¿Usted ya tuvo la sensación de no saber exactamente cómo está la marcha del proyecto con el cual está involucrado? ¿Está próximo a la conclusión? ¿Los objetivos están siendo atendidos? ¿Por qué estamos trabajando en un nuevo requisito que no existía al inicio del proyecto? Gran parte de estas incertezas viene de una gestión ineficiente de alcance. Este es un asunto tan relevante que el PMBOK tiene toda una sesión dedicada a él.

En este artículo vamos a explicar los principios que abarcan este asunto primordial para la buena gestión de los proyectos.

¿Qué es alcance de proyecto?

Describe detalladamente las entregas del proyecto y lo que va a ser necesario hacer para que se llegue a estas entregas. En él encontramos también la especificación del producto a ser entregado, los criterios de aceptación y, muy importante: también define lo que no forma parte del alcance.

¿Por dónde comenzar?

Todo gerente de proyecto que se precie dedica atención especial para desarrollar el Término de Apertura del Proyecto. Además de formalizar el inicio del proyecto, contiene informaciones básicas, aunque importantes y cruciales:

  • ¿Qué problema debe ser solucionado?
  • ¿Qué producto u objetivo debe ser alcanzado?
  • ¿Qué metas deben ser alcanzadas para atender los objetivos?
  • ¿Cuáles son las premisas y riesgos?

El término de apertura generalmente también contiene:

  • Integrantes del equipo y responsabilidades;
  • Lista de requisitos a ser atendidos;
  • Cronograma y presupuesto resumido.

Paso a paso de la gestión de alcance

Como ya comentamos, el PMBOK posee una sesión entera dedicada a la gestión de alcance. Sugiere seis etapas que abarcan desde la planificación hasta el control del alcance:

1 – Planificación de la gestión del alcance

En esta etapa son definidos los principios que regirán el alcance del proyecto, o sea, las directrices para su creación, cómo será monitorizado y validado. La base para la creación de este plan es el término de apertura del proyecto y sirve como guía para el desarrollo de los demás procesos.

2 – Colecta de requisitos

Requisito en un proyecto es algo que una o más partes interesadas considera necesario para que el proyecto llegue a su objetivo. Puede referirse a partes o funcionalidades del producto, estar relacionados a la calidad o aún hasta a la conformidad.

El punto de partida para la colecta de requisitos debe ser un análisis del término de apertura del proyecto y cualquier documento en donde se encuentren las necesidades de las partes interesadas. Es importante determinar los criterios de aceptación para los requisitos.

Los procesos de colecta de los requisitos deben prever un nivel de detalle suficiente para que puedan ser comprendidos y registrados. El desdoblamiento de los mismos dará origen a la Estructura Analítica del Proyecto (EAP), objeto de la etapa 4.

3 – Definición de alcance

En esta etapa se debe hacer una descripción detallada del proyecto y de aquello que le mismo debe producir. En estos procesos son identificados, además, los recursos necesarios de acuerdo con el alcance definido, y también deben ser registradas posibles restricciones y riesgos identificados. Los planes de mitigación pueden ser aplicados, utilizando herramientas como SoftExpert Riesgo.

La definición del alcance es importante, entre otras cosas, porque identifica claramente lo que está colocado en el proyecto, lo que no está y las formas de control de entrada y salida de requisitos.

4 – Creación de la Estructura Analítica del Proyecto (EAP) o Work Breakdown Structure (WBS)

El concepto viene originariamente de la política, pero aquí también dividir para conquistar se encaja perfectamente. Al dividir los requisitos o productos del proyecto en componentes menores, la gestión se vuelve más fácil. La EAP es de extrema importancia para el proyecto ya que provee una visión detallada y jerárquica, facilitando el entendimiento de los involucrados sobre lo que está siendo desarrollado en el proyecto. Usted puede montar su EAP manualmente, pero con el uso de una solución dirigida para la gestión de proyectos como SoftExpert Proyecto todo quedará integrado y posibilitará la generación automática del cronograma. Durante la ejecución de las actividades, los apuntes de horas van a indicar gradualmente la marcha del proyecto y ayudar en su gestión. De una forma o de otra, es en la EAP que quedan registrados los esfuerzos y costos estimados de las actividades.

5 – Validar el alcance

Este proceso es accionado siempre que alguna entrega del proyecto sea realizada con el objetivo de registrar la aceptación formal por parte del cliente. La base para verificación del grado de conclusión de la entrega debe ser la especificación de los requisitos relacionados.

6 – Controlar el alcance

A medida que el proyecto va siendo ejecutado, el progreso del alcance debe ser monitorizado y comparado con lo que fue previsto. Otro aspecto a ser considerado es que es muy probable que ocurran cambios de alcance. Difícilmente un proyecto comienza y termina sin que eso ocurra algunas veces. Las solicitudes de cambio deben seguir procesos bien definidos de consenso, autorización y comunicación. Todo el equipo y partes interesadas deben comprender las alteraciones ocurridas y cómo eso afecta el resultado del proyecto.

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Laurides Dozol

Autor

Laurides Dozol

MBA en Gestión Empresarial en la FGV. Analista de negocio y de mercadeo en SoftExpert, proveedora de software para automatización y mejora de procesos de negocio, conformidad reglamentaria y gobernanza corporativa.

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