Una auditoría de certificación es todo el proceso de analizar y evaluar una empresa para averiguar si cumple con los requisitos de una norma específica. Esta evaluación debe ser exhaustiva e imparcial, y puede ser realizada internamente o por una entidad independiente.
Generalmente, una auditoría de certificación de calidad se suele realizar cuando una empresa quiere conseguir una certificación importante en su sector. Las más populares son las otorgadas por la Organización Internacional de Normalización (ISO).
Pasar por una auditoría de esta naturaleza requiere mucha planificación, trabajo y organización. Por otro lado, todo este esfuerzo se ve recompensado con una ganancia en agilidad y eficiencia en la operación, así como en la seguridad y calidad de los productos. Además, su empresa cuenta ahora con un valioso sello de confianza, bien considerado por clientes, socios, proveedores, inversores y otras partes interesadas.
Sigue leyendo y descubre cómo realizar una auditoría de certificación en tu empresa. Además, conoce las principales certificaciones que suelen tener las empresas de referencia en el mercado, y que la tuya también debe tener.
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¿Qué es la auditoría de certificación?
Como has visto, una auditoría de certificación es el proceso de averiguar si una empresa, un sector o incluso un proceso está de acuerdo con una determinada certificación.
Trabajando muy de cerca con el control de calidad, las auditorías de este tipo ayudan a identificar puntos de mejora y no conformidades. De esta manera, una empresa cuenta con un mecanismo completo y confiable para saber exactamente lo que se debe hacer para cumplir con los estándares de la certificación deseada.
En la práctica, el proceso de auditoría de certificación es llevado a cabo por un organismo de certificación independiente (e.g. ISO o FDA). Con ello se pretende garantizar la imparcialidad y credibilidad de todo el proceso.
Es esta entidad reguladora la que analiza la información proporcionada por la empresa, que abarca diversos aspectos del funcionamiento de la empresa. Al final, el veredicto se da si todo está de acuerdo a lo que se esperaba para que se otorgara la certificación.
Por eso es tan importante tener organización, eficiencia y trazabilidad de todo lo que se hace dentro de tu empresa. Así, el proceso de auditoría de certificación será mucho más sencillo, rápido y con mayores posibilidades de éxito.
Para lograr esta efectividad, la mayoría de las auditorías de certificación de calidad tienen la siguiente estructura:
- Planificación: La empresa organiza su documentación y luego la pone a disposición de la entidad certificadora. Analiza los documentos de la empresa para asegurarse de que se han cubierto todos los elementos de su norma.
- Auditoría de Cumplimiento: El auditor visita la empresa para evaluar si los procesos se están llevando a cabo de acuerdo a los criterios de las normas.
- Informe y Certificación: Si la evaluación es positiva, la empresa recibe el certificado. De lo contrario, la autoridad reguladora pide ajustes y se programa una nueva auditoría.
Los beneficios de una auditoría de certificación
La principal ganancia que incorpora una empresa al superar con éxito una auditoría de certificación es precisamente el fortalecimiento de su sistema de gestión de la calidad (SGC). Esto ocurre a través de todo el proceso de auditoría, que analiza la empresa y aporta puntos de mejora, cambio y revisión.
Así, la compañía suma buenas prácticas, métricas, cuidados y herramientas que son un referente positivo en el sector. Esto impulsa no solo el cumplimiento de importantes estándares de la industria, sino también la eficiencia de toda la operación. Como resultado, la empresa comienza a tener más calidad en los productos/servicios disponibles en el mercado.
Además, el sello de calidad logrado a través de una auditoría de calidad con certificación también representa una ganancia en credibilidad. Al fin y al cabo, estar certificada en una normativa reconocida hace que su empresa demuestre que se preocupa por el cumplimiento y la calidad.
Por lo tanto, los principales beneficios de realizar una auditoría de certificación se pueden resumir en:
- Mejora de procesos: identificación de fallos y oportunidades de mejora.
- Credibilidad: demuestra el compromiso de la empresa con la calidad y el cumplimiento.
- Ventaja competitiva: puede aumentar la confianza de los clientes y socios.
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¿Cuáles son los principales tipos de auditoría de certificación?
Existe una inmensa variedad de certificaciones, por lo que hay tipos de auditorías de certificación en la misma medida. Para entender cuáles son los más importantes para su empresa, es necesario evaluar su operación, su mercado y el producto/servicio ofrecido.
Aun así, algunas certificaciones son más populares y reconocidas, lo que las hace casi fundamentales para muchas empresas. A continuación, puede obtener más información sobre cinco auditorías que se centran en estas regulaciones.
Auditoría de Certificación ISO 9001
La ISO 9001 es una certificación que acredita que una empresa tiene incorporadas en su SGC las mejores prácticas de gestión de la calidad. A la hora de solicitar una auditoría de certificación ISO 9001, hay que seguir siete principios desarrollados por la Organización Internacional de Normalización. Son los siguientes:
- Estar centrado en el cliente;
- Tener un liderazgo fuerte;
- Involucrar a las personas en la organización;
- Tener una cultura orientada a procesos;
- Aplicar una filosofía de mejora continua;
- Tomar decisiones basadas en evidencia;
- Cultivar buenas relaciones con las partes interesadas.
Lo mejor es realizar primero una auditoría interna, realizada por la propia empresa o por un auditor contratado, para verificar que los procesos internos cumplen con la norma. Por lo tanto, estará más preparado para el siguiente paso.
A continuación, se lleva a cabo la auditoría externa, realizada por un organismo certificador independiente. También evaluará si el SGC de la empresa cumple con los requisitos de la norma ISO 9001. Si la empresa supera esta auditoría, recibe la certificación.
Esta estructura de realizar una auditoría interna y luego una auditoría externa se puede repetir en todas las demás certificaciones.
Auditoría de certificación ISO 14001
La ISO 14001 es una norma internacional de calidad para los Sistemas de Gestión Ambiental (SGA). Su objetivo es ayudar a las organizaciones a minimizar su impacto ambiental a través de los requisitos de la legislación.
Los principales requisitos para tener éxito en una auditoría de certificación ISO 14001 son:
- Implementar una política ambiental;
- Evalúe los aspectos e impactos ambientales de su organización;
- Definir metas y objetivos de sostenibilidad;
- Implementar controles operativos;
- Monitorear y medir el desempeño;
- Llevar a cabo la mejora continua de su SGA.
Auditoría de certificación ISO 22000
La norma ISO 22000 evalúa la capacidad de las empresas para controlar adecuadamente toda la cadena de producción de alimentos. Debido a esto, se puede aplicar a todas las empresas involucradas en la cadena alimentaria, desde productores de piensos y productores primarios hasta productores de alimentos, transportistas, almacenes y minoristas.
La auditoría de certificación ISO 22000 evalúa si una empresa tiene los requisitos para un sistema de seguridad alimentaria, desde el primer contacto con los insumos hasta las etapas finales, como el embalaje, el transporte y el almacenamiento.
Auditoría de certificación ISO 45001
La ISO 45001 evalúa si una empresa cuenta con las mejores prácticas internacionales en su Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SGST). Proporciona un entorno de trabajo seguro y saludable, previniendo lesiones y enfermedades laborales.
Algunos de los principales puntos que se evalúan en una auditoría de certificación ISO 45001 son:
- Marco de prevención de riesgos;
- Integración con otras normas de gestión, como ISO 9001 e ISO 14001;
- La participación de los empleados y el liderazgo en la preparación y el uso del SGST;
- Seguimiento y mejora continua para asegurar la eficacia del SGST.
Auditoría de certificación ISO 27001
La norma ISO 27001 indica las directrices para la gestión de la seguridad de la información. Esta norma ayuda a las empresas a crear un sólido Sistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI).
Para tener una certificación ISO 27001, una empresa debe implementar los siete requisitos principales (también llamados Principios de Seguridad de la Información) señalados en la norma. Son los siguientes:
- Comprenda el contexto de su mercado y su propia infraestructura de seguridad de datos;
- Asegurar que todos los líderes participen en el proceso de fortalecimiento de la seguridad de la información;
- Tener una planificación eficiente de las acciones y políticas de seguridad;
- Establecer qué recursos (financieros, de equipamiento, de personal, etc.) se utilizarán en el SGSI;
- Tener formas de documentar y monitorear el funcionamiento del SGSI;
- Realizar auditorías internas para monitorear y evaluar el desempeño del SGSI;
- Implementar herramientas de mejora continua y corrección de no conformidades.
Cómo hacer una auditoría de certificación
Los pasos de una auditoría de calidad pueden variar mucho según la regulación analizada, la institución responsable de la certificación y, por supuesto, la naturaleza de la operación de la empresa en cuestión.
Los detalles se analizan caso por caso, pero suele haber una estructura básica que guía este proceso. Con ello se busca facilitar la auditoría y agilizar el flujo, así como garantizar su efectividad.
Esta estructura sigue el siguiente patrón:
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Preparación y planificación
Estudio de estándares: Comprenda los requisitos de la norma que desea certificar, como ISO 9001, ISO 14001, etc.
Documentación: Organice toda la documentación necesaria, incluidas las políticas, procedimientos y registros que demuestren el cumplimiento de la norma.
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Auditoría interna
Antes de la auditoría de certificación, es habitual realizar auditorías internas para identificar y corregir posibles no conformidades. Al mismo tiempo, se realiza una formación para garantizar que los equipos estén bien formados y sean conscientes de los requisitos de la norma y del proceso de auditoría que se avecina.
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Selección del Organismo Certificador
Después de hacer el análisis interno, es el momento de contratar a un organismo certificador reconocido e independiente para realizar la auditoría. Estas entidades suelen estar directamente vinculadas a las responsables de crear la certificación deseada.
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Análisis de documentos
El auditor revisará la documentación entregada por la empresa para verificar que se han cumplido todos los requisitos de la norma. Si existen fallas e insuficiencias en la documentación, el auditor indicará los ajustes necesarios para pasar a la siguiente fase.
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Auditoría de cumplimiento
Posteriormente, el auditor visitará la empresa para evaluar si los procesos se están llevando a cabo según los criterios de la norma.
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Entrevistas y observaciones
Junto con la visita, el auditor entrevistará a los empleados y líderes para observar si las operaciones cumplen con la norma en cuestión.
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Informes y certificación
Una vez completado todo este proceso, el auditor proporcionará un informe de auditoría en el que se detallarán los cumplimientos y no conformidades encontrados. Si la empresa está en cumplimiento, recibirá el certificado. De lo contrario, será necesario corregir las no conformidades y someterse a una nueva auditoría.
Conclusión
Una auditoría de certificación es una pieza fundamental para las empresas que quieren saber cómo es el control de calidad dentro de su operación. Con una amplia gama de opciones de regulaciones y certificaciones, es posible que una empresa investigue varios aspectos de la operación, desde la infraestructura de TI hasta la calidad del producto fabricado, por ejemplo.
Para ello, es necesario ser organizado y eficiente en el manejo de documentos e información, compromiso de todas las partes implicadas en la adopción de mejoras y, por supuesto, contar con las herramientas adecuadas. De este modo, su empresa puede cosechar los frutos de someterse a una auditoría de certificación, como el fortalecimiento de su reputación, la reducción de las no conformidades y, en consecuencia, la reducción de costes y el aumento de las ventas.
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