Un Plan de Gestión de la Calidad es un documento que reduce los costes y elimina el desperdicio en la gestión de la calidad. Debe contar con los criterios y procesos necesarios para garantizar que el proyecto cumpla con los estándares deseados. Por lo tanto, el plan muestra cómo planificar, gestionar y controlar el nivel de calidad a lo largo del proyecto.
Debido a su naturaleza y presencia central en la gestión de la calidad, las empresas deben prestar cada vez más atención a este documento. Después de todo, el costo de hacer negocios siempre aumenta, por lo que es vital garantizar la calidad del producto y evitar el desperdicio.
Para ayudarte a lograr este objetivo, hemos separado los temas principales que garantizarán que tu plan de gestión de calidad sea un éxito.
¿Qué es un plan de gestión de calidad?
El Plan de Gestión de la Calidad se utiliza para supervisar los procesos, asegurando que las mejoras y los estándares se lleven a cabo de forma coherente a lo largo del ciclo de vida de una empresa.
Además, debe detectar problemas de no conformidades y ayudar a planificar acciones correctivas o mejoras para abordar estos problemas.
El plan de calidad se desarrolla para describir las prácticas, características o parámetros necesarios para garantizar la calidad de un sistema. En otras palabras: garantiza que los empleados tengan la información correcta para ejecutar procesos de acuerdo con los estándares de calidad, ya sean internos o externos.
Por último, el plan también debe incluir procedimientos que indiquen cómo actuar cuando se producen no conformidades. A continuación, puede obtener más información sobre los principales temas que debe abordar el plan de control de calidad.
- Aseguramiento de la calidad: Detallar los procesos y procedimientos que proporcionan evidencia de calidad a los productos/servicios que se realizan.
- Control de Calidad: Descripción de las técnicas y actividades operativas realizadas por los empleados para cumplir con los requisitos de calidad.
- Sistema de Gestión de Calidad: El conjunto de procesos, procedimientos y reglas de un área o un proyecto con el fin de cumplir con las expectativas del cliente y los requisitos reglamentarios.
Ejemplo de plan de gestión de calidad
Como ha visto, los planes de control de calidad deben incluir instrucciones y métodos para lograr resultados aceptables. Así, su constitución variará según el sector de la empresa y sus especificidades internas.
Lo importante es asegurarse de que todo lo relacionado con el control de calidad y la promoción esté incluido en su plan. Para ayudar en esta tarea, a continuación hemos separado algunos de los principales aspectos que constituyen un buen ejemplo de un plan de gestión de la calidad.
Visión general
Como primer paso, cree una introducción con los antecedentes y el alcance de lo que se espera del plan. Reúna información como lo que ya se ha hecho en el pasado y cuáles son los objetivos esperados para esta nueva versión del plan de gestión.
Estructura organizativa
Luego, describa quién participará en la creación, implementación y mantenimiento del plan. Para ello, señale qué equipos son los responsables, los sectores involucrados y otras áreas que estarán relacionadas con el proyecto. El uso de organigramas puede ser un gran aliado en el objetivo de transmitir esta información de forma clara y rápida.
Investigación y retroalimentación
Prevé en tu planificación cuáles serán las formas de recoger feedback, tanto interno como externo, sobre las acciones de aseguramiento de la calidad. Además, también hay que tener en cuenta la necesidad de presentar formas de realizar investigaciones en el mercado y dentro de la propia empresa para evaluar los procesos y actividades enumerados, así como la eficacia de todo ello.
Definición de responsabilidades
Especificar quién será responsable de la gestión de la calidad y cuáles serán sus responsabilidades y autoridad. Junto con esto, definir quién será responsable de ciertas tareas y procesos, dejando en claro las responsabilidades, deberes y objetivos de cada persona involucrada.
Lista de recursos
Después de enumerar las áreas involucradas en el proyecto y los responsables de las actividades, es hora de hacer lo mismo con respecto a los equipos y recursos utilizados. En este sentido, incluya elementos como software de gestión de calidad, listas de verificación, métodos estadísticos, entre otros.
Normas de rendimiento y documentación
Definir qué documentación se requerirá para la gestión de la calidad. Esto a menudo incluye cómo y dónde se mantendrán y gestionarán los registros de calidad, así como una estandarización en el almacenamiento y manejo de estos datos.
Procedimientos de control de calidad
Esta es una de las partes principales del plan. Aquí debe describir qué procesos y metodologías se adoptarán para monitorear y controlar la calidad. Entre las más utilizadas se encuentran las inspecciones, auditorías (externas y/o internas) y pruebas.
Definición de entregables y sus criterios de aceptación
Establece qué entregables estarán relacionados con el proyecto de gestión de la calidad. Es decir: qué se hará concretamente al final de todo esto. Estos entregables pueden ser los resultados de reportes, porcentaje de ocurrencias evitadas/corregidas, puntaje de satisfacción en revisiones, entre otros.
Además, estipular qué criterios deben cumplirse para que los entregables del proyecto sean aceptados como terminados y de acuerdo con los estándares de calidad.
Notificaciones y alertas requeridas
Estipule qué factores desencadenantes serán necesarios para que haya una alerta de incumplimiento, así como a quién se notificará sobre este suceso y de qué manera/a través de qué sistema.
Acciones correctivas y preventivas
Por supuesto, no basta con identificar problemas, es necesario saber resolverlos. Por lo tanto, incluya en su plan de gestión de calidad todas las acciones correctivas para ajustar las no conformidades. Además, enumere también las medidas que tienen como objetivo evitar que estas situaciones sucedan.
Capacitaciones y cursos
Junto con las acciones preventivas, también debe prever cómo se llevará a cabo la formación y cualificación de los empleados para promover la calidad. Esto asegura que todos sepan cómo actuar en este aspecto y fortalece la noción de mejora continua en toda la empresa.
En la práctica, la estructura de su Plan de Gestión de la Calidad puede seguir la siguiente estructura:
- Objetivos: Especificaciones, efectividad, plazos, costos, recursos, utilización, etc.;
- Etapas del proceso: Práctica, procedimientos, responsabilidades y autoridades;
- Documentación: normas requeridas e instrucciones específicas;
- Pruebas de procedimiento: Inspección y evaluación;
- Seguimiento de cambios: Datos históricos e información sobre cambios y modificaciones;
- Formación: Formación y actualización de los empleados sobre todos los procesos anteriores y nuevas buenas prácticas de gestión de la calidad.
3 beneficios de tener un plan de gestión de calidad
Una vez que entiendas cómo crear un plan de gestión de calidad, también debes entender por qué deberías hacerlo. En otras palabras: lo que esta planificación aporta a tu trabajo y a tu empresa.
El principal punto positivo es precisamente tener una forma estructurada y fiable de gestionar todas las actividades relacionadas con el control de calidad, como la planificación, la documentación, las revisiones, la formación, las auditorías, etcétera.
Esto garantiza la estandarización y la eficiencia, además de aportar otros beneficios que conocerás más a fondo a continuación.
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Promover el monitoreo y las pruebas
Un plan de gestión de la calidad le permite mapear y evaluar problemas o no conformidades antes de que afecten el progreso de las actividades. Por ejemplo, si su empresa proporciona servicios de soporte, sus tickets pueden incluir información sobre procesos, procedimientos y recursos de los que se puede realizar un seguimiento sistemático. Esto le brinda formas de mejorar la gestión de tickets.
Por lo tanto, un buen plan de gestión fomenta la repetición de pruebas para detectar posibles problemas de incumplimiento, optimizando el funcionamiento de la empresa en su conjunto.
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Fortalecer la mentalidad de prevención
El secreto del cumplimiento es apostar por actividades preventivas. Con un plan de gestión, puede implementar estas actividades junto con la capacitación, los materiales y la documentación del proceso.
E incluso en el caso de que se produzcan no conformidades, disponer de un plan facilita la reevaluación y/o reestructuración de todas las prácticas relacionadas con ellas. Esto hace que sea más fácil corregir y reanudar el cumplimiento.
Para maximizar este beneficio, construir mecanismos que permitan a los colaboradores participar en la elaboración de acciones de prevención, fortaleciendo su difusión en toda la corporación.
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Facilitar la mejora continua
Por último, el uso de un plan de gestión de la calidad facilita que tu empresa esté en un proceso perpetuo de mejora. Esto se debe a que ayuda a crear un ciclo constante de cambios para mejorar las entregas y los resultados.
Ya sea a través de cambios incrementales realizados en pequeñas dosis o a través de proyectos completos que buscan identificar e iniciar cambios en los procesos, esta práctica garantiza que su empresa no se detenga en el tiempo y esté siempre actualizada sobre buenas prácticas, nuevas regulaciones y herramientas de gestión de calidad.
Consejo extra: la forma más fácil de hacer gestión de calidad
Las estrategias de calidad son esenciales para la mejora continua. Alcanzar la excelencia en esta gestión requiere el uso de soluciones que aporten la máxima eficiencia.
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