Si usted lidera un equipo utilizando metodologías ágiles, ya debe haberse deparado con situaciones en que tuvo que improvisar usando el feeling para dar respuestas para clientes o superiores. Le explico:

Vamos a suponer que usted esté involucrado con el desarrollo de un nuevo producto, que tiene diversas partes a ser desarrolladas por diferentes equipos. El proyecto ya está en marcha, los backlogs de cada equipo ya fueron montados y algunos sprints ya fueron concluidos. Un buen día el gerente de una de esas áreas informa que su línea precisará parar por un período de una semana dentro de un mes y que, por eso, precisa saber para cuándo la parte que su equipo está desarrollando será necesaria.

¿Cómo responder a preguntas como ésta sin un cronograma?

Usted debe estar preguntándose: ¿Los cronogramas no son instrumentos de metodologías tradicionales? ¿Utilizarlos no va en contra de los principios ágiles?

Lo que distingue el remedio del veneno puede ser la dosis

Los principios ágiles incentivan diversas actitudes como enfoque en el cliente, mejora en la comunicación y entregas constantes. Un cronograma que integre todas las partes de un gran proyecto ciertamente ayudará a cumplir estos objetivos. De cualquier forma, no por eso su cronograma precisará tener todas las tareas e interdependencias que habría en un cronograma tradicional. Los detalles de lo que debe ser hecho aún continuarán en los cards que representan el detalle de las historias. Su Gantt precisará tener sólo los grandes marcos del proyecto, release, sprints e historias. No ceda al deseo de querer “ver” sus post-its en el cronograma, eso sólo dejará su proyecto más confuso y frecuentemente desactualizado.

 

De la misma forma en que no tendremos un detalle hasta el nivel de actividades, no tiene sentido tratar de atribuir responsables para la ejecución de las tareas. Resuelva eso informando al equipo responsable por aquella entrega y establezca prioridades y predecesoras solamente si ellas de hecho existen. La regla es dejar el cronograma lo más flexible posible, registrando lo que sea realmente esencial.

Definiendo los tiempos a partir del número de sprints

Dado que sus sprints tienen un tamaño predefinido y fijo (dos semanas, por ejemplo), bastará verificar cuántos sprints serán necesarios para concluir determinada entrega para estimar el término de los grandes marcos y, consiguientemente, del proyecto. El Release Plan contiene las informaciones necesarias para esta tarea. 

Facilite la comunicación y sincronización entre equipos

Los cronogramas son especialmente útiles en proyectos grandes y complejos. Con ellos es mucho más fácil y eficiente comunicar el progreso del proyecto y sincronizar los trabajos que abarquen a múltiples equipos, como vimos más arriba.

 

Al administrar el proyecto con un cronograma, es más fácil prever cuándo un recurso externo será necesario o una entrega de otro equipo será demandada.

Del macro para el micro

La idea del cronograma en este tipo de abordaje es proveer una “vista aérea”, que otorgue una idea de la figura como un todo. Los detalles operacionales, el día a día de los equipos y progreso de las historias continúa en los cuadros Kanban e informes burndown. De esta forma el equipo no pierde la autodeterminación y flexibilidad propuestas por el método ágil y al final de las fases se hacen los registros en el cronograma.

Transparencia y credibilidad para stakeholders

Las herramientas ágiles son excelentes para controlar la ejecución de las actividades en nivel local, dentro de los equipos. Normalmente son enfocadas en un horizonte relativamente corto, con el objetivo en las próximas entregas, lo que está perfectamente correcto. Este es el espíritu ágil: entregar valor para el cliente lo más rápido posible y constantemente.

Pero falta una visión del todo, que muestre el avance general del proyecto, que ayude en el control de costos y en la previsibilidad de trabajos conjuntos. Los cronogramas, con un nivel adecuado de detalle, complementan este conjunto de herramientas en la medida en que proveen a las partes interesadas una visión amplia del progreso del proyecto, transmitiendo credibilidad al equipo.

Beneficios del uso de cronogramas

1. Enfoque estratégico

Además de los beneficios más aparentes y prácticos que ya mencionamos a lo largo del artículo, hay uno menos evidente, aunque muy importante. Al darle al equipo una visión más amplia del proyecto, el cronograma ayuda a los miembros a entender el objetivo del trabajo que están ejecutando y como él se coloca en la estrategia de la empresa. Además, mejora la visibilidad del proyecto y del equipo ante la empresa.

2. Control de presupuesto y costo

Con un proyecto que tiene sus recursos siendo previstos a lo largo del tiempo es posible hacer un control presupuestario y de costos más mejorado. Y puede ser aún más fácil usándose una herramienta especialista en gestión de proyectos como SoftExpert Proyecto.

3. Mayor previsibilidad para compras y contrataciones

Sabiendo con antecedencia cuándo un determinado recurso será necesario, usted puede anticiparse para realizar la adquisición o programar su reserva, en caso que sea un recurso compartido.

4. Mejora en la productividad

Al adherir al uso de cronogramas usted automáticamente tiene control de tiempos y eso trae una serie de posibilidades para extracción de indicadores y mejora de productividad. Nuevamente aquí la sugerencia es no querer pasarse por el “sheriff” y monitorizar todo. Elija algunos indicadores relevantes y úselos para mejorar la productividad.

5. Mejora en la articulación y sincronización con otros equipos

Otro aspecto relevante a ser destacado es la mejora en la articulación entre áreas y equipos. Con la mejora en la previsibilidad de la necesidad de algún recurso o parte de producto, se disminuyen los conflictos y las necesidades de entregas urgentes.

Ahora que usted ya vio cómo sacarles el mejor provecho a las metodologías ágiles con el apoyo de herramientas de gestión de proyecto tradicionales, lo invito a conocer SoftExpert Kanban, un software de gestión Ágil que le permite planificar, organizar, priorizar y monitorizar actividades y flujos de trabajo en un espacio colaborativo implementando el framework SCRUM.  Aproveche y vea la versatilidad de SoftExpert Proyecto, un software 100% web que permite administrar fácilmente proyectos, productos, personas, servicios y finanzas.

Laurides Dozol

Autor

Laurides Dozol

MBA en Gestión Empresarial en la FGV. Analista de negocio y de mercadeo en SoftExpert, proveedora de software para automatización y mejora de procesos de negocio, conformidad reglamentaria y gobernanza corporativa.

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