Las 4 etapas esenciales en auditorías de calidad

Las auditorías de calidad son un importante instrumento para ayudar en el crecimiento y en la prosperidad de las organizaciones. Proveen mecanismos para evaluar la eficiencia del negocio. Aunque las auditorías de calidad sean enfocadas en procesos y productos, ayudan a los gestores a identificar si las estrategias aplicadas están trayendo resultados. En caso de desvíos, ayudan además a identificar la causa raíz y a tomar las acciones correctivas necesarias. Conducir una auditoría correctamente es fundamental para evidenciar al mercado y a los clientes la conformidad del SGQ frente a la norma.

Conozca ahora las 4 etapas para realizar auditorías de calidad con éxito:

1. Planificación

Las acciones tomadas en el momento anterior a la realización de la auditoría son determinantes para el éxito de las actividades. La planificación comienza con la elaboración de un plan, que orientará la ejecución de la auditoría. Ese plan deberá presentar todas las actividades en una línea del tiempo, además del alcance, con procesos, departamentos o productos que serán auditados. En esta etapa también es importante que el auditor identifique toda la documentación relacionada, tales como políticas o procedimientos de calidad. Aún en esta etapa, puede ser elaborada la lista preliminar de las personas que serán entrevistadas.

2. Preparación

Este es el momento en que los auditores podrán conocer un poco más sobre el SGQ de la empresa, analizando más profundamente la documentación del sistema.
Es importante que cada miembro del equipo de auditoría esté preparado para la actividad, con acceso al checklist de verificación. El checklist es fundamental para orientar al auditor de modo que no se olvide ningún detalle a ser evaluado, así como para registrar las constataciones y observaciones.

3. Ejecución

La ejecución de las auditorías se da a través de la colecta de informaciones, que determinan si el departamento en cuestión está siguiendo los estándares y procedimientos de control de calidad establecidos. En esta fase, el auditor entrevista a las personas, haciendo preguntas y tomando nota de las constataciones. De acuerdo con lo que sea constatado, los planes de auditoría y checklists pueden tener su alcance expandido, y pueden ser sometidos a una evaluación más profunda.
Es en este momento que serán registradas las no conformidades, o sea, situaciones que ocurrieron en desacuerdo con el proceso y procedimiento estandarizado.

4. Finalización y Follow-up

Después de concluida la ejecución de la auditoría comienza el trabajo “real”. El equipo de auditores se reúne para revisar las áreas problemáticas, y para determinar las recomendaciones para corregir problemas de calidad. Esas informaciones compondrán el informe de Resultados de la Auditoría.
Ese informe es un insumo importante para las reuniones estratégicas realizadas por los liderazgos. Ayuda a evaluar los resultados y a definir cómo implementar las acciones de mejora sugeridas por el equipo de auditores.

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