¿Conoces la diferencia entre BPM y RPA?

Muchas empresas tienen dudas sobre si elegir BPM o RPA para automatizar sus procesos. La mayoría de ellas no siempre dispone del tiempo y los recursos suficientes para implementar sistemas totalmente automatizados, del mismo modo que es difícil para cualquier empresa prescindir totalmente de la interacción humana en los procesos.

La automatización ha venido ayudando a las empresas a realizar tareas, tomar decisiones y minimizar los errores operativos, evitando retrabajos y gastos innecesarios.

Si bien conceptualmente son distintas, las tecnologías BPM y RPA son complementarias. Y cuando se implementan juntas, pueden aportar a la empresa mucho más valor del que podría aportar cada una de ellas.

Continúa leyendo este artículo y aprende más sobre las principales diferencias entre BPM y RPA.

BPM

El objetivo del BPM es ayudar a las empresas a mejorar sus procesos para que puedan aumentar la productividad, tornarse más eficientes y estar preparadas para responder con rapidez a las nuevas demandas del mercado.

Puede impactar en funcionarios y clientes, aportando importantes beneficios a la empresa. El principal componente de esta estrategia es el software BPM (BPMS), que proporciona una “caja de herramientas” para ayudar a mejorar los procesos de negocio y a impactar los resultados de la organización.

El BPMS proporciona herramientas como modelador de procesos, mecanismo de workflow, formularios electrónicos y análisis de datos. Trabajando en conjunto, estas herramientas revelan los cuellos de botella, ayudan a las empresas a comprender qué medidas deben tomarse y muestran qué dirección tomar para optimizar las estrategias de negocio.

RPA

La Automatización Robótica de Procesos, o simplemente RPA, es simplemente una herramienta de software donde se pueden crear y configurar robots con reglas de negocio para realizar tareas repetitivas, sustituyendo el esfuerzo humano.

Con la automatización basada en la interfaz de usuario, los “robots” imitan ejercicios humanos, como iniciar sesión en aplicaciones o copiar datos de una planilla y pegarlos en el software corporativo. La mayoría de las soluciones RPA son intuitivas y cuenta con una interfaz fácil de usar, por lo que no se necesita un “Ingeniero de TI” para manejarlas.

El RPA se encaja como un guante en empresas con procesos altamente transaccionales e intensivos que requieren mucha mano de obra. El RPA ayuda a aumentar la velocidad de ejecución de las actividades, consumiendo menos tiempo y dinero.

Principales diferencias

Mientras que BPM se centra en impactar en toda la organización, automatizando y mejorando los flujos de trabajo, el RPA se centra en las tareas repetitivas que generalmente suelen encontrarse al inicio de un proceso. El BPM adopta un enfoque integral, lo que significa que, si bien el RPA puede formar parte de una iniciativa de automatización, no puede sustituirla.

Comprueba con más detalles las diferencias entre BPM y RPA en la siguiente tabla:

¿Por qué automatizar?

Un estudio realizado por la consultora Luzio Strategy Group señala que el 55% de los gerentes dedica 8 horas o más a la semana a actividades burocráticas o repetitivas.

Otro estudio, realizado por el Instituto Gallup, revela que el costo de los funcionarios insatisfechos puede alcanzar los 605 mil millones de dólares al año.

Si bien en la satisfacción de los colaboradores intervienen varios factores, realizar tareas repetitivas que aportan poco valor es un factor desmotivador. La automatización de esas tareas es un excelente aliado para resolver estas deficiencias.

¿Por dónde empezar la automatización?

• Entiende cómo la implantación del BPM y RPA afectan al departamento;
• Mapea lo que puede automatizarse;
• Evalúe las prioridades de automatización;
• Conversa con el liderazgo sobre los retos que consumen más tiempo e influyen en la rutina del equipo;
• Detalla los riesgos e incertidumbres para luego englobarlos en los proyectos de mejora;
• Muestra el escenario actual de las rutinas y compara un posible escenario utilizando BPM y RPA;
• Establece indicadores para medir los cambios;
• Alinea las expectativas del equipo y comuníquelas cada vez que se implanten nuevas mejoras.

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