El análisis de riesgos es un proceso comprobado de prever y prevenir eventos que pueden impactar negativamente en negocios o proyectos. Ayuda a las empresas a decidir y medir sus estrategias, evaluando si las acciones ejecutadas son o no arriesgadas para los objetivos de la empresa. Al entender esos escenarios, su equipo puede encontrar maneras de minimizar los impactos o recuperarse rápidamente, si ocurre un incidente.
Los riesgos varían de empresa a empresa, pero generalmente todas pasan por procesos semejantes para lidiar con ellos. En este artículo, usted aprenderá las mejores tácticas para crear y administrar análisis de riesgos, pero primero vamos a entender lo básico.
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¿Qué es análisis de riesgos?
El análisis de riesgos está más relacionado a la identificación de amenazas. Su principal objetivo es esclarecer todos los escenarios de riesgo con sus probabilidades e impactos. Es esencial que la empresa tenga conocimiento de todas las situaciones que pueden impactar en sus objetivos. Eso incluye costos, ética y seguridad de las personas.
¿Cómo usar el análisis de riesgos?
Las organizaciones precisan seguir algunas etapas comunes para usar el análisis de riesgos. Para comenzar, la empresa debe identificar y mapear todas las amenazas posibles. Éstas pueden venir de:
- Procedimientos – Cuestiones relacionadas a las responsabilidades, sistemas o controles internos.
- Operacional – Pérdida de suministros, activos y fallas de acceso o ejecución.
- Estructural – Áreas peligrosas, poca iluminación, cajas o equipamientos gastados.
- Proyecto – Límite de presupuesto, ejecución de las principales tareas o cuestiones relacionadas a los plazos.
- Financiero – Errores de inversiones, fluctuaciones del mercado o falta de financiación.
- Humano – Situaciones o escenarios de enfermedades y lesiones.
- Natural – Problemas climáticos, desastres naturales o enfermedades.
- Reputación – Pérdida de confianza de los clientes, funcionarios o mercado.
- Político – Cambios en los impuestos, políticas gubernamentales o en la opinión pública.
Recuerde ejecutar diferentes abordajes para desarrollar nuevas ideas de análisis. Cree un Check-list con los tópicos de arriba para incluir y acompañar las amenazas. Piense en los puntos vulnerables que conectan sistemas, procesos o estructuras. Pida opiniones de otros colaboradores para obtener perspectivas diferentes y también consulte las prácticas de mercado.
Usted puede trabajar en varias estructuras de análisis, como Análisis SWOT y Modo de falla y Análisis de efectos. De esa forma, usted podrá prever amenazas con más facilidad.
Cinco tácticas para mejorar el análisis de riesgos
1. Desarrollar tácticas de recuperación
La organización debe crear tácticas que permitan actuar rápidamente después de que ocurran incidentes y crisis. Esas tácticas deben mostrar un entendimiento claro de la capacidad de recuperación de la empresa. Deben reflejar las necesidades de la empresa para continuar operando con requisitos mínimos. A continuación, algunas ideas para crear sus tácticas:
- Establecer estándares de priorización
- Organizar un equipo de recuperación
- Comunicar las funciones y responsabilidades del proceso de recuperación
- Crear capacitaciones para evitar la pérdida de habilidades o conocimientos esenciales
- Garantizar procedimientos manuales en caso de equipamientos damnificados
- Ejecutar capacitaciones recurrentes para cuestiones peligrosas
- Crear un kit de emergencia que incluya informaciones importantes de recuperación
- Medir el tiempo de recuperación
- Mantener activo el máximo de canales de comunicaciones
- Economizar dinero para emergencias de flujo de caja
- Crear procedimientos alternativos o de backup
2. Recesiones financieras recurrentes
Las empresas están constantemente expuestas a recesiones económicas. Esas cuestiones impactan directamente en la capacidad de articulación de la empresa, afectando sus actividades de ventas y compras. Cree un sistema de monitorización económica para entender cómo los cambios del mercado pueden afectar a la organización. Eso proveerá informaciones para planificar sus respuestas cuando surjan riesgos financieros. Priorice el flujo de caja de su empresa. Controle a deudores y acreedores evaluando sus cuentas a cobrar, stocks y gastos.
3. Cultura de atención a los riesgos
Cuando ocurren eventos negativos, la mayoría de los funcionarios busca culpar los unos a los otros, en vez de aprender con los errores y crear iniciativas de mejora. Además, los gerentes no se comunican claramente sobre las situaciones de riesgo conocidas. Es importante ejecutar activamente una comunicación transparente sobre comportamientos aceptables en escenarios de riesgo. La empresa debe iniciar discusiones sobre controles internos importantes para los stakeholders y resolver dudas recurrentes que normalmente son generadas en estos escenarios.
4. Informes integrados
Los departamentos reciben y generan informes periódicos de varios indicadores, incidentes y proyecciones pertinentes a su área. Consiguientemente, el consejo administrativo queda sin un entendimiento claro del ambiente de la empresa, pues las fuentes son generadas separadamente y pueden contradecirse. La alta dirección debe administrar a la empresa por medio de informes integrados, construyendo estrategias con una visión amplia y compartida de los riesgos y oportunidades del negocio. Es importante construir y monitorizar una estructura de riesgo con base en índices integrados que impactan en el desempeño unos de los otros.
5. Repiense los procesos de riesgo
Para abarcar las incertidumbres relacionadas a las metas del negocio, los gerentes deben mirar hacia los riesgos de manera más subjetiva y amplia, transformando los “fines” en “medios”. Las correlaciones entre varios problemas de riesgo son difíciles de definir. Los datos generalmente están ausentes o limitados, resultando en opiniones inciertas sobre acciones y tácticas.
Eso generalmente acaba resolviéndose con preferencias, conocimientos o experiencias personales que muestran caminos probables, aunque las tácticas no deberían ser vagamente unilaterales. ¿Las organizaciones que tratan incidentes con éxito consiguen crear ciclos de mejora continua? La colaboración proactiva debe conectar a los funcionarios a los procesos de mejora recurrentes, creando una estructura que prepararse constantemente para nuevos riesgos.
