En industrias altamente reguladas, los líderes empresariales enfrentan la presión simultánea de la eficiencia operativa y el estricto cumplimiento de regulaciones complejas. Un estudio de KPMG destaca que los oficiales de cumplimiento viven con “una presión continua e ininterrumpida para reducir costos y mejorar la eficiencia”, mientras que sus responsabilidades se extienden más allá del mero cumplimiento legal.
Según una encuesta de Gartner, el 39% de los ejecutivos está de acuerdo en que es necesario adoptar estrategias que se mantengan al día con el ritmo de los nuevos requisitos regulatorios, dado el volumen constante de cambios que impactan en las empresas.
En otras palabras, combinar la eficiencia operativa y el cumplimiento no es trivial. Por un lado, los procesos ágiles y lean aumentan la productividad; Por otro lado, el cumplimiento protege contra riesgos financieros, reputacionales y legales. Las organizaciones que entienden esta sinergia encuentran ventajas competitivas: evitan multas millonarias y tiempos de inactividad, mientras que sus operaciones eficientes reducen el desperdicio.
Por ejemplo, las empresas de SaaS que invierten en estándares de seguridad (como SOC 2 o ISO 27001) no solo evitan pérdidas, sino que también se ganan la confianza de los clientes. En 2023, el 29% de las empresas perdieron negocio por no contar con certificaciones de seguridad, mientras que el 72% realizó auditorías precisamente para ganar nuevos clientes, según un estudio de la empresa A-LIGN.
En otras palabras: la eficiencia y el cumplimiento integrados fortalecen a la empresa, mitigan los riesgos y allanan el camino para un crecimiento sostenible. Pero asegurar esta unión puede ser más difícil de lo que parece.
Los desafíos para conciliar la eficiencia operativa y el cumplimiento
Las principales barreras para equilibrar estos objetivos comienzan con el rápido ritmo del cambio regulatorio. Un estudio de Thomson Reuters muestra que el 61% de los profesionales de riesgo y cumplimiento consideran que mantenerse al día con los cambios regulatorios es una de sus tres principales prioridades.
Al mismo tiempo, la complejidad de las regulaciones aumenta el riesgo de incidentes. Los líderes de cumplimiento advierten que la falta de cumplimiento puede dar lugar a grandes multas: Deloitte señala que solo en EE. UU. se aplicaron más de 5 mil millones de dólares en sanciones en 2023.
En este escenario de cambios constantes que ofrecen multas agresivas en casos de incumplimiento, las herramientas tradicionales a menudo no son suficientes. Esto ocurre cuando los sistemas de cumplimiento heredados están aislados, dejando la información crítica dispersa y desactualizada en toda la organización. Como resultado, se vuelve casi imposible tomar decisiones basadas en datos correctos.
Además, existen desafíos internos de cultura y procesos. Muchas empresas todavía tratan la tecnología de cumplimiento de manera reactiva, sin un flujo de información eficiente. Necesita obtener la información, de una manera procesable, y no que deba buscarla. Los sistemas integrados deben anticipar los cambios (por ejemplo, usar IA para mapear nueva legislación) en lugar de depender de acciones manuales.
Otro punto crítico es la fragmentación de datos. Cuando los departamentos o las herramientas no se comunican entre sí, surgen silos de información que retrasan el análisis y la acción. Además, esta situación suele ir acompañada de resistencia al cambio. Los equipos acostumbrados a los procesos manuales tienden a evitar nuevas herramientas o flujos de trabajo, comprometiendo tanto la eficiencia como el cumplimiento de las regulaciones.
Estrategias para superar estas barreras
Para superar estos desafíos, mi primera recomendación es llevar a cabo una planificación estratégica. Antes de implementar iniciativas complejas (como la transformación digital), las empresas deben invertir tiempo en comprender el contexto completo del entorno empresarial y regulatorio.
Al principio, es más importante comprender el contexto que acelerar la ejecución. La estrategia antes de la acción garantiza la alineación entre los riesgos y los objetivos corporativos.
Una cultura organizacional integrada es igualmente clave. La alta dirección debe fortalecer el programa de cumplimiento: el éxito de la estrategia de cumplimiento depende directamente del apoyo de la junta directiva, los comités de auditoría y la alta gerencia que trabajan juntos. A continuación, los líderes deben hacer que todos los procesos sean claros y accesibles para todos los involucrados en las iniciativas, reduciendo así el retrabajo.
Implementar una herramienta es fácil, pero construir una cultura de efectividad y cumplimiento es el desafío que debe superarse. Es necesario, por ejemplo, contar con capacitación constante y canales de denuncia bien publicitados. Esto refuerza la cultura de la ética y el cumplimiento.
Además, recomiendo adoptar soluciones tecnológicas que automaticen los controles. Las plataformas integradas de GRC (Governance, Risk and Compliance) permiten mapear riesgos, gestionar controles y realizar auditorías automáticas en procesos críticos.
La inteligencia artificial (IA) y el análisis predictivo también se emplean para rastrear grandes volúmenes de datos. Por ejemplo, los algoritmos de IA pueden identificar valores atípicos que indican fraude o desviaciones y marcar áreas de atención con anticipación. Todo este esfuerzo genera un retorno de la inversión y ganancias de eficiencia.
Es fundamental valorar el proceso de toma de decisiones y buscar maximizar el ROI en cada iniciativa, vinculando siempre el presupuesto a los objetivos de reducción de costos y mejora del rendimiento. Al seguir estas prácticas, la operación de una empresa puede cosechar las recompensas de combinar una gestión eficiente, una cultura de cumplimiento y transformación digital, ganando agilidad y resiliencia.
Cómo utilizar la tecnología para impulsar la eficiencia operativa y el cumplimiento
La tecnología es el principal aliado para integrar eficiencia y cumplimiento. Entre los recursos que generan mayor impacto, se destacan:
- Inteligencia artificial y aprendizaje automático: estas tecnologías permiten automatizar el monitoreo regulatorio en tiempo real. Las herramientas impulsadas por IA filtran los cambios regulatorios relevantes para el negocio, realizan análisis de impacto y sugieren flujos de acción. Este uso proactivo de la IA evita sorpresas y libera al personal de tareas manuales repetitivas.
- Automatización de procesos (RPA): Algunos programas pueden realizar tareas rutinarias de cumplimiento (detección de documentos, presentación de informes regulatorios o verificación de listas de sanciones, por ejemplo) con velocidad y precisión automáticamente. Esto aumenta la productividad y reduce el error humano, acelerando la entrega de cumplimiento sin aumentar la carga de trabajo de los equipos.
- ERP empoderado: Los sistemas de gestión de cumplimiento consolidan los datos financieros, operativos y regulatorios en una sola plataforma. Esta integración evita redundancias y facilita la auditoría continua. Al integrar este tipo de soluciones con un ERP, es posible incorporar módulos de control interno, conexión directa con las normas fiscales y monitoreo en tiempo real, alineando la eficiencia financiera con el cumplimiento normativo.
- Integración de soluciones: Mantener sistemas aislados compromete la eficiencia. Como advierte Gartner, las herramientas heredadas con diseño en silos difunden información crítica, lo que hace imposible tomar decisiones rápidas y confiables. Las empresas exitosas invierten en la integración de datos: conectan plataformas de cumplimiento, ERP y otro software de gestión para que todas las partes interesadas tengan un acceso simplificado a la información necesaria.
Los errores que todo líder exitoso debe evitar
Los líderes deben evitar los escollos clásicos si quieren asegurarse de que la eficiencia y el cumplimiento vayan de la mano. Nuevamente, cada sector y empresa tendrá sus obstáculos particulares, pero hay algunos que tienden a obstaculizar a la mayoría de los líderes. Los principales son:
- Falta de integración técnica: Mantener varios sistemas desconectados conduce a la repetición del trabajo y la duplicación de esfuerzos. Esto crea cuellos de botella operativos que anulan las ganancias de eficiencia.
- Información dispersa y de difícil acceso: Si las normas, los contratos y los controles se almacenan en diferentes lugares (correos electrónicos, hojas de cálculo locales, sistemas no integrados, etc.), aumenta el riesgo de fallos y no conformidades. Es común que los equipos pierdan el tiempo buscando datos o que no sean conscientes de las obligaciones críticas.
- Resistencia al cambio: No capacitar o involucrar a las personas en el nuevo modelo es un grave error. Sin las habilidades adecuadas y el apoyo de liderazgo, incluso la mejor tecnología puede no producir resultados.
- Visión reactiva: Ignorar las innovaciones y esperar a que aparezcan los problemas primero y luego solucionarlos da como resultado retrasos y pérdidas. Muchas empresas aún no utilizan activamente la tecnología para adelantarse a los cambios regulatorios, lo que genera no solo ineficiencia operativa, sino también el riesgo de multas causadas por el incumplimiento.
Abordar estos errores garantiza que la gestión del cumplimiento no se convierta en un obstáculo. Hacerlo es fundamental para evitar cuellos de botella que impidan que la operación se ejecute de manera integrada y eficiente.
Cómo ponemos en práctica este enfoque
En mi historia en SoftExpert, siempre busqué combinar con éxito eficiencia y cumplimiento. Nuestro modelo operativo prioriza la estrategia y el ROI sobre una simple visión de costos.
Aquí valoramos el proceso de decisión y el retorno de la inversión de todas nuestras acciones. De esta manera, creamos proyectos orientados por el valor añadido al cliente. Internamente, invertimos en automatización de procesos y equipos altamente capacitados, para que la operación sea ágil y flexible.
En la práctica, esto significa que las soluciones de SoftExpert ofrecen a los clientes herramientas de gestión integradas que automatizan las tareas rutinarias. Algunos ejemplos son la importación de datos de transacciones, la generación de informes de cumplimiento y las alertas automáticas sobre reglas actualizadas. Como resultado, las empresas utilizan nuestras soluciones (como BPM, GRC, ERM y Suite) para aumentar la eficiencia, reducir los costos y fortalecer el cumplimiento normativo.
Entregamos un sistema que ayuda a automatizar tareas, aumentar la eficiencia, reducir costos y aumentar el ROI de las empresas. Este enfoque comercial ayuda a los clientes de las industrias reguladas a evitar multas y sanciones sin sacrificar la agilidad; por el contrario, generando nuevas ganancias de mercado.
Mirando hacia el futuro: tendencias para aquellos que buscan eficiencia operativa
Para seguir siendo competitivos, los líderes deben estar al tanto de las tendencias tecnológicas y culturales. La migración de las instalaciones a la nube debe seguir siendo fundamental. Además de la agilidad y la escalabilidad, fortalece el cumplimiento normativo. Esto también proporciona una mayor seguridad, ya que ofrece controles integrados y actualizaciones automáticas de cumplimiento.
El futuro también indica que las empresas que rompan sus barreras culturales saldrán adelante. Los líderes deben fomentar el cambio e invertir en la formación continua de los equipos, asegurando que todos sepan aprovechar las nuevas tecnologías.
Por lo tanto, al seguir de cerca los desarrollos tecnológicos y fomentar una cultura corporativa basada en datos y cumplimiento, los líderes se aseguran de que la eficiencia operativa y el cumplimiento siempre vayan de la mano.
Conclusión
El entorno regulatorio corporativo requiere que las empresas sean eficientes y cumplan con las normas. La evidencia del mercado muestra que esta integración genera resultados concretos: reduce el riesgo de multas, aumenta la confianza de los inversores y clientes, e incluso aumenta los ingresos.
La investigación de A-LIGN revela que el 34% de las grandes empresas adoptan el cumplimiento como un medio para aumentar los ingresos y ganar nuevos clientes. Por otro lado, descuidar el cumplimiento tiene un alto impacto: en promedio, el costo del incumplimiento es casi tres veces mayor que el de invertir en controles.
Por lo tanto, combinados con la agilidad, los programas inteligentes de cumplimiento se convierten en verdaderos promotores de la ventaja competitiva. Mediante el uso de tecnología de punta (IA, automatización y nube, por ejemplo), el establecimiento de procesos integrados y la promoción de una cultura alineada, las empresas de los sectores regulados pueden multiplicar las ganancias operativas sin sacrificar el cumplimiento.
Dicha convergencia puede convertirse en un verdadero círculo virtuoso de eficiencia y cumplimiento, y llegar a esta etapa es un imperativo estratégico para cualquier organización que busque un crecimiento sólido y sostenible.
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