Mientras algunas empresas enfrentan desafíos con equipos que trabajan en home office, otras ya cuentan con la automación de procesos para mejorar la productividad. La pandemia tomó al mercado de sorpresa y las organizaciones fueron obligadas a adoptar el home office para mantener los negocios funcionando. Muchas de ellas fueron forzadas a mejorar sus procesos y a implementar nuevas tecnologías para mantenerse en este momento. ¿Pero cómo mejorar la productividad después de modelar los procesos para esas nuevas formas de trabajo?

Después de la implementación del modelo de trabajo remoto, surgen nuevos desafíos relacionados a la eficiencia de las personas y a la gestión de tareas, sobrecargando a todos los involucrados en el sistema. Por lo tanto, en esta publicación, mostraremos algunas maneras de usar la automación de procesos para el home office.

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Ejemplos de automación de procesos para equipos trabajando en home office:

  • Integrar y organizar procesos home office
  • Notificaciones y alertas de acompañamiento
  • Uso compartido y asignación de datos
  • Agilidad en la toma de decisión
  • Ejecución rápida de actividades
  • Reducir la carga de trabajo
  • Registros operacionales
  • Informaciones adicionales

Integrar y organizar procesos home office

Después de integrar digitalmente las actividades de sus equipos remotos, la automación se vuelve inevitable. Las tareas pueden ser atribuidas alternadamente entre equipos que trabajan desde casa. La mayor parte del ruteo diario de actividades debe ser procesada automáticamente, para que los gerentes puedan concentrarse en las mejoras de procesos.

Notificaciones y alertas de acompañamiento

Cualquier cosa que pueda anticipar un buen desempeño es altamente recomendada en cualquier actividad. Programar procesos automatizados para enviar informaciones a la persona correcta en el momento correcto es esencial para reducir riesgos e incertezas, como confirmar una reunión en línea o enviar una propuesta comercial, por ejemplo.

Uso compartido y asignación de datos

Toda empresa precisa mantener las actualizaciones de datos en día. Compartir informaciones crea transparencia en toda la gestión de datos. Imagine una organización absorbiendo el entendimiento de dónde encontrar informaciones. Eso descarga a los equipos que están trabajando en home office de la obligación de llevar a las personas hasta donde las cosas están.

Agilidad en la toma de decisión

Crear automaciones para toma de decisión puede llevar a una operación más consistente y menos arriesgada. Permitir que una automación realice verificaciones (o decisiones) regulares, hace con que todas las actividades sean tratadas respetando constantemente los niveles de calidad. Con la cantidad de procesos siendo ejecutados diariamente, las automaciones garantizan que constantemente sean cumplidas buenas prácticas.

Ejecución rápida de actividades

Todas esas “pequeñas cosas” que usted debe ejecutar diariamente pueden transformarse en una burbuja de problemas. La automación de actividades rutinarias (como checklists y envío de e-mails para las partes interesadas) puede liberar un tiempo valioso para que usted pueda concentrarse en cosas que agregan valor para sí y para la empresa.

Reducir la carga de trabajo

La automación de la carga de trabajo lidia con tareas repetitivas, permitiendo que los funcionarios ejecuten actividades de mayor valor agregado. No sólo eso, sino que las automaciones pueden optimizar las atribuciones de tareas para funcionarios ociosos, mejorando el trabajo de los equipos que trabajan remotamente.

Registros operacionales

Las empresas son auditadas regularmente en lo que se refiere a problemas de retención de datos. Retener las informaciones es crucial para las necesidades de conformidad operacional o reglamentaria. La retención automatizada de datos garantiza que las personas puedan evaluar sus acciones y obtener una mejor comprensión buscando mejoras futuras.

Informaciones adicionales

La automación de procesos refuerza las buenas prácticas. Un buen ejemplo es mejorar las informaciones cuando la toma de decisión está sucediendo, además de configurar recursos que muestren informaciones adicionales u opciones disponibles detallando los posibles resultados. Eso puede ayudar a los funcionarios a ejecutar actividades con más seguridad y menos errores.

Checklist para implementar automación de procesos para equipos que trabajan en home office:

  1. Obtenga un software que administre e integre procesos en un único local de trabajo, abarcando a todos los procesos corporativos cruciales.
  2. Identifique y liste todos los procesos que mantienen a su negocio ejecutándose.
  3. Determine a los responsables por los departamentos y procesos.
  4. Cree diagramas de flujo con todas las actividades y subtareas.
  5. Cree un checklist final con todo lo que debe ser hecho.
  6. Defina recordatorios y acompañamientos.
  7. Coloque plazos en actividades cruciales.
  8. Evalúe su sistema y apunte cuellos de botella.
  9. Cree programas de evaluaciones.
  10. Rediseñe sus informes.

Aquí están algunos ejemplos de cómo las automaciones de procesos pueden traer rapidez para sus flujos de trabajo:

RESPUESTAS AUTOMÁTICAS DE E-MAILS

Workflow process of teams working from home

En el ejemplo de arriba, podemos ver cómo una actividad de notificación al cliente puede ser ejecutada por un sistema automatizado, usando datos de diferentes etapas del flujo de trabajo. Eso significa que un funcionario que trabaja en casa puede concentrarse sólo en actividades importantes. La automación de procesos puede lidiar con la redacción de e-mails, buscando todos los datos e informaciones relacionadas a un reclamo específico, por ejemplo.

LLENADO AUTOMÁTICO DE FORMULARIOS

digital form example for teams working from home

Aquí encima, usted puede ver cómo una automación puede llenar los campos rápidamente y también garantizar que los datos correctos estén en los lugares correctos. Los equipos que trabajan en home office pueden llenar datos en locales predeterminados y la automación hace el resto.

Conclusión

Cualquier automación corporativa aumentará en términos de tiempo y productividad economizados para los equipos que trabajan en home office. Si usted economiza un minuto por día por funcionario, su empresa podrá crecer exponencialmente a lo largo del año. Eso significa dedicar más tiempo a actividades de valor agregado y tener menos errores de ejecución.

Raphael Gonçalves Arias

Autor

Raphael Gonçalves Arias

Analista de Marketing de Produto da SoftExpert, Raphael Arias tem mais de 8 anos de experiência na indústria de TI. Atuou com consultoria e implantação de soluções SaaS em empresas do setor de logística e gerenciamento de riscos. É graduado em Sistemas de Informação e possui MBA em Marketing.

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