La captura, distribución y guardado de documentos son los mayores desafíos en la gestión de documentos. Con el enorme flujo de datos de varias interfaces por diferentes productores y consumidores, las empresas se sienten desesperadas al procesar el contenido.
Para superar este desafío, agrupamos soluciones simples para esta cuestión enfrentada por la mayoría de las organizaciones. Sugerimos que usted la explore y la aplique cuando sea necesario, de acuerdo con la cultura y la madurez de su empresa.
Mirando hacia una perspectiva escalable y de bajo costo, el servicio de “nube” es la mejor opción para lidiar con múltiples tecnologías e infraestructuras. Entender cómo administrar operaciones transaccionales en la nube genera nuevas oportunidades. Sin embargo, cuando la información es más compleja y estratégica, es bueno mantenerla más segura y con controles más rígidos. Para ayudarlo a usted a descubrir esas oportunidades, vamos a explorar estos 5 conceptos:
En este artículo usted aprenderá sobre:
- Categorizar y separar las decisiones
- Insights sobre clientes en el momento correcto
- Compatibilizar el guardado de documentos
- Backup del guardado de documentos
- Automatizar el guardado de documentos
Categorizar y separar decisiones
La toma de decisión es una actividad asustadora y se pone peor cuando los datos son arrojados sobre los gerentes. Cuando las informaciones no están conectadas o con un conjunto de especificaciones recuperadas de diversas fuentes de almacenamiento.
El problema real es rastrear y organizar informaciones, desvendando las relaciones entre planificación, mercado y actividades futuras. Comience clasificando los datos de toma de decisión en silos de almacenamiento de archivos y conéctelos a una estructura relacionada a los valores y objetivos de la empresa. De esta forma, las estrategias serán claramente separadas y vistas, iluminando posibles mejoras.
Es crucial separar la estructura de decisiones y hechos, para mostrar momentos diferentes de la estrategia de negocios. Además, revise y comparta esos conceptos con las partes interesadas para reducir las incertezas y motivar la productividad.
Insights sobre el cliente en el momento correcto
Los contenidos relacionados a los clientes surgen y desaparecen a cada momento a través de diferentes interfaces y plataformas. Es muy complicado identificar informaciones relevantes para el guardado de documentos. Capturar informaciones a través de múltiples canales y atender la demanda de manera proactiva, necesita la prontitud de una autoridad independiente. Este profesional debe estar atento a los valores, procesos y prácticas adoptadas por la organización o por lo menos saber cómo encontrarlos rápidamente.
Sabiendo que la rastreabilidad está presente para apoyar el guardado de documentos de la empresa, los equipos deben estar libres para actuar de forma independiente y sin cuellos de botella de aprobaciones. Eso significa que la responsabilidad es compartida y mejorada diariamente, juntamente con la ética y los objetivos deseados por la empresa.
Los gerentes eficaces están alineados con los principios de calidad, garantizando que el almacenamiento estratégico de documentos sea administrado por las partes interesadas. De esa forma, la prioridad de guardado de documentos es comprendida de arriba hacia abajo.
Pueden suceder ineficiencias de vez en cuando, pero con un buen proceso de guardado de documentos para capturar, clasificar y notificar sobre informaciones estratégicas de los clientes, los gerentes pueden hacer ajustes lo más rápido posible sin perjudicar la satisfacción y la lealtad de los clientes.
Compatibilidad del guardado de documentos
La retención del guardado de documentos es usada principalmente para cumplir las reglamentaciones y políticas exigidas por los mercados y organizaciones. Almacenar documentos y datos es casi eternamente un problema con el que toda gran empresa precisa lidiar.
Las estrategias híbridas o múltiples de almacenamiento dan más seguridad a las empresas. Independiente de que su infraestructura esté desactualizada o de que la estructura de datos sea limitada, los gerentes quieren tener certeza del próximo paso. Migrar para una tecnología de almacenamiento más flexible facilitará el rediseño del proceso o la reasignación de datos y no lo limitará a usted a una única solución.
La integración de datos es fundamental para conectar varios sistemas, permitiendo la expansión sin agregar complejidad, costos o revisión. La compatibilidad y la interoperabilidad son la mejor apuesta de la organización, soportando las necesidades futuras de los negocios y de los clientes.
Backup del guardado de documentos
Las decisiones son tomadas con informaciones disponibles en aquel momento. El peor escenario es perder de vista los datos y correr riesgos y pérdidas innecesarias.
Los recursos tecnológicos para guardado de documentos que ayudan a consolidar datos en momentos cruciales son una inversión esencial. De esta forma, los gestores pueden superar los obstáculos creados por la falta de acceso a evidencias y hechos.
Cuando el flujo de informaciones se hace masivo, los datos deben ser asignados rápidamente dentro de un sistema descentralizado, garantizando la redundancia de informaciones. De esa forma, los gerentes siempre tendrán la certeza de la integridad de los datos. Pero claro, esas informaciones deben ser revisadas y aprobadas por las partes interesadas para enfatizar la calidad de contenido.
Automación del guardado de documentos
El guardado de documentos puede ser clasificado en diferentes capas, con base en la rapidez y frecuencia con que el contenido es necesario. Cuando la información no es solicitada diariamente, es hora de considerar el cambio hacia un almacenamiento de archivo de bajo costo.
Algunas empresas adoptan la automatización del ciclo de vida de los contenidos para mover datos automáticamente entre esas capas, lo que reduce la carga de trabajo de gestión y prioriza contenidos importantes con relación a informaciones menos importantes.
Eventualmente, las solicitudes de información pueden ocurrir a un ritmo más lento y manual, pero considerando el costo involucrado en este tipo de almacenamiento, este tipo de operación tiene sentido.
Conclusión
Para garantizar mejores resultados, pueden ser adoptados conceptos modernos de guardado de documentos, para impactar en tecnologías y operaciones. Crear una agenda de revisiones sobre mejoras es una buena manera de involucrar a los equipos en la renovación de la empresa. Los gerentes pueden motivar a sus funcionarios a dar un paso al frente y sugerir innovación, no sólo sobre procesos, sino relacionados al guardado de documentos y conceptos desactualizados que no son más usados.
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