La comunicación está presente en todas las relaciones humanas. Desde los primeros días de vida, sabemos cómo informarles a nuestras mamás que ha llegado la hora de comer o de cambiarnos los pañales. Tal vez sea por esa razón que todos nosotros juzguemos que sabemos comunicarnos mínimamente bien, a fin de cuentas, es un proceso natural. Esa es una seguridad que la gran mayoría de los gerentes de proyecto también tiene. ¿Pero será esto realmente verdad?
No es lo que las estadísticas señalan. Una encuesta del Project Management Institute (PMI) informa que, entre los proyectos que fracasaron, el 29% tuvieron sus problemas originados en cuestiones relacionadas a la comunicación.
Fuente: PMI´s Pulse of the Profession 2018
Pero si, en tesis, todo gerente de proyectos se comunica, ¿por qué aun así la comunicación es fuente de tantos problemas?
Desvendando la comunicación en proyectos
Como en muchas acciones humanas, también cuando se trata de comunicación, el peligro está en los detalles. Muchos gestores se concentran demasiado en el control de números y en la generación de informes, sin dedicarle tiempo a aclararlos y a cerciorarse de que están alcanzando los objetivos y siendo comprendidos por las partes interesadas. Sabemos que una comunicación eficiente involucra básicamente a cuatro elementos:
Sin embargo, por detrás de este esquema simple, están los llamados detalles «peligrosos». Vamos a traer a la luz los principales, para que éstos no le causen más problemas:
1 – Para quién
No todas las partes interesadas necesitan recibir todas las informaciones todo el tiempo. Seleccionar adecuadamente los destinatarios ayudará a dar relevancia a sus informes, pues sabrán que, cuando los reciban, será algo que les es importante.
2 – Qué
Vivimos en la era de la información, lo que significa que todos ya viven sobrecargados, con más datos de lo que tal vez puedan administrar. Siendo así, además de seleccionar al público, saber generar informes y gráficos atractivos, sintetizados y en lenguaje adecuado, es un buen camino para facilitar la comprensión y despertar el interés.
3 – Background
Es probable que su comunicación alcance a personas de diferentes edades, niveles de formación y, principalmente, niveles de conocimiento de la situación involucrando a la empresa y al proyecto. Tenga eso en mente al producir sus informes.
4 – Cómo
El medio utilizado para ejecutar la comunicación puede ser determinante para su éxito. No se aferre a los métodos más tradicionales como e-mails y reuniones de check point. No olvide echarle mano a la Intranet, Informes Corporativos, Murales y Folletos para divulgar acciones y publicar resultados, principalmente si el proyecto tuviera gran amplitud e impacto en la organización. Aproveche para explotar los formatos más interactivos, tales como vídeos y webinars, para alcanzar a públicos mayores y mejorar la participación.
Qué dice la Guía PMBOK®
La PMBOK®, guía publicada por el Project Management Institute, destaca tres procesos relevantes para que se tenga una administración de la comunicación consistente:
Planificar la Administración de las Comunicaciones. Se trata de desarrollar un plan apropiado para la comunicación guiándose por las necesidades de información de las partes interesadas, de los medios disponibles y de las necesidades del proyecto.
Administrar las Comunicaciones. Busca garantizar que las informaciones del proyecto sean colectadas, distribuidas, almacenadas, monitoreadas hasta su disposición final de modo oportuno y adecuado.
Monitorear las Comunicaciones. Tiene el objetivo de asegurar que las necesidades de información del proyecto y de las partes interesadas sean atendidas.
Ahora que ya sabe un poco más sobre la importancia de la comunicación en la administración de proyectos, aproveche y conozca el SoftExpert PPM. El mismo posee los recursos necesarios para darle apoyo en la administración de la comunicación y extracción de informaciones para mantener bien informadas a las partes interesadas. Además de eso, es un software que permite que las organizaciones administren fácilmente proyectos, programas, personas, servicios y finanzas a través de un conjunto completo de funcionalidades que simplifican las mejores prácticas de administración de proyecto, con un bajo costo total de propiedad.
