¿Está comenzando un proyecto y no sabe si tendrá los recursos necesarios? O peor aún, ¿el proyecto está llegando a su fin y el presupuesto ya se ha agotado? Tal vez no sea un consuelo, pero ciertamente no está solo en esta situación. Aunque es fundamental, la gestión de los costos no siempre recibe la atención adecuada y los problemas presupuestarios se encuentran entre las principales causas de fracaso de los proyectos. Dada su relevancia, es una de las 10 áreas de conocimiento del PMBOK, la guía publicada por el Project Management Institute (PMI) que reúne las mejores prácticas para la gestión de proyectos.
El cliente siempre tiene la razón
Es habitual pensar en calcular y presentar los costos del proyecto sólo cuando el producto final está destinado a un cliente externo. De hecho, en estas situaciones es esencial realizar un estudio de costos exhaustivo para hacer un presupuesto y, posiblemente, una propuesta comercial. Pero incluso si su proyecto no está destinado a un cliente externo, el gerente o director que patrocina el esfuerzo debe recibir una estimación de los recursos que se necesitarán. Esta información será importante para que el directivo tome las decisiones y acciones que considere pertinentes.
Los Costos Según el PMBOK
Como ya hemos dicho, el PMBOK dedica una sección entera a presentar las mejores prácticas en la gestión de costos del proyecto. Se dividen en 4 pasos para una mejor comprensión y para garantizar que el proyecto se ejecute lo más cerca posible del presupuesto.
1. Planificación de recursos
Este es el momento en el que se crea el plan de costos del proyecto. Describirá las principales directrices que regirán la gestión de los costos. Las unidades de medida que se utilizarán, los nombres de los expertos que se consultarán (si los hay) y las normas de medición.
2. Estimación de costos
Consiste en prever la cantidad y el valor de los recursos necesarios para la ejecución del proyecto. En esta fase se tomarán decisiones como: ¿utilizar recursos propios o subcontratar? ¿Comprar o alquilar equipo? ¿Compartir recursos con otro proyecto o esperar a su conclusión? Al final de esta etapa el proyecto tendrá sus gastos estimados, pero más allá de ellos es saludable que se prevea un valor adicional como contingencia para cubrir imprevistos.
3. Presupuesto de costos
En esta fase, a partir de las estimaciones, se determinarán los proveedores, cierre de valores y el gasto total. A continuación, el presupuesto debe presentarse al cliente o al patrocinador para su aprobación. Una vez aprobado el presupuesto, se establece la línea de base de los costos del proyecto asociada al EAP (Estructura Analítica del Proyecto). Y con base en la EAP, será posible controlar los costos durante la ejecución del proyecto.
4. Control de costos
Este paso comprende el registro de los costos reales a lo largo de la ejecución del proyecto. Todos los gastos deben estar detallados y documentados para que puedan ser rastreados, si es necesario. El director del proyecto debe comparar con frecuencia lo que se planificó (presupuestado) con lo que se está realizando. Si se observan desviaciones, debe tomar medidas para garantizar el cumplimiento del presupuesto. Otro factor relevante en esta etapa son los cambios de alcance. Deben llevarse a cabo previa autorización y debidamente comunicada a todos los implicados. Hay que registrar los impactos que generan en el presupuesto y actualizar la línea de base.
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