A medida que evolucionan los modelos de lugar de trabajo, también lo hacen los términos y prácticas que utilizan las empresas. En los últimos años, el trabajo híbrido – en el que los empleados trabajan desde casa y en la oficina – se ha disparado. Los dispositivos móviles están más integrados y se está evaluando más detenidamente la necesidad de reuniones largas.
Las organizaciones están empezando a comprender que un equipo exitoso no es solo el resultado de compartir un espacio físico o de personas que trabajan de manera aislada de manera eficiente. Para proteger y retener a los mejores talentos, la implementación de prácticas ágiles se está convirtiendo en rutina en todas las áreas.
Con la creciente demanda de flexibilidad, transparencia y compromiso entre los empleados, la gestión del trabajo colaborativo se ha convertido en una práctica ágil esencial para el éxito de las organizaciones. Si está buscando formas de mejorar la productividad y la eficiencia de su equipo, ¡siga leyendo!
¿Qué es la gestión del trabajo colaborativo?
La gestión del trabajo colaborativo, también conocida como Collaborative Work Management (CWM), es la práctica de administrar un equipo de una manera que promueva la colaboración, la comunicación y el trabajo en colaboración. Es un enfoque que enfatiza la importancia de trabajar juntos – incluso si los miembros del equipo están en sitios separados utilizando diferentes dispositivos – hacia un objetivo común en vez de trabajar en silos o enfoques individualistas.
La gestión colaborativa del trabajo implica crear un entorno en el que todos los miembros del equipo puedan compartir ideas, recursos y feedback y trabajar juntos para lograr un buen desempeño colectivo dentro de una empresa. Sin embargo, al ser un concepto de la era digital, no se manifestó utilizando materiales como papel y bolígrafos. CWM surgió gracias al dominio de la plataforma de software.
Características de la gestión del trabajo
La gestión colaborativa efectiva del trabajo requiere una comprensión clara de la dinámica del equipo, las fortalezas y debilidades individuales y la capacidad de crear una cultura de confianza y respeto. Este enfoque también requiere el uso de herramientas y tecnologías que permitan a todos comunicarse y colaborar de manera efectiva, independientemente de su ubicación o zona horaria. A continuación, enumero algunas de las características clave de la gestión del trabajo colaborativo:
1. Comunicación abierta y transparente:
La comunicación es la clave para una gestión del trabajo colaborativo exitosa. El equipo debe comunicarse regularmente para compartir ideas, ponerse al día sobre el progreso de las actividades y resolver problemas juntos. La comunicación debe ser abierta y transparente para que todos tengan acceso a la información necesaria para realizar sus tareas de manera eficiente.
2. Colaboración y trabajo en equipo:
La colaboración, como su nombre lo indica, es el corazón de la gestión del trabajo colaborativo. Todos en el equipo deben trabajar juntos en proyectos comunes, compartiendo responsabilidades y tareas. Esto requiere un enfoque de equipo y un fuerte sentido de compromiso con los objetivos.
3. Compartir recursos:
Se debe alentar a los miembros del equipo a compartir recursos relevantes, como información, archivos y documentos. El compartir recursos ayuda a garantizar que todos tengan acceso a los datos y herramientas que necesitan para realizar sus tareas de manera eficiente.
4. Tecnología colaborativa:
La tecnología es una parte muy importante dentro de la CWM. Existen muchas herramientas y plataformas que se pueden utilizar para facilitar la comunicación, la colaboración y el compartir recursos. Esto incluye aplicaciones de mensajería instantánea, plataformas de videoconferencia, sistemas de gestión de proyectos y otras tecnologías que ayudan a conectar personas, datos y procesos.
5. Flexibilidad y adaptabilidad:
La gestión colaborativa del trabajo requiere flexibilidad y adaptabilidad. Todos en el equipo deben estar dispuestos a adaptarse a nuevas situaciones y responder rápidamente a los cambios en los requisitos del proyecto. Esto requiere un enfoque abierto y colaborativo donde los miembros del equipo tengan voz e influencia sobre las decisiones.
Beneficios de la gestión colaborativa de equipos
Con tantas características constructivas disponibles, ya es de imaginar la infinidad de beneficios que CWM puede traer. En primer lugar, fomenta el trabajo en equipo y la comunicación, que son cruciales para el éxito de cualquier organización. Cuando las personas trabajan juntas, pueden compartir ideas, debatir y resolver problemas de manera más eficiente. Esto, a su vez, conduce a una mayor productividad y mejores resultados.
En segundo lugar, esta gestión promueve la responsabilidad y la transparencia. Cuando los colaboradores trabajan en colaboración, es más probable que asuman sus tareas y responsabilidades. Esto significa que es más probable que completen sus trabajos a tiempo y con un alto nivel.
En tercer lugar, la gestión del trabajo colaborativo puede mejorar el compromiso y la satisfacción laboral de los empleados. Los resultados de un estudio de Stanford han demostrado que sentirse parte de un equipo de personas que trabajan en una tarea, hace que las personas estén más motivadas para enfrentar desafíos.
Por lo tanto, cuando los colaboradores sienten que son parte de un esfuerzo compartido, es más probable que se sientan valorados y comprometidos con su trabajo. Esto, a su vez, puede aumentar la satisfacción laboral y una menor rotación de empleados.
Y por último, y posiblemente uno de los mayores beneficios, el CWM aumenta la productividad del equipo. Con una gestión más eficiente, los equipos pueden trabajar de forma más productiva, optimizando el tiempo y cumpliendo los plazos establecidos.
Solución de Collaborative Work Management
Gartner, empresa líder mundial en investigación y consultoría en tecnología de la información, define que una solución de Collaborative Work Management debe ofrecer hubs* de equipo orientados a tareas que capacitan a los usuarios de negocios para planificar, ejecutar y administrar su trabajo. Una solución de CWM debe ayudar a los usuarios a planificar y ejecutar sus actividades y utilizar la informática para sincronizar el progreso en todos sus dispositivos. El software debe combinar la gestión de tareas, la gestión de proyectos, los flujos de trabajo y la automatización con comunicaciones, informes, análisis y paneles de empleados. Por lo tanto, las herramientas de CWM son una progresión natural de las soluciones de gestión del trabajo (Work Management) y reuniones virtuales.
En los últimos años, la implantación de CWM solo ha ido aumentando en las empresas. Según Gartner, el nivel de interés en la gestión colaborativa del trabajo ha crecido, principalmente a la par que el aumento notable y constante del trabajo híbrido.
El software de gestión del trabajo colaborativo está diseñado para ayudar a los equipos a trabajar juntos de manera más eficiente. Proporciona una plataforma centralizada donde los miembros del equipo pueden colaborar en tareas, compartir archivos y comunicarse entre sí. Este tipo de software puede ser especialmente útil para equipos remotos que necesitan trabajar juntos en distintos lugares.
Uno de los principales beneficios de utilizar software de gestión del trabajo colaborativo es que ayuda a simplificar la comunicación. En lugar de depender del correo electrónico u otros métodos de comunicación, todo el equipo puede usar la herramienta para comunicarse en tiempo real. Esto puede ayudar a reducir los malentendidos y garantizar que todo el mundo esté de acuerdo.
Con la solución, es fácil saber quién es responsable de cada tarea. Esto puede ayudar a garantizar que todos asuman la responsabilidad de su trabajo y que se cumplan los plazos.
Por último, el uso del software CWM contribuye a mejorar la productividad. Al proporcionar una plataforma centralizada para todas las tareas y proyectos, los miembros del equipo pueden ver fácilmente qué hay que hacer y cuándo. Esto puede llevar a un trabajo conjunto para alcanzar los mismos objetivos y eliminar la duplicación de esfuerzos.
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