La Gestión de Cambio es la disciplina que busca garantizar que iniciativas de transición sean exitosas y no causen impactos negativos a los negocios.
En todo el mundo, las organizaciones viven un proceso constante de adaptación a fin de sustentar sus planes estratégicos, atender a exigencias regulatorias, demandas operacionales o de interés de los accionistas.
Estos cambios siempre vienen acompañados de obstáculos. En determinadas situaciones, la planificación y la gestión inadecuada acaban trayendo más problemas que beneficios.
Conozca las 7 estrategias para la Gestión de Cambio exitosa:
Las estrategias presentadas a continuación son una adaptación del modelo propuesto por la consultora Karen Tricomi. Ella posee 25 años de experiencia en las áreas de comunicación, gestión de cambio de alta complejidad y procesos. En el presente actúa a través de la empresa de consultoría The Process Geek.
- Establezca los objetivos
Una vez identificada la necesidad de cambio, el primer paso es establecer los objetivos. Partiendo de la situación actual, ¿cuál es la situación que se desea alcanzar en el futuro?
- Identifique e involucre a las partes interesadas desde el inicio
La gestión de cambio precisa examinar la transición de forma sistémica. Es necesario comprender quién será afectado y de qué manera. ¿Cuáles son las áreas y colaboradores involucrados? ¿Cómo el cambio impacta a los clientes? Invite también a otras áreas y equipos de trabajo. Presente los objetivos del cambio y oiga atentamente las colocaciones para garantizar que todos los aspectos estén cubiertos por la iniciativa. Eso es fundamental para que el cambio ocurra de forma exitosa.
- Utilice la comunicación a su favor
Comunique a los involucrados aún antes de iniciar el proceso, aunque el cambio sea pequeño. A través de un mensaje simple y claro, diga a las personas cuándo, dónde, cómo, quién y principalmente, el porqué del cambio. Use los feedbacks recibidos como un medio más para garantizar que todos los aspectos que abarcan el cambio ya estén previstos. El proceso de comunicación puede ocurrir a través de e-mails, newsletters, blogs, intranet, entre otros.
Las personas tienen un papel fundamental para el éxito del cambio
- Involucre a las personas
Las personas son el engranaje que mueve a la empresa. Pero también uno de los principales obstáculos cuando se trata de implementar un cambio. Involucre a los colaboradores preocupados con el cambio, los gestores que creen en él y a aquellos con una percepción negativa también. Cada uno puede traer contribuciones diferentes y valiosas para el proceso. Cada uno tiene sus propias creencias y valores, que muchas veces son impactadas por el cambio. Por lo tanto, uno de los desafíos es hacer con que las personas entiendan y crean en los beneficios del cambio. Presente especificaciones y prototipos, destacando los puntos positivos y negativos. Si las personas no visualizan los beneficios, ellas simplemente no tendrán interés en cambiar y crearán resistencia.
- Divida las entregas
Trabaje con la iniciativa en pedazos menores. Establezca diferentes ciclos para planificación, levantamiento de requisitos, elaboración de especificaciones, ejecución de tests de aceptación, entre otros. Busque junto a las partes interesadas la aprobación para las especificaciones y prototipos. Mientras los criterios de aceptación son importantes para que la iniciativa pueda evolucionar para la próxima etapa, el desdoblamiento en ciclos menores permite validaciones y ajustes en el transcurso del proyecto.
- Involúcrese
El patrocinador del cambio no puede simplemente cargar el título y observar el proyecto a distancia. Él precisa involucrarse en cada fase del proceso. Cabe a él validar si la idea realmente puede ser encarada como un objetivo, y si el objetivo realmente puede ser implementado. Es importante involucrarse a fondo con los detalles. Eso puede ser un poco incómodo, pero con certeza va a resultar en un cambio exitoso.
Mantenga canales de comunicación
- Provea soporte después de la implantación
Una vez que la implementación haya concluido, es importante mantener canales de comunicación. Así los involucrados pueden efectuar preguntas y relatar problemas.
Los cambios de gran magnitud pueden ser difíciles de implementar y generar bastante stress, o pueden ser implementados de forma tranquila y armoniosa. Lo que hace con que las personas afectadas queden satisfechas o insatisfechas con el cambio, es la forma como ellas son preparadas, la participación y apoyo que se les da, antes, durante y después del cambio.
