El momento actual por el cual pasamos está imponiéndole a toda la sociedad la necesidad de encontrar soluciones para continuar sus actividades bajo nuevas condiciones que incluyen distanciamiento social, restricciones de circulación y otras medidas de seguridad. La auditoría de calidad está entre los procesos que, en su modelo tradicional presencial, se vuelven operaciones casi imposibles. Delante de tales dificultades se corre el riesgo de relajar o aún hasta dejar de hacer las auditorías internas. Sin embargo, es siempre oportuno recordar la importancia de las auditorías para mantener vivos los procedimientos y la cultura de calidad ya implantada y, así, mantener las certificaciones duramente alcanzadas.
Auditoría interna remota: Solución para el presente y para el futuro
La auditoría interna remota puede volverse una práctica ventajosa, principalmente para empresas que sean muy dispersas geográficamente o que tengan un gran número de unidades. Con el uso de las herramientas de apoyo correctas es posible realizar auditorías remotas tan eficientes como las presenciales, con la ventaja de poder realizarlas con mayor frecuencia y en un mayor número de locales debido a su costo optimizado.
Ventajas de la auditoría remota
- No hay necesidad de desplazamiento de personal
- Aumento de la frecuencia y número de locales auditados
- Disponibilidad de los auditores necesarios en el momento correcto
- Extiende la amplitud de la auditoría (más lugares pueden ser auditados, incluso estando muy distantes)
- Cada vez más personas estarán trabajando “home office”
- Reducción de costos
¿Cómo sucede una auditoría interna remota?
Una auditoría remota es, en su esencia, idéntica a una auditoría presencial. De la misma forma que en el modelo físico, la auditoría debe concentrarse en el alcance eligido, garantizar que las evidencias sean recopiladas, validadas y archivadas adecuadamente. Sin embargo, las auditorías remotas exigen algunos cuidados extras que no pueden ser descuidados. Por ejemplo:
- Comunicarle con antecedencia a los involucrados las tecnologías que serán utilizadas y el alcance de la auditoría;
- Verificar que todos tengan los equipamientos y recursos necesarios (webcam, headphones, internet estable);
- Instalar algún software de videoconferencia (Skype, Microsoft Teams, etc.)
- Involucrar al personal de TI cuanto a las cuestiones de seguridad de acceso;
- Prever los registros que precisan ser evaluados en el plan de auditoría;
- Certificarse de que las personas sepan operar los softwares que serán usados;
- Realizar tests con antecedencia;
- Definir un tiempo preparatorio antes de la reunión para los ajustes de conexión;
- Dejar preestablecido lo que será hecho en caso que ocurra caída en la conexión.
Después de concluida la auditoría, es fundamental que todo el resultado del trabajo sea formalizado en el Informe de Auditoría. Por medio del mismo es que los resultados serán comprendidos por la alta dirección.
Conclusión
La interactividad y conectividad proporcionadas por las herramientas de tecnología actuales abrieron posibilidades para mantenerse y aún hasta optimizar procesos que, a primera vista, parecen imposibles de ser realizados.
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