Llevar a cabo una buena gestión de los recursos es uno de los principales factores de éxito de los proyectos. Las iniciativas que no cuentan con los recursos necesarios en el momento oportuno tienen muchas posibilidades de presentar problemas de tiempo, calidad y, sin duda, presupuesto. En este artículo veremos los 6 procesos esenciales para garantizar que su proyecto tenga los recursos que necesita, en el momento y lugar adecuados.

1 – Planificación de la gestión de recursos

Consiste en definir cómo estimar, adquirir, gestionar y utilizar los recursos físicos y de personal. El Plan de Gestión de Recursos contendrá información como: quién será responsable de contratar o asignar las personas necesarias y quién será responsable de autorizar la compra o el alquiler de equipos, espacio físico y otros recursos. Este proceso debe garantizar la disponibilidad de recursos suficientes a lo largo de la ejecución del proyecto, teniendo en cuenta que muchos de ellos pueden sufrir escasez o competencia por el uso de otros proyectos simultáneos.

La guía PMBOK, publicada por el Project Management Institute (PMI) también sugiere que en esta etapa se elabore un Acuerdo de Nombramiento del Equipo. Contendrá los valores del equipo, las pautas de comunicación, los criterios y el proceso de toma de decisiones, el proceso de resolución de conflictos, las pautas para las reuniones del equipo y los acuerdos.

2 – Estimación de los recursos para las actividades

Este proceso identificará qué recursos y en qué cantidades son necesarios para cada actividad. Se debe especificar el tipo, la cantidad y las características de los recursos humanos, materiales, equipos y suministros necesarios para la ejecución del proyecto. Este proceso puede llevarse a cabo periódicamente a lo largo del proyecto, según sea necesario. Para realizarlo es esencial que la lista de actividades del proyecto y sus atributos estén ya disponibles. En otras palabras, es importante que ya se disponga de la EAP (Estructura Analítica del Proyecto), que ayudará en gran medida a comprender el proyecto y a determinar sus necesidades. Utilizando una herramienta de gestión de proyectos como SoftExpert Proyecto tanto la consulta a la EAP como la elaboración de estimaciones serán más fáciles y precisas.

Siempre es bueno tener en cuenta a la hora de realizar las estimaciones los factores del entorno de la empresa, la ubicación y disponibilidad de los recursos, las habilidades de los miembros del equipo, la cultura organizativa, los datos de las estimaciones anteriores y las condiciones del mercado.

3 – Adquisición de recursos

Es el proceso de obtención de los miembros del equipo, las instalaciones, el equipo, los materiales, los suministros y otros recursos necesarios para la ejecución del proyecto. Los recursos que ya pertenecen a la empresa o que ya forman parte del personal de recursos humanos constituyen el llamado grupo de recursos internos. No obstante, es importante insistir en la necesidad de negociar y programar con las áreas implicadas para que no haya conflictos. Además, hay que tener en cuenta que el gerente de proyectos puede no tener control directo sobre los recursos, incluso los internos. Los recursos de los que no dispone la organización deben pasar por un proceso de identificación de proveedores, fijación de precios y formalización de contratos o adquisición definitiva, según el caso.

Para la correcta ejecución del proceso de adquisición de recursos, es fundamental disponer de información sobre los recursos existentes, incluida la disponibilidad, los niveles de competencia y la experiencia. El uso de una herramienta integrada como SoftExpert Competencia permite una selección fácil y precisa de los recursos humanos para el proyecto. También se debe tener en cuenta la estructura organizativa y la ubicación geográfica y, según la naturaleza de la actividad, se pueden formar equipos virtuales.

4 – Desarrollo del equipo

La gestión de recursos también implica evaluar si hay carencias de competencias en el equipo y trabajar para eliminarlas. Siempre es posible subcontratar para satisfacer necesidades específicas. Sin embargo, es necesario tener en cuenta las posibles necesidades futuras o incluso la aplicabilidad en otros proyectos concurrentes. En cualquier caso, se recomienda no centrarse únicamente en los objetivos del proyecto. Los equipos con habilidades mejor desarrolladas y con colaboradores motivados tienden a tener menores tasas de rotación. Y esto significa, en última instancia, preservar el conocimiento y la experiencia acumulados.

5 – Gestión del equipo

El gerente del proyecto debe tratar de mantener la motivación del equipo fomentando un entorno de colaboración e inspiración. Para lograrlo, es importante supervisar constantemente el desarrollo del equipo, proporcionar comentarios y aportar cambios para optimizar el desempeño. La resolución de conflictos requiere una atención especial. Posibles incidencias pueden afectar al entorno y contaminar el clima del equipo. En el transcurso del proyecto se debe celebrar y recompensar los buenos resultados y logros. Del mismo modo, los que no rindan lo suficiente necesitarán más ayuda. Esté siempre atento a las oportunidades de proponer desafíos a los miembros con buen rendimiento. Ello les mantendrá motivados y les servirá de ejemplo.

6 – Control de recursos

Los recursos necesarios para la ejecución del proyecto deben estar disponibles en el momento, la cantidad y el lugar adecuados. Asimismo, deben liberarse en cuanto dejen de utilizarse. El control de recursos debe realizarse a lo largo del proyecto y tiene por objeto supervisar si lo que se está llevando a cabo realmente corresponde con lo planificado. Si el uso real de los recursos se desvía, deben tomarse medidas correctivas lo antes posible. Esto evitará que el progreso del proyecto se vea afectado. El uso de informes generados por soluciones como SoftExpert Proyecto contribuye en gran medida al trabajo de control y gestión de recursos.

¿Se ha dado cuenta de lo importante que es la gestión de recursos para el éxito de sus proyectos? Aproveche y conozca más sobre este y otros temas relevantes visitando nuestra biblioteca de artículos en nuestro sitio web.