un equipo responsable debe ser establecida, que chequeará con una frecuencia determinada si el ambiente está limpio y organizado, con sus herramientas e insumos guardados en sus debidos lugares, según determinado en un estándar visual o calibre. Es interesante que haya un check list de verificación elaborado por medio de un formulario.

¿Cómo empezar?

Ya entendimos el origen, el objetivo y ya tenemos a todo el equipo entrenado y a una alta dirección involucrada. Entonces, ¿cómo empezar el programa? A continuación, con la explicación de cada uno de los 5 Sentidos, voy a detallar los pasos que pueden ser seguidos por su organización para comenzar la implantación de esa herramienta.

1. Paso 1 – Seiri (Sentido de utilización)

Este primer paso es responsable por separar lo que usted usa de lo que usted no usa. Lo que usted no usa puede atascar y ocupa espacio y, hoy en día, en cualquier organización, espacio es dinero. Comenzando de un modo simple: ¿Cómo está el área de trabajo de su computadora? ¿Está organizada y solamente con los documentos y programas que usted utiliza con frecuencia, o está repleta de ítems que no se usan más, o nunca fueron usados?

Ahora, yendo más allá, vamos a su ambiente de trabajo. Desarrolle criterios para descarte de ítems que no son necesarios y, junto con sus colegas, identifique ítems utilizados y no utilizados en el día a día. CONSEJO: Siempre saque fotos del «antes». ¡La reacción de las personas al observar el antes y el después es fantástica!

Levante en su empresa un lugar para descarte, donación o inclusive venta del ítem en desuso, si existe la posibilidad. Defina un día D en que toda la empresa se movilizará para realizar el programa.

2. Paso 2 – Seiton (Sentido de organización)

De todos los ítems que han sido escogidos como «necesarios», ese es el momento de organizarlos por medio de una separación. Teniendo en cuenta el flujo de su trabajo, decida qué cosas poner y adónde.

  • Si el ítem se utiliza con mucha frecuencia, déjelo cercano a usted o de donde lo usa.
  • Caso sea un ítem utilizado con un poco menos de frecuencia como, por ejemplo, un documento que suele consultar una vez por semana, guárdelo en un armario, pero que también esté próximo a usted en que la consulta pueda ser hecha de modo rápido.
  • En ítems que usted utiliza con una periodicidad aún mayor, puede guardarse en armarios / lugares más distantes, sin la necesidad de un acceso inmediato y rápido.

Es posible usar la metodología de los 5 porqués para ayudar a decidir el lugar a que cada ítem pertenece.

3. Paso 3 – Seiso (Sentido de limpieza)

Ese es el momento de la limpieza. Un ambiente sucio impide que encuentre oportunidades de mejora. Por lo tanto, haga que su ambiente de trabajo quede limpio y visible para encontrar anormalidades. Adopte la limpieza como una actividad diaria y como parte de la inspección. Limpie su local de trabajo antes de iniciar el trabajo y antes de darlos por terminado.

4. Paso 4 – Seiketsu (Sentido de estandarización)

Esa etapa es responsable por la creación de controles visuales y directivas para mantener el local de trabajo organizado, ordenado y limpio. Antes de iniciar esa fase, cerciórese de que todos los pasos anteriores fueron realizados correctamente. Cree procedimientos y formularios para evaluar regularmente el estatus de los tres primeros S’s.

Generalmente se atribuye a cada empleado una función específica que contribuya con la limpieza del ambiente de trabajo. Se definen rutinas programadas con periodicidades fijas como semanales, quincenales o mensuales, y los supervisores son responsables por darle seguimiento a si las tareas están realmente siendo practicadas.

5. Paso 5 – Shitsuke (Sentido de autodisciplina)

Esa etapa involucra la disciplina para garantizar que todos los colaboradores sigan los estándares del programa 5S y practiquen los primeros cuatro Sentidos de modo espontáneo y voluntario como un modo de vida. De ese modo, se vuelve el 5S una herramienta integrante de la cultura de la organización.

Cada uno de los sentidos debe poseer una auditoría asociada a él, donde se verifica si cada uno de los puntos que fueron implantados está siendo mantenido.

Reconocimiento

El reconocimiento es fundamental para el mantenimiento de los resultados. En lo referente a aquellos colaboradores que de hecho se preocupan con la conservación del programa, éstos pueden tener algún tipo de reconocimiento diferente ante los que no le dieron el mismo valor. De ese modo, la dedicación podrá ser cada vez más involucrada y cultivada en la empresa. Este reconocimiento puede ser llevado a cabo de diversos modos, como por ejemplo premiaciones o motivaciones adicionales. Defina una gestión mensual de resultados con indicadores previamente seleccionados en que la alta dirección pueda evaluar los resultados obtenidos durante un determinado período. Lo ideal es premiar a equipos, turnos o áreas y no apenas a colaboradores de un modo individual. De ese modo, usted promoverá el trabajo en equipo también en su empresa.

Los premios pueden ser objetos simbólicos como trofeos o medallas. Otras formas de reconocimiento pueden ser por medio de pequeños regalos decorativos o, inclusive, vales como cine, restaurante o parque de diversiones. En saco de oficina, se pueden utilizar algunas placas para colocar en la mesa de trabajo dándole reconocimiento al empleado. Por su parte, para los colaboradores de la fábrica, adhesivos, insignias o distintivos pueden ser utilizados para colocar en el casco o en los uniformes destacando las premiaciones.

Camilla Christino

Autor

Camilla Christino

Camilla Christino es Analista de Negocios en SoftExpert, graduada en Ingeniería de Alimentos en el Instituto Mauá de Tecnologia. Tiene una sólida experiencia en el área de la calidad en las industrias alimentarias con un enfoque en el seguimiento y adecuación de los procesos de auditoría interna y externa, documentación del sistema de gestión de la calidad (ISO 9001, FSSC 22000, ISO / IEC 17025), Control de Calidad, Asuntos reglamentarios, buenas prácticas de fabricación (BPF)/normas de correcta fabricación (NCF), HACCP y FCC. También está certificada como auditor líder en la norma ISO 9001: 2015.

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