Los constantes cambios que tienen lugar en el mercado ya sea por exigencias de los consumidores o por la necesidad de atender a nuevas obligaciones reguladoras, ponen a las empresas delante de nuevos desafíos todos los días. Eso también genera dudas sobre cuál es el mejor camino a ser seguido para garantizar la sobrevivencia y competitividad.

Para atender a estas demandas, nuevos procesos surgen o acaban volviéndose más complejos.  Frecuentemente, eso perjudica el alcance de resultados, pues los cambios tienen lugar sin foco en la agilidad y en la eficiencia. Optimizar procesos es la clave para superar estos obstáculos.

El origen de los problemas

Procesos ineficientes no siempre se ponen en evidencia con facilidad. Muchas veces los gestores y las demás partes involucradas no se dan cuenta de lo que está causando el problema, lo que dificulta cualquier posibilidad de mejora. Todo parece estar en su lugar, las personas están concentradas haciendo su trabajo, pero a fin de cuentas es todo superficial. El resultado que realmente importa no aparece.

Un problema común es que los colaboradores altamente calificados dedican gran parte del tiempo realizando actividades insignificantes. En este artículo, el especialista en procesos Gerard Bruno explica que, en promedio, el 80% de las actividades de proceso no le agregan ningún valor al negocio.

Si está buscando mejora en la productividad, los consejos a continuación son útiles y pueden ayudar a optimizar los procesos y volver a la empresa más eficiente.

1. Elimine cuellos de botella

Los procesos de negocio generalmente están interconectados (subproceso). Cuando uno de ellos no funciona de modo adecuado, con actividades siendo concluidas fuera del plazo previsto, eso causa un efecto dominó, perjudicando el desempeño de toda la cadena. Estos embudos deben ser corregidos para que todas las actividades puedan transcurrir del modo esperado.

2. Invierta en tecnología

La tecnología es una gran aliada en la optimización de procesos. Un BPMS (Business Process Management Suite) como por ejemplo el SoftExpert BPM, ayuda a organizar y a tener un mejor control sobre los flujos de trabajo. En este caso, los procesos de negocio son rediseñados, removiendo embudos y conectando departamentos.

Otra tecnología que viene siendo bastante utilizada en conjunto con los BPMS, son las soluciones RPA (Robotic Process Automation), que permiten configurar robots para llevar a cabo tareas del día a día, que normalmente serían llevadas a cabo por un empleado de la empresa, evitando que éstos tengan que ejecutar tareas manuales repetitivas.

Además del aumento de la productividad, la tecnología ayuda a la organización a ahorrar tiempo y dinero.

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3. Monitoree constantemente

Procesos ineficientes impactan directamente en las ganancias de una empresa, por ello es importante entender exactamente el costo y cuánto tiempo cada proceso lleva del inicio al fin. Los colaboradores involucrados con el proceso en el día a día son una óptima fuente para colectar feedbacks, pues ya conocen los problemas, contratiempos y embudos.

Un consejo final es definir indicadores de proceso. Con el apoyo de la tecnología, es posible saber cuán eficientes son los procesos, con datos precisos actualizados en tiempo real.

Marcelo Becher

Autor

Marcelo Becher

Especialista en Gestión Estratégica a través de la PUC-PR. Analista de negocio y de mercadeo en SoftExpert, proveedora de software para automatización y mejora de procesos de negocio, conformidad reglamentaria y gobernanza corporativa.

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