Programme 5S : ce qu’il est et comment l’appliquer dans votre entreprise

Quel que soit le segment d’activité de l’entreprise, le fait d’avoir un environnement plus organisé et plus productif améliore le climat organisationnel et la façon de travailler, ce qui permet d’organiser les activités plus rapidement. Un environnement organisé, propre et standardisé, rend plusieurs fois les résultats de l’entreprise meilleurs. C’est pourquoi tant d’entreprises appliquent aujourd’hui le fameux programme 5S afin d’acquérir productivité, agilité et visibilité de l’environnement de travail.

Mais comment démarrer le programme dans votre entreprise? Comment le faire fonctionner? Quels sont les cinq sens? Ces questions et d’autres seront clarifiées ci-dessous.

Origine du Programme 5S

Le programme 5S a commencé dans les années 1970 avec la Toyota Motor Company au Japon. Les dirigeants de l’époque ont cherché à réduire les déchets de fabrication et l’inefficacité. Ainsi, le 5S a été identifié comme l’un des différents systèmes qui permettraient la fabrication « Juste à temps ». Les cinq piliers d’un concept central du milieu de travail visuel ont été établis, qui au fil du temps a été popularisé dans la méthodologie 5S telle que nous la connaissons aujourd’hui.

Quel est l’objectif du 5S?

L’objectif du programme 5S est d’améliorer le milieu de travail en normalisant les processus en augmentant l’efficacité, la satisfaction des employés et la productivité de l’organisation.

Le programme contribue à créer la culture de la discipline afin d’identifier les problèmes et de générer des possibilités d’amélioration.

L’initiative doit venir d’en haut!

La mise en œuvre du programme 5S implique plus d’une initiative individuelle ou un seul ministère. Il faut une plus grande force principalement de la force de la direction supérieure! Le changement doit être culturel et devrait se produire dans toutes les parties de l’entreprise et pas seulement dans la zone opérationnelle ou au point de prestation de services. Il est extrêmement important de s’engager et de participer à la haute direction lors de la mise en œuvre et de l’entretien du programme, ce qui, à son tour, devrait partager l’importance pour les gestionnaires, qui inspirent et forment successivement leurs subordonnés.

Formez, Formez et Formez!

Il est nécessaire que tous les employés de l’entreprise soient formés à l’utilisation de l’outil 5S. Il est important que la formation apporte des données sur le montant que l’entreprise perd sans la mise en œuvre du programme et combien elle pourrait  gagner. Il est également intéressant de partager les noms des grandes entreprises qui appliquent le programme et les résultats qu’elles ont en raison de l’existence de 5S. L’analyse comparative peut être effectuée avec d’autres entreprises pour obtenir cette information .

Gestion fréquente

Pour que le programme soit efficace, il est essentiel qu’il y ait une gestion fréquente, si possible quotidiennement, par rapport aux 5 sens. Par conséquent, une personne ou une équipe responsable devrait être établie qui vérifiera à une certaine fréquence si l’environnement est propre et organisé, avec ses outils et insums stockés à sa place appropriée, tel que déterminé dans un modèle visuel ou une rétroaction. Il est intéressant de noter qu’il existe une liste de vérification établie au moyen d’un formulaire.

Comment commencer?

Nous comprenons déjà l’origine, l’objectif et nous avons déjà tout le personnel formé et une haute direction engagés. Alors, comment démarrer le programme? Ensuite, avec l’explication de chacun des 5 sens, je vais détailler les étapes qui peuvent être suivies par votre organisation pour commencer le déploiement de cet outil.

1. Étape 1 – Seiri (Sens de l’utilisation)

Cette première étape est responsable de séparer ce que vous utilisez de ce que vous n’utilisez pas. Ce que vous n’utilisez pas peut vous mettre en travers de votre chemin et prendre de la place, et aujourd’hui, dans n’importe quelle organisation, l’espace, c’est de l’argent. À partir d’une manière simple: Comment est le bureau de votre ordinateur? Est-il bien organisé et seulement avec les documents et les programmes que vous utilisez fréquemment ou est plein d’éléments qui ne sont plus utilisés, ou n’ont même jamais été?

Maintenant, en allant plus loin, allons à votre bureau. Élaborez des critères d’élimination des articles non nécessaires et, avec vos collègues, identifiez les articles utilisés et non utilisés au quotidien. CONSEIL : Prenez toujours des photos du « avant ». La réaction des gens à l’observation de l’avant et après est fantastique!

Placez dans votre entreprise un endroit pour disposer, donner ou même vendre l’article en désuétude s’il y a la possibilité. Définissez un jour J où toute l’entreprise se mobilisera pour mener à bien le programme.

2. Étape 2 – Seiton (Sens de l’organisation)

De tous les éléments qui ont été choisis comme « nécessaires », c’est le moment de les organiser par une séparation. En tenant compte du flux de votre travail, décidez quelles choses mettre et où.

  1. Si l’article est utilisé trop souvent, laissez-le près de chez vous ou près de l’endroit où vous l’utilisez.
  2. S’il s’agit d’un élément utilisé un peu moins fréquemment, comme un document que vous référez habituellement une fois par semaine, gardez-le dans un placard, mais il est également proche de vous où la requête peut être faite rapidement.
  3. Sur les articles que vous utilisez avec une fréquence encore plus élevée, il peut être stocké dans des armoires/emplacements plus éloignés, sans avoir besoin d’un accès immédiat et rapide.

Vous pouvez utiliser la méthodologie 5 Pourquoi pour aider à décider où chaque élément appartient.

3. Étape 3 – Seiso (Sens de la propreté)

C’est le moment de nettoyer. Un environnement sale vous empêche de trouver des possibilités d’amélioration. Par conséquent, rendre votre bureau propre et visible pour trouver des anomalies. Prenez le nettoyage comme activité quotidienne et dans le cadre de l’inspection. Nettoyez votre lieu de travail avant de commencer à travailler et avant de l’arrêter.

4. Étape 4 – Seiketsu (Sens de la normalisation)

Cette étape est responsable de la création de contrôles visuels et de lignes directrices pour maintenir l’organisation, l’ordre et la propreté du milieu de travail. Avant de commencer cette phase, assurez-vous que toutes les étapes précédentes ont été effectuées correctement. Créez des procédures et des formulaires pour évaluer régulièrement l’état des trois premiers S.

Chaque employé se voit habituellement attribuer un rôle spécifique qui contribue au nettoyage du bureau. Les routines sont définies avec des périodiques fixes tels que hebdomadaires, bihebdomadques ou mensuels, et les superviseurs sont responsables de surveiller si les tâches sont effectivement pratiquées.

5ème Étape 5 – Shitsuke (Sens de l’autodiscipline)

Cette étape implique la discipline pour s’assurer que tous les employés suivent les normes du programme 5S et pratiquent les quatre premiers Sens spontanément et volontairement comme mode de vie. De cette façon, le 5S devient un outil intégral de la culture de l’organisation.

Chacun des sens doit avoir une vérification qui lui est associée où ils seront vérifiés si chacun des points qui ont été déployés est maintenu.

Reconnaissance

La reconnaissance est fondamentale pour maintenir les résultats. Lorsque les collaborateurs qui se soucient vraiment de la conservation du programme, ils peuvent avoir une sorte de reconnaissance différenciée par rapport à ceux qui n’ont pas donné la même valeur. De cette façon, le dévouement peut être de plus en plus engagé et cultivé dans l’entreprise. Cette reconnaissance peut être effectuée de diverses façons, comme des prix ou des motivations supplémentaires. Définissez une gestion mensuelle des résultats à l’moyen d’indicateurs présélectionnés dans lesquels la haute direction peut évaluer les résultats obtenus au cours d’une période donnée. L’idéal est de récompenser les équipes, les quarts de travail ou les zones et pas seulement les employés individuellement. De cette façon, vous favoriserez également le travail d’équipe dans votre entreprise.

Les prix peuvent être des objets symboliques tels que des trophées ou des médailles. D’autres façons de reconnaître peuvent être par de petits cadeaux décoratifs ou même des bons tels que le cinéma, restaurant ou parc d’attractions. En cas de bureau, certains panneaux peuvent être utilisés pour placer sur le bureau de travail reconnaissant l’employé. Pour les employés de l’usine, des autocollants, des insignes ou des insignes peuvent être utilisés pour mettre le casque ou les uniformes soulignant les prix.

Camilla Christino

Auteur

Camilla Christino

Camilla Christino est Business Analyst chez SoftExpert, diplômée en génie alimentaire à Instituto Mauá de Tecnologia. Elle possède une solide expérience dans le domaine de la qualité, dans les industries alimentaires, avec un accent sur le suivi et l'adaptation des processus d'audit interne et externe, la documentation du système de gestion de la qualité (ISO 9001, FSSC 22000, ISO / IEC 17025), le contrôle de la qualité, les affaires de Réglementation, GMP, HACCP et Food Chemical Codex (FCC). Elle est également certifiée en tant qu'auditeur de premier plan en ISO 9001: 2015.

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