¿Usted ya se detuvo a pensar cuánto de su trabajo realmente es dedicado a las actividades que agregan valor para su organización? Muchas veces, las personas suponen que todo lo que hacen es importante. Sin embargo, es solamente cuando pasan a observar los procesos bajo la óptica del concepto Lean, que ellas se dan cuenta de que varias de las actividades que realizan acaban solamente consumiendo tiempo y recursos.
La metodología Lean surgió a partir del Sistema Toyota de Producción y tiene el objetivo de mejorar la calidad de las entregas, reducir plazos y disminuir costos, por medio de la eliminación de cualquier tipo de desperdicio que pueda existir. Para ayudar a identificar los puntos de desperdicio, una práctica muy común es la descomposición del proceso, agrupando las actividades en tres categorías:
- Actividades de Valor Agregado;
- Actividades sin Valor Agregado, pero necesarias;
- Desperdicio
Así es más fácil identificar qué actividades realmente son necesarias para atender el deseo de los clientes, y cuáles de ellas simplemente consumen recursos. Después que esa clasificación es realizada, las empresas pueden trabajar en favor de la mejora del proceso, buscando eliminar las actividades que no agregan valor, reducir aquellas que generan desperdicio y maximizar aquellas de valor agregado.
Vamos a detallar mejor lo que cada una de esas categorías significa para facilitar la comprensión.
Entendiendo los conceptos de los procesos Lean
Actividad de Valor Agregado
Para que sea considerada de valor agregado, una actividad precisa atender los siguientes criterios:
- Trabajo por el cual el cliente está dispuesto a pagar;
- Trabajo caracterizado por la transformación (producto, información);
- Trabajo que es hecho correctamente la primera vez.
Actividades sin Valor Agregado, pero necesarias
No agrega valor al producto o servicio, pero precisan suceder por alguna razón, tales como:
- Contrato o especificación del cliente;
- Estándares de mercado (ISO 9001, IATF, etc.);
- Reglamentación gubernamental;
- Método de trabajo desactualizado;
- Equipamiento obsoleto.
Desperdicio
Finalmente, el desperdicio es representado por actividades que se refieren a un trabajo que consume recursos, pero no agrega ningún valor al producto o servicio.
Ahora que ya conocemos el concepto, vamos a entender en la práctica cómo ellos se aplican en el día a día
Imagine una industria que fabrica smartphones. Las Actividades de Valor Agregado son aquellas que transforman la materia prima (plástico, litio, cobre) en el producto terminado (smartphone) por el cual el cliente está dispuesto a pagar. Algunos ejemplos incluyen moldear, recortar, perforar o montar una pieza. En procesos administrativos, eso también podría ser caracterizado por medio de actividades como la elaboración de un informe o de una especificación técnica para un cliente.
En el caso de las Actividades sin Valor Agregado, pero necesarias, podría ser considerada la inspección de los productos terminados. Aunque la actividad no agregue valor, es necesaria porque el cliente espera recibir un smartphone dentro de las especificaciones técnicas y de los estándares de calidad. En el caso de un proceso administrativo, podría ser considerado el llenado de formularios y documentos exigidos por alguna agencia reguladora. En muchos casos no agrega valor al producto o servicio, pero genera trabajo y precisa ser hecho.
Las actividades que representan el Desperdicio en los procesos lean, son aquellas que consumen tiempo y recursos, sin agregarle nada al producto, tales como transportes o movimientos innecesarios, o productos defectuosos que demanden retrabajo. En un proceso administrativo, podría caracterizarse por la copia y archivado de documentos.
La práctica de descomponer el proceso, clasificar y analizar todas las etapas ayuda a su empresa a ser más eficiente, además de ahorrar recursos y aumentar la satisfacción de los clientes. Usted precisa sólo preguntar: ¿Esta actividad está agregando valor?
Ahora que usted ya conoce el concepto de un proceso Lean, lo invito a conocer SoftExpert BPM, una solución que facilita y orienta el modelaje, automación, análisis y mejora de sus procesos de acuerdo con el concepto Lean. Para saber más sobre las ventajas y beneficios que una solución de BPM puede proporcionar para su empresa, entre en contacto con los especialistas de SoftExpert. Ellos buscarán entender sus desafíos y proponer la mejor forma de implementar una solución de BPM para atender sus necesidades.
